DocbyteFacebookPixel

Proactief en systematisch archiveren door ontwerp

[tta_listen_btn]

5 Manieren waarop Archiving by Design u kan helpen geld te besparen.

Inhoudsopgave

In plaats van archivering te beschouwen als een bijzaak of een reactieve taak, worden archiveringsprincipes en -processen vanaf het begin geïntegreerd in de creatie, het beheer en de verwijdering van records. Deze methode zorgt ervoor dat waardevolle informatie bewaard blijft, gemakkelijk terug te vinden is en gedurende de hele levenscyclus beschermd is tegen verlies of beschadiging. Het archiveren van gegevens betekent dat u de efficiëntie en productiviteit kunt verhogen en de kosten kunt verlagen, naast tal van andere voordelen.

 

 

Belangrijkste elementen van Archiving by Design

De belangrijkste principes van archivering door ontwerp zijn een bewuste en proactieve methode om informatie en records te beheren. Door archiveringsprocessen in te bedden in organisatorische workflows, kunnen bedrijven en instellingen hun efficiëntie verbeteren, voldoen aan wettelijke vereisten en historische continuïteit behouden. Het zorgt er ook voor dat het bedrijf voorbereid is op toekomstige audits.

  1. Proactieve planning

Stel vast welke informatie moet worden gearchiveerd, wie de informatie zal gebruiken en hoe lang de informatie moet worden bewaard. Deze beoordeling helpt bij het bepalen van de middelen die nodig zijn voor archivering. Daarnaast moet je een duidelijk beleid opstellen dat voorschrijft welke records moeten worden gearchiveerd, het formaat voor archivering, bewaarperioden en verwijderingsprotocollen.

  1. Integratie in workflows

Neem archiveringsvereisten op in het ontwerp van informatiesystemen en bedrijfsprocessen. Dit omvat het taggen van metadata, gestandaardiseerde bestandsformaten en gestructureerde opslagoplossingen. Zoek de juiste technologie voor je bedrijf om het archiveringsproces te automatiseren. Geautomatiseerde systemen kunnen helpen om records vast te leggen op het moment van creatie, de nodige metadata toe te passen en ze op te slaan in daarvoor bestemde archieven.

  1. Consistentie en standaardisatie

Alle afdelingen moeten dezelfde archiveringsprocedures volgen om consistentie in de hele organisatie te behouden. Gebruik gestandaardiseerde bestandsformaten (bijv. PDF/A voor documenten, TIFF voor afbeeldingen) om toegankelijkheid en interoperabiliteit op de lange termijn te garanderen.

  1. Toegankelijkheid en terugvinden

Implementeer een logisch en goed georganiseerd opslagsysteem dat het gemakkelijk maakt om gearchiveerde records terug te vinden. Dit kan hiërarchische mappenstructuren, indexering en zoekmogelijkheden inhouden. Personeel moet training krijgen over hoe documenten op de juiste manier te archiveren en gearchiveerde informatie terug te vinden. Deze training moet betrekking hebben op het gebruik van archiveringshulpmiddelen en het naleven van het beleid van de organisatie.

  1. Veiligheid en Naleving

Beveiligingsmaatregelen implementeren om gearchiveerde records te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, wijziging of verwijdering. Dit omvat versleuteling, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits. Ervoor zorgen dat archiveringspraktijken voldoen aan relevante wettelijke en regelgevende vereisten. Dit kan betekenen dat je je moet houden aan wetten voor gegevensbescherming, industrienormen en interne beleidsregels.

  1. Levenscyclusbeheer

Bewaarschema's ontwikkelen en toepassen die aangeven hoe lang records bewaard moeten worden op basis van hun type, belang en wettelijke vereisten. Stel duidelijke protocollen op voor het veilig en onomkeerbaar verwijderen van documenten die niet langer nodig zijn. Dit helpt inbreuken op gegevens te voorkomen en verlaagt de opslagkosten.

  1. Voortdurende verbetering

Regelmatige audits van het archiveringssysteem uitvoeren om ervoor te zorgen dat het beleid wordt nageleefd, gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn en eventuele problemen aanpakken. Implementeer een feedbackmechanisme waarmee gebruikers problemen kunnen melden en verbeteringen aan het archiveringsproces kunnen voorstellen.

 

 

Voordelen van archivering door ontwerp

JA! Een elektronisch of digitaal archief is kosteneffectiever dan een fysiek archief, u minimaliseert de opslag en vermindert redundantie. Dat is echter niet het belangrijkste voordeel, risicomanagement en zorgen dat het bedrijf volledig voldoet aan de wettelijke eisen is de eerste en belangrijkste reden om een digitaal archief te implementeren. 

Maar laten we niet vergeten dat het bedrijf hiermee complexe workflows kan stroomlijnen en een laag automatisering en beveiliging kan toevoegen. 

 

Uitdagingen en overwegingen

Archivering op basis van ontwerp vereist een initiële investering in technologie, training en personeel. Het is een grote verschuiving en het kan een uitdaging zijn om het personeel aan te moedigen om nieuwe archiveringsmethoden toe te passen. Effectieve communicatie en training zijn essentieel om deze overgang te vergemakkelijken.

Als u erover denkt om uw archief om te zetten naar een elektronisch formaat, moet u regelmatig updates en onderhoud uitvoeren om ervoor te zorgen dat het systeem effectief en veilig blijft. Met docbyte wordt dit automatisch voor je gedaan. 

 

 

Conclusie

Archivering door ontwerp is een strategische benadering die de manier verandert waarop organisaties hun informatie beheren. Door archiveringspraktijken in te bedden in de structuur van hun activiteiten, kunnen organisaties ervoor zorgen dat hun records goed georganiseerd, veilig en toegankelijk zijn. Hoewel de eerste implementatie aanzienlijke inspanningen en middelen kan vereisen, maken de voordelen op lange termijn van verhoogde efficiëntie, verminderde risico's en verbeterde historische bewaring het een investering die de moeite waard is.

Neem Contact met Ons op

Bij Docbyte nemen we uw privacy ernstig. We gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen om uw account te beheren en de producten en diensten te leveren die u bij ons hebt aangevraagd.

Heb je interesse om bij te dragen aan onze blog?

Docbyte

Kortrijksesteenweg 1144 B

9051 Gent

België

BTW: BE0880119503

Telefoon: +32 9 242 87 30

GDPR