DocbyteFacebookPixel
wit logo van docbyte

Een korte introductie tot intelligente documentverwerking

[tta_listen_btn]
Snel naar intelligente documentverwerking

Inhoudsopgave

Documenten - of het nu contracten, overeenkomsten (NDA's, LLC's, arbeidsovereenkomsten, enz.), facturen, claims, rapporten of andere formulieren zijn - bevatten allemaal belangrijke gegevens.

Dit is waar een inleiding in Intelligente Documentverwerking cruciaal wordt. Ze zijn er ook in verschillende formaten. Het handmatig extraheren en organiseren van de informatie die ze bevatten zou een bovenmenselijke inspanning vergen.

Om uw bedrijfsprocessen te stroomlijnen - en om te voldoen aan de verwachtingen van uw klanten die steeds minder bereid zijn om te wachten - moet u dus kiezen voor een geavanceerde oplossing zoals Intelligente Documentverwerking.

Wat is intelligente documentverwerking?

Intelligent Document Processing (IDP) is een machinaal leerproces dat informatie uit elk document haalt, ongeacht het formaat.

WHITEPAPER - INTELLIGENTE DOCUMENTVERWERKING
Intelligente documentverwerking (IDP) maakt de weg vrij voor meer automatisering en uiteindelijk voor een kostenefficiëntere en meer compliant organisatie. Niet alleen de interne werking van uw bedrijf vaart er wel bij. Klanten zullen hun verzoeken veel sneller beantwoord krijgen, een betere en soepelere interactie met u ervaren, en nog veel meer voordelen.

Downloaden

Intellegente documentverwerking

Dit betekent dat de verwerking van ongestructureerde of semigestructureerde gegevens geautomatiseerd wordt, waardoor organisaties tijd, mankracht en geld besparen.

"Op AI gebaseerde extractie bespaart bedrijven 30%-40% tijd."

Waarom u IDP bovenop RPA/OCR nodig hebt:

Robotische procesautomatisering (RPA) en optische tekenherkenning (OCR) zijn geschikt voor sterk gestructureerde documenten, meestal op sjablonen gebaseerde documenten waarbij de verwachte gegevens een vaste positie hebben.
 
Het probleem doet zich voor wanneer de documenten die u moet lezen en waar u gegevens uit moet halen in Word, afbeeldingsbestanden, PDF of andere vormen met een willekeurige structuur komen (men denkt dat dit geldt voor ongeveer 80% van de documenten in organisaties).
 

RPA en OCR kunnen dit soort documenten niet effectief verwerken. Toch betekent het gebruik van OCR of RPA niet dat u iets verkeerd doet. Maar door Intelligente Documentverwerking aan deze twee toe te voegen, tilt u automatisering naar een heel nieuw niveau.

"De technologie erachter-Machine Learning (ML) en Kunstmatige Intelligentie (AI)"

 

Intelligente documentverwerking maakt gebruik van AI-gebaseerde technologieën die de inhoud van het document begrijpen. Hierdoor kunnen variaties in het document worden gedetecteerd en correct worden vastgelegd.

Het maakt ook gebruik van Machine Learning. Gespecialiseerde algoritmen analyseren documenten met verschillende gegevenscomponenten (niet alleen woorden, maar bijvoorbeeld ook grafieken en diagrammen) en extraheren en tonen vervolgens gegevens uit het document.

Een goed voorbeeld zijn adressen, telefoonnummers, factuurbedragen of een klantprofiel.

Zodra de gegevens verzameld en geëxtraheerd zijn, krijgen ze een menselijke toets: een laatste verificatie van de gegevens door een echt persoon.

De feedback die de persoon invoert, dient als verdere kennis voor de IDP, zodat deze bij elke volgende verwerking beter en nauwkeuriger wordt.

Het vijfstappenproces van IDP, of hoe het werkt:

1. Documenten verzamelen

Het verzamelen en ordenen van alle documenten die u wilt verwerken (zowel op papier als digitaal) klinkt misschien voor de hand liggend.

Maar omdat dit veel tijd in beslag kan nemen, houden we hier altijd rekening mee in de hele IDP tijdlijn.

 

2. Voorbereiding

In deze voorbewerkingsfase schoont intelligente software de documenten op door ruis, zoals vlekken, te verminderen, ze naar de juiste oriëntatie te draaien, bij te snijden, de helderheid te wijzigen, enz.

