Au lieu de considérer l'archivage comme une réflexion après coup ou une tâche réactive, il s'agit d'intégrer les principes et les processus d'archivage dans la création, la gestion et l'élimination des documents dès le début. Cette méthode garantit que les informations précieuses sont préservées, facilement récupérables et protégées contre la perte ou la détérioration tout au long de leur cycle de vie. L'archivage des données permet, entre autres avantages, d'accroître l'efficacité et la productivité et de réduire les coûts.

Éléments clés de l'archivage dès la conception

Les principes clés de l'archivage dès la conception sont une méthode intentionnelle et proactive de gestion de l'information et des documents. En intégrant les processus d'archivage dans les flux de travail organisationnels, les entreprises et les institutions peuvent améliorer leur efficacité, se conformer aux exigences légales et maintenir la continuité historique. Cela permet également à l'entreprise d'être prête pour les audits futurs.

1. Proactive Planning

Identifier les informations qui doivent être archivées, qui les utilisera et combien de temps elles doivent être conservées. Cette évaluation permet de déterminer les ressources nécessaires à l'archivage. En outre, vous devrez établir des politiques claires indiquant quels documents doivent être archivés, le format d'archivage, les périodes de conservation et les protocoles d'élimination.

2. Integration into Workflows

Intégrer les exigences en matière d'archivage dans la conception des systèmes d'information et des processus opérationnels. Cela inclut le marquage des métadonnées, les formats de fichiers normalisés et les solutions de stockage structuré. Trouvez la technologie adaptée à votre entreprise pour automatiser le processus d'archivage. Les systèmes automatisés peuvent aider à capturer les documents au moment de leur création, à appliquer les métadonnées nécessaires et à les stocker dans des archives désignées.

3. Consistency and Standardization

Tous les services doivent suivre les mêmes procédures d'archivage afin de maintenir la cohérence au sein de l'organisation. Utiliser des formats de fichiers standardisés (par exemple PDF/A pour les documents, TIFF pour les images) pour garantir l'accessibilité et l'interopérabilité à long terme.

4. Accessibility and Retrieval

Mettre en place un système de stockage logique et bien organisé qui facilite la récupération des documents archivés. Il peut s'agir de structures de dossiers hiérarchisées, d'indexation et de capacités de recherche. Le personnel doit recevoir une formation sur la manière d'archiver correctement les documents et de récupérer les informations archivées. Cette formation doit porter sur l'utilisation des outils d'archivage et le respect des politiques de l'organisation.

5. Security and Compliance

Mettre en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les documents archivés contre les accès non autorisés, les modifications ou les suppressions. Ces mesures comprennent le cryptage, les contrôles d'accès et des audits de sécurité réguliers. S'assurer que les pratiques d'archivage sont conformes aux exigences légales et réglementaires pertinentes. Cela peut impliquer le respect des lois sur la protection des données, des normes industrielles et des politiques de gouvernance interne.

6. Lifecycle Management

Élaborer et appliquer des calendriers de conservation qui dictent la durée de conservation des documents en fonction de leur type, de leur importance et des exigences légales. Établir des protocoles clairs pour l'élimination sécurisée et irréversible des documents qui ne sont plus nécessaires. Cela permet d'éviter les violations de données et de réduire les coûts de stockage.

7. Continuous Improvement

Effectuer des audits réguliers du système d'archivage afin de garantir la conformité avec les politiques, d'identifier les domaines à améliorer et de résoudre les problèmes éventuels. Mettre en place un mécanisme de retour d'information permettant aux utilisateurs de signaler les problèmes et de suggérer des améliorations au processus d'archivage.

Avantages de l'archivage dès la conception

OUI ! Les archives électroniques ou numériques sont plus rentables que les archives physiques, car elles permettent de réduire le stockage et la redondance. Cependant, ce n'est pas l'avantage le plus important, la gestion des risques et le fait de s'assurer que l'entreprise est entièrement conforme aux exigences légales sont les premières et principales raisons de mettre en place des archives numériques. 

Mais n'oublions pas qu'il permettra à l'entreprise de rationaliser des flux de travail complexes et d'ajouter une couche d'automatisation et de sécurité. 

Défis et considérations

L'approche de l'archivage dès la conception nécessite un investissement initial dans la technologie, la formation et le personnel. Il s'agit d'un changement important et il peut être difficile d'encourager le personnel à adopter de nouvelles pratiques d'archivage. Une communication et une formation efficaces sont essentielles pour faciliter cette transition.

Si vous envisagez de transférer vos archives vers un format électronique, vous devrez effectuer des mises à jour et une maintenance régulières pour garantir que le système reste efficace et sûr. Avec docbyte, ces tâches sont effectuées automatiquement pour vous. 

Conclusion

L'archivage dès la conception est une approche stratégique qui transforme la façon dont les organisations gèrent leurs informations. En intégrant les pratiques d'archivage dans le tissu de leurs opérations, les organisations peuvent s'assurer que leurs documents sont bien organisés, sécurisés et accessibles. Bien que la mise en œuvre initiale puisse nécessiter des efforts et des ressources considérables, les avantages à long terme d'une efficacité accrue, d'une réduction des risques et d'une meilleure préservation historique en font un investissement rentable.