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Une introduction rapide au traitement intelligent des documents

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A-Quick-Intro-To-Intelligent-Document-Processing (en anglais)

Table des matières

Les documents - qu'il s'agisse de contrats, d'accords (NDA, LLC, contrats de travail, etc.), de factures, de réclamations, de rapports ou d'autres formulaires - contiennent tous des données importantes.

C'est là qu'une introduction au traitement intelligent des documents devient cruciale. Ils se présentent également sous différents formats. Extraire et organiser manuellement les informations qu'ils contiennent demanderait un effort surhumain.

Par conséquent, pour rationaliser vos processus d'entreprise et répondre aux attentes de vos clients qui sont de moins en moins disposés à attendre, vous devez opter pour une solution de pointe telle que l'Intelligent Document Processing.

Qu'est-ce que le traitement intelligent des documents ?

Le traitement intelligent des documents (TID) est un processus d'apprentissage automatique qui permet d'extraire des informations de n'importe quel document, quel que soit son format.

LIVRE BLANC - TRAITEMENT INTELLIGENT DES DOCUMENTS
Le traitement intelligent des documents (TID) ouvre la voie à une plus grande automatisation et, en fin de compte, à une organisation plus rentable et plus conforme. Le fonctionnement interne de votre entreprise ne sera pas le seul à en bénéficier. Les clients obtiendront une réponse à leurs demandes beaucoup plus rapidement, l'interaction avec vous sera meilleure et plus fluide, et bien d'autres avantages encore.

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Traitement des documents Intellegent

Cela signifie que le traitement des données non structurées ou semi-structurées est automatisé, ce qui permet aux organisations d'économiser du temps, de la main-d'œuvre et de l'argent.

"L'extraction basée sur l'IA fait gagner du temps aux entreprises 30%-40%".

Pourquoi avez-vous besoin de la PDI en plus de la RPA/OCR ?

Automatisation des processus robotiques (RPA) et la reconnaissance optique de caractères (ROC) conviennent aux documents très structurés, généralement ceux qui sont basés sur des modèles et dans lesquels les données attendues ont une position fixe.
 
Le problème se pose lorsque les documents que vous devez lire et dont vous devez extraire les données se présentent sous forme de fichiers Word, d'images, de PDF ou d'autres formulaires à la structure aléatoire (on estime que c'est le cas d'environ 80% des documents dans les organisations).
 

La RPA et l'OCR ne peuvent pas traiter efficacement ces types de documents. L'utilisation de l'OCR ou de la RPA ne signifie pas pour autant que vous faites quelque chose de mal. Mais si vous ajoutez le traitement intelligent des documents à ces deux méthodes, l'automatisation atteint un tout autre niveau.

"La technologie sous-jacente : l'apprentissage automatique (ML) et l'intelligence artificielle (IA)".

 

Le traitement intelligent des documents utilise des technologies basées sur l'intelligence artificielle qui comprennent le contenu du document. Cela lui permet de détecter les variations dans le document et de les capturer correctement.

Il utilise également l'apprentissage automatique. Des algorithmes spécialisés analysent des documents contenant divers éléments de données (non seulement des mots, mais aussi des graphiques et des tableaux, par exemple), puis extraient et affichent les données du document.

Les adresses, les numéros de téléphone, les montants des factures ou le profil d'un client en sont un bon exemple.

Une fois les données collectées et extraites, elles reçoivent la touche humaine : la vérification finale des données est effectuée par une personne réelle.

Le retour d'information que la personne saisit sert à enrichir les connaissances de la PDI, de sorte qu'elle s'améliore et devient plus précise à chaque traitement ultérieur.

Le processus en cinq étapes de l'IDP, ou comment il fonctionne :

1. Collecte de documents

Rassembler et organiser tous les documents que vous souhaitez traiter (qu'ils soient sur papier ou numériques) peut sembler évident.

Mais comme cela peut prendre beaucoup de temps, nous en tenons toujours compte dans l'ensemble du calendrier du PDI.