Deze stap maakt ook gebruik van de bovengenoemde OCR-technieken. Het gaat erom dat u eerst orde op zaken stelt om de IDP zo nauwkeurig mogelijk te maken.

3. Classificatie

Documenten worden onderverdeeld in categorieën, wat helpt bij het selecteren en verder verwerken van alleen die gegevens die relevant zijn. Op dit punt is het nuttig om de geautomatiseerde classificatie handmatig te controleren.

 

4. Extractie

Uit de voorbewerkte documentatie worden specifieke visuele en tekstuele gegevens geëxtraheerd. De technologie is getraind om de informatie niet alleen te lezen, maar ook te begrijpen, en daarom ligt de nauwkeurigheid van de geëxtraheerde gegevens dicht bij 99%.

5. Validatie

De gegevens kunnen door AI en mensen worden beoordeeld. Machine Learning kan veel voorkomende fouten zoals spelfouten corrigeren en informatie standaardiseren naar de gekozen opmaak.

De laatste menselijke stap in het proces wordt Human in the Loop (HITL) genoemd en leidt uiteindelijk tot beter Machine Learning.

Zou IDP zinvol zijn voor uw zakelijke workflows?

Hier zijn enkele IDP use cases die u kunnen inspireren:

E-mails afhandelen:

Veel bedrijven worstelen met een overvloed aan e-mails. Maar e-mails handmatig afhandelen is geen oplossing - het kost u tijd en er is altijd een risico dat informatie niet goed wordt verwerkt.

Een andere uitdaging komt voort uit de complexiteit van e-mails. Ze bevatten vaak bijlagen en missen informatie over het onderwerp, de afzender, enzovoort - dus een perfect geval voor het gebruik van Intelligente Documentverwerking.

Documenten verzamelen:

Uw klanten moeten waarschijnlijk vervelende en repetitieve taken uitvoeren, zoals het terugsturen van een formulier, het opsturen van een kopie van het gewenste document en andere routinetaken.

U kunt hen van deze last verlossen door hen een document te laten uploaden van waar ze ook zijn, en vervolgens de gegevens die het document bevat eruit te halen en te koppelen aan de specifieke klantcase.

ML en AI leveren automatiseringsresultaten op van meer dan 95%.

Classificatie en extractie van inkomende post:

Als u afziet van handmatige documentclassificatie en gegevensextractie, kunt u tot 60% van uw tijd besparen.

Als u dan ook onze Digitale postkamer oplossing gaat de informatie direct naar de juiste persoon of workflow.

Bovendien kunt u het uw klanten gemakkelijker maken om u documenten te sturen: wij maken een speciale, aanpasbare uploadportal die zij rechtstreeks vanaf hun mobiele telefoon kunnen gebruiken.

Opslag en gebruik van gevoelige gegevens (GDPR-naleving): 

Geautomatiseerde anonimisering lost uw zorgen op over de vraag of uw systemen gegevens bevatten die er volgens de wetten voor gegevensbescherming niet zouden mogen zijn.

Onze oplossing maakt gebruik van AI en ML om al uw inkomende informatie te herkennen en anonimiseren, teksten te reduceren en afbeeldingen te vervagen of zwart te maken (zoals ID-hoofdfoto's). Alles ter plekke en in realtime.

Hoe begint u met Intelligente documentverwerking?

Ook al werkt u al met intelligente technologieën zoals OCR of RPA, toch bent u waarschijnlijk op een punt gekomen waarop u verder moet - zowel om uw processen te stroomlijnen als om aan de verwachtingen van uw klanten te voldoen.

De op AI/ML gebaseerde technologieën implementeren is de stap die u moet nemen. Overweeg welke van de vier use cases die we hebben geschetst (of een combinatie ervan) geschikt zou zijn voor uw business case.

Als u een idee hebt of hulp nodig hebt, staan wij voor u klaar om advies te geven en IDP te implementeren. 

 


ONZE WHITEPAPER AANVRAGEN

 
 


Neem contact met ons op

Bij Docbyte nemen we uw privacy ernstig. We gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen om uw account te beheren en de producten en diensten te leveren die u bij ons hebt aangevraagd.

Heb je interesse om bij te dragen aan onze blog?

Docbyte

Kortrijksesteenweg 1144 B

9051 Gent

België

BTW: BE0880119503

Telefoon: +32 9 242 87 30

GDPR