DORA Checklist: Belangrijkste vereisten voor een veilige kluis

Strategisch belang: Waarom een Docbyte Vault gebruiken?

Een externe beveiligde Docbyte-kluis integreren

Een off-site beveiligde docbyte kluis is een strategische zet om vitale dossiers veilig te stellen, de gegevensbeveiliging te verbeteren en aan te sluiten bij DORA's focus op operationele veerkracht en robuuste informatiebescherming.

Door een gerenommeerde aanbieder van kluizen te kiezen, sterke toegangscontroles voor versleuteling te implementeren en regelmatig tests uit te voeren, kunnen instellingen ervoor zorgen dat kritieke gegevens veilig en toegankelijk blijven, zelfs als er storingen optreden. Deze aanpak versterkt niet alleen de veerkracht van de instelling, maar voldoet ook aan de compliance-normen van regelgevingen zoals DORA.

Voordelen van een off-site beveiligde Docbyte kluis

Het opslaan van vitale documenten in een off-site beveiligde docbyte kluis versterkt de veerkracht en veiligheid van de kritieke informatie van een financiële instelling. Het biedt een betere bescherming tegen lokale rampen, beveiligingsincidenten op locatie en fysieke hardwarestoringen, waardoor de operationele integriteit van de instelling wordt gewaarborgd.

Verder, Docbytes' kluizen bieden geavanceerde beveiligingscontroles, zodat gevoelige financiële gegevens veilig blijven, aan de voorschriften voldoen en direct toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Belangrijkste functionaliteiten: Wat te zoeken in een kluis

1. Off-site beveiligde docbyte kluis: Belangrijkste overwegingen

Bij het kiezen van een veilige docbyte vault oplossing, vooral binnen de strikte context van DORA compliance, zorgen verschillende belangrijke kenmerken voor data-eigendom, beheer, compliance en operationele veerkracht:

• Selectie van kluisleverancier: Kies een provider die voldoet aan de hoogste beveiligingsstandaarden (bijv, ISO/IEC 27001, EN 319.401, SOC 2) en heeft een bewezen staat van dienst in het beschermen van gevoelige financiële informatie.
• Geografische redundantie: Zorg ervoor dat de provider geografisch verspreide datacenters biedt ter bescherming tegen lokale rampen of geopolitieke risico's.

2. Gegevenscodering en -integriteit in de kluis

• Encryptie: Versleutel records vóór opslag met door de instelling gecontroleerde encryptiesleutels. De kluis moet end-to-end versleuteling ondersteunen (zowel tijdens het transport als in rust) om de vertrouwelijkheid te handhaven.
• Integriteitsverificatie: Gebruik hashingmechanismen (bijv, SHA-256) voordat gegevens worden overgedragen naar de kluis om doorlopende integriteitscontroles mogelijk te maken en ongeautoriseerde wijzigingen te detecteren.

3. Toegangscontrole en verificatie

• Strikt toegangsbeleid: Gebruik geavanceerde toegangscontroles, zoals multi-factor authenticatie (MFA) en rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC), om de toegang strak te regelen.
• Segmentatie van toegang: Stel gesegmenteerde toegang in binnen de kluis voor bijzonder gevoelige records en beperk de toegang op basis van het principe van de laagste privileges.

4. Back-up van gegevens en noodherstel binnen de kluis

• In de kluis geïntegreerde back-ups: Kies voor providers met ingebouwde back-upmogelijkheden, waaronder geautomatiseerde, onveranderlijke back-ups die zijn opgeslagen in afzonderlijke omgevingen om gegevensverlies door een enkel foutpunt te voorkomen.
• Geautomatiseerde failover: Maak gebruik van functies voor noodherstel en failover om snelle toegang tot opgeslagen gegevens mogelijk te maken in het geval van een incident.

5. Naleving van DORA

• Controlelogboeken: Een onveranderlijke registratie bijhouden van alle toegang tot en transacties met opgeslagen gegevens, zodat DORA kan worden nageleefd en efficiënt rapporten kunnen worden gegenereerd tijdens audits door regelgevende instanties.
• Rapportage incidenten: Werk samen met de kluisleverancier om ervoor te zorgen dat er mechanismen voor incidentdetectie en -respons aanwezig zijn, zoals vereist door DORA.