 

2. La préparation

Au cours de cette phase de prétraitement, un logiciel intelligent nettoie les documents en réduisant les bruits tels que les marques ou les taches, en les orientant correctement, en les recadrant, en modifiant leur luminosité, etc.

Cette étape utilise également les techniques d'OCR mentionnées ci-dessus. Il s'agit d'abord de mettre les choses en ordre pour que la PDI soit aussi précise que possible.

3. La classification

Les documents sont répartis en catégories, ce qui facilite la sélection et le traitement ultérieur des seules données pertinentes. À ce stade, il est utile de vérifier manuellement la classification automatisée.

 

4. L'extraction

Des données visuelles et textuelles spécifiques sont extraites de la documentation prétraitée. La technologie est formée non seulement à la lecture mais aussi à la compréhension des informations, et la précision des données extraites est donc proche de 99%.

5. La validation

Les données peuvent être examinées par l'IA et les humains. L'apprentissage automatique peut corriger les erreurs courantes telles que les fautes d'orthographe et normaliser les informations en fonction du format sélectionné.

La touche humaine finale dans le processus est appelée Human in the Loop (HITL) et, en fin de compte, elle permet d'améliorer l'apprentissage automatique.

La PDI est-elle adaptée aux flux de travail de votre entreprise ?

Voici quelques cas d'utilisation de la PDI qui pourraient vous inspirer :

Traitement des courriers électroniques :

La surcharge d'e-mails est un problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Mais le traitement manuel des e-mails n'est pas une solution : il vous fait perdre du temps et il y a toujours un risque que les informations ne soient pas traitées correctement.

La complexité des courriers électroniques constitue un autre défi. Ils sont souvent accompagnés de pièces jointes et manquent d'informations sur l'objet, l'expéditeur, etc. - un cas parfait pour l'utilisation du traitement intelligent des documents.

Collecte de documents :

Vos clients doivent probablement effectuer des tâches ennuyeuses et répétitives, telles que renvoyer un formulaire, envoyer une copie du document souhaité et d'autres tâches de routine.

Vous pouvez les soulager de ce fardeau en leur permettant de télécharger un document où qu'ils se trouvent, puis d'extraire les données qu'il contient et de les relier au cas spécifique du client.

La ML et l'IA permettent d'obtenir des résultats d'automatisation des processus de plus de 95%.

Classification et extraction du courrier entrant :

Si vous vous débarrassez de la classification manuelle des documents et de l'extraction des données, vous pouvez économiser jusqu'à 60% de votre temps.

Si vous utilisez également notre Salle d'expédition numérique l'information sera directement transmise à la bonne personne ou au bon flux de travail.

De plus, vous pouvez faciliter l'envoi de documents par vos clients - nous créerons un portail de téléchargement désigné et personnalisable qu'ils pourront utiliser directement à partir de leur téléphone portable.

Stockage et utilisation de données sensibles (conformité GDPR) : 

L'anonymisation automatisée résout vos inquiétudes quant à la présence dans vos systèmes de données qui ne devraient pas y figurer en vertu des lois sur la protection des données.

Notre solution utilise l'IA et la ML pour reconnaître et anonymiser toutes vos informations entrantes - en réduisant les textes, en brouillant ou en noircissant les images (comme les photos d'identité). Le tout sur place et en temps réel.

Comment démarrer avec le traitement intelligent des documents ?

Même si vous travaillez déjà avec des technologies intelligentes telles que l'OCR ou la RPA, vous êtes très probablement arrivé à un point où vous devez passer à autre chose, à la fois pour rationaliser vos processus et pour répondre aux attentes de vos clients.

La mise en œuvre des technologies basées sur l'IA/ML est l'étape à franchir. Nous vous invitons à examiner lequel des quatre cas d'utilisation que nous avons décrits (ou une combinaison de ceux-ci) conviendrait à votre entreprise.

Si vous avez une idée en tête ou si vous avez besoin d'aide, nous sommes là pour vous conseiller et mettre en œuvre le PDI. 

 


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