6. Integratie met systemen op locatie

• Naadloze integratie: Implementeer veilige API's om real-time of geplande synchronisatie van vitale gegevens tussen de systemen van de instelling en de kluis mogelijk te maken.
• Processen voor het ophalen van gegevens: Stel procedures op voor het snel terugvinden van gegevens, zodat informatie toegankelijk blijft, zelfs tijdens bedrijfscontinuïteitsscenario's.

7. Risicobeheer door derden en contractuele waarborgen

• Zorgvuldigheidseisen voor leveranciers: Voer grondige risicobeoordelingen uit van de beveiligingspraktijken, operationele veerkracht en naleving van de wettelijke vereisten van de provider.
• Contractuele veiligheidsclausules: Neem clausules op in contracten die verplichten tot naleving van de normen voor gegevensbescherming, regelmatige beveiligingsaudits en rapportage van incidenten.

8. Regelmatig testen en beoordelen van de kluis

• Penetratietesten: Werk samen met de provider om regelmatig penetratietests uit te voeren, waarbij potentiële kwetsbaarheden in de beveiligingscontroles van de kluis worden geïdentificeerd.
• Testen van gegevensherstel: Test periodiek gegevensherstel om de integriteit en beschikbaarheid van back-ups te verifiëren, zodat wordt voldaan aan Operationele veerkracht van DORA vereisten.

9. Gegevenseigendom en -controle

• Eigendom en soevereiniteit: Behoud het volledige eigendom van en controle over opgeslagen gegevens, inclusief het toegangsbeleid, encryptiesleutels en verwerkingsregels. De provider mag geen aanspraak maken op de gegevens zonder expliciete toestemming.
• Breng je eigen sleutel mee (BYOK): Beheer encryptiesleutels om ervoor te zorgen dat gegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegd personeel, waardoor een extra laag van eigendom en controle wordt toegevoegd.

10. Gegevensbehoud en levenscyclusbeheer

• Retentiebeleid: Beleid voor dataretentie aanpassen om de opslagduur te definiëren op basis van wettelijke vereisten (bijv, MiFID II en GDPR) en bedrijfsbehoeften.
• Geautomatiseerde handhaving van retentie: Gebruik geautomatiseerde mechanismen om het bewaarbeleid af te dwingen, inclusief veilige verwijdering of archivering zodra gegevens het eindpunt van hun levenscyclus hebben bereikt.
• Granulaire retentie-instellingen: Stel een bewaarbeleid in op verschillende niveaus (bijv. bestand, map, gegevenstype) om te voldoen aan verschillende wettelijke en bedrijfsvereisten.

11. Vertrekprocedures en gegevensportabiliteit

• Mogelijkheden voor gegevensexport: Zorg ervoor dat de leverancier mechanismen biedt voor het exporteren van gegevens in open, standaard formaten (bijv. XML, JSON, PDF/A) om migratie te vergemakkelijken indien nodig.
• Exit-procedures voor providers: Definieer duidelijke exit-procedures in de serviceovereenkomst, waarin wordt beschreven hoe gegevens worden overgedragen, veilig worden verwijderd en wat de tijdlijn is voor deze acties.
• Certificaten voor gegevensvernietiging: Verkrijg certificaten bij het verwijderen van gegevens als bewijs van naleving van de toepasselijke normen en voorschriften.

12. Bewijsstukken en controletrajecten

• Uitgebreide controlelogboeken: Maak gebruik van onveranderlijke auditlogs om alle datagerelateerde activiteiten vast te leggen, wat essentieel is voor interne reviews en audits door regelgevende instanties.
• Stamperbestendige bewijsstukken: Tijdstempels en digitale handtekeningen implementeren om de authenticiteit en integriteit van opgeslagen documenten te verifiëren.
• Geautomatiseerde nalevingsrapportage: Maak gebruik van de mogelijkheid om geautomatiseerde compliancerapporten te genereren op basis van opgeslagen records en auditlogs.

13. Veilige gegevensoverdracht en -opslag

• API-integratie: Gebruik veilige API's voor gegevensoverdracht, met ondersteuning voor versleuteling tijdens het transport (bijv, TLS 1.2/1.3) en geautomatiseerde gegevensinvoer en -opvraag voor naadloze integratie.
• Encryptie zonder voorkennis: Kies voor 'zero-knowledge'-versleuteling om ervoor te zorgen dat alleen de instelling de ontcijferingssleutels in handen heeft, waardoor onbevoegde toegang wordt voorkomen.

14. Schaalbaarheid en prestaties

• Dynamische schaalbaarheid: Kies een kluis die dynamisch meegroeit met de groeiende behoefte aan gegevensopslag van de instelling zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.
• Hoge beschikbaarheid: Zoek garanties voor hoge beschikbaarheid (bijv. 99,999% uptime) om continue toegang tot gegevens te garanderen, zelfs onder piekvraag of ongunstige omstandigheden.

15. Ondersteuning bij naleving van regelgeving

• Ingebouwde functies voor naleving: Zoek naar functies die helpen bij het voldoen aan wettelijke vereisten, zoals GDPR-gegevensrechten en datalokalisatie.
• Juridische wachtmogelijkheden: Gebruik juridische bewaarfuncties om te voorkomen dat gegevens worden gewijzigd of verwijderd tijdens onderzoeken, zodat de regelgeving wordt nageleefd.

16. Geavanceerde beveiligingsfuncties

• Toegangsanomaliedetectie: Gebruik AI/ML-gestuurde mogelijkheden om ongebruikelijke toegangspatronen te detecteren en te waarschuwen voor mogelijke inbreuken of bedreigingen van binnenuit.
• Meerlagige verificatie: Gebruik geavanceerde verificatiemechanismen (bijv. biometrische verificatie, hardwarebeveiligingsmodules) voor extra gegevensbescherming.

17. Integraties met derden

• Risicobeheer door derden: Bewaak en beheer de toegang van derden tot opgeslagen gegevens met granulaire controles en activiteitenbewaking.
• Integratie met compliance tools: Zorg voor compatibiliteit met compliance tools om data governance en risicobeheerprocessen te stroomlijnen.

18. Testen van noodherstel

• DR testen: Geautomatiseerde DR-tests (Disaster Recovery) uitvoeren om te controleren of back-up- en herstelprocessen correct werken en als bewijs dienen voor naleving van DORA.

Waarom het belangrijk is: De waarde en impact

Bescherming tegen plaatselijke rampen

Door gegevens off-site op te slaan in een beveiligde docbyte kluis vermindert u de risico's die gepaard gaan met natuurrampen, incidenten op locatie en hardwarestoringen, en verbetert u de gegevensbescherming en -continuïteit.

Verbeterde veiligheidsmaatregelen

Docbyte-kluizen of eVaults bieden geavanceerde beveiligingscontroles, waaronder versleuteling, toegangscontrole en realtime bewaking, en bieden zo een extra beschermingslaag voor gevoelige financiële gegevens.

Kosten-batenanalyse en schaalbaarheid

Zet de kosten af tegen de voordelen, zoals betere beveiliging, compliance en operationele veerkracht. Veel aanbieders van kluizen bieden schaalbare oplossingen, die kunnen worden aangepast aan de veranderende behoeften van de instelling.

Operationele veerkracht op lange termijn

Investeren in een off-site docbyte kluis is cruciaal voor een robuuste gegevensbeschermingsstrategie, die zorgt voor operationele veerkracht op de lange termijn en naleving van regelgeving zoals DORA.

Door deze functionaliteiten te eisen, kan een financiële instelling ervoor zorgen dat haar docbyte vault provider kritieke records effectief beveiligt en bewaart, in overeenstemming met de operationele veerkrachtvereisten van DORA en andere regelgevende kaders. Samen dragen deze functies bij aan een robuust gegevensbeheer, eigenaarschap en veerkracht op lange termijn.