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L'image de la chaîne de valeur de la salle de courrier numérique, dont les étapes sont expliquées ci-dessous, décrit un processus complet et efficace de gestion du courrier. Salle d'expédition numérique solution. Les étapes, les canaux et les fonctionnalités sont tous nécessaires pour que la salle d'expédition génère tout son potentiel et sa valeur.
Il est essentiel de noter que si l'une de ces étapes manque dans votre solution actuelle de salle de courrier numérique, son efficacité diminuera progressivement au fil du temps et elle ne générera pas la valeur maximale possible. Il est donc temps de repenser et d'étendre votre solution si l'une de ces étapes est manquante ou n'est pas entièrement couverte.
En étendant votre solution de salle de courrier pour y intégrer ces fonctionnalités, vous améliorerez considérablement votre gestion de l'information, augmenterez votre efficacité et réduirez les coûts associés au traitement de la correspondance, quel que soit le canal. En outre, grâce à des technologies avancées telles que OCR, Apprentissage automatiqueet Formation continuevous pouvez obtenir une plus grande précision et une meilleure qualité des données.
Dans l'ensemble, l'investissement dans un Salle d'expédition numérique qui intègre toutes les étapes, tous les canaux et toutes les fonctionnalités nécessaires est une décision stratégique qui profitera à votre organisation à long terme.
Les étapes expliquées :
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Courrier papier entrant :
Le courrier entrant est réceptionné par les logisticiens de la poste correspondante.
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Tri du courrier :
Les lettres reçues sont triées selon les critères "ouvert" ou "confidentiel".
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Ouverture du courrier :
Les lettres classées comme "ouvertes" sont ouvertes. Cette opération peut être automatisée.
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Préparation des scans pour la salle de courrier numérique :
Préparation de la numérisation : Tri par formats spéciaux, suppression des agrafes, préparation des pages individuelles, lissage, insertion de séparateurs ou application de codes à barres pour la séparation des transactions/documents.
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Numérisation de la salle du courrier :
Lors de la numérisation, les documents analogiques sur papier sont convertis en formats de fichiers numériques à l'aide de MFP, de scanners de bureau ou de scanners de production.
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Applications mobiles ou portail de téléchargement :
Des applications mobiles ou notre Responsive Web App peuvent être utilisées pour prendre des photos de documents papier à l'aide d'un appareil mobile ou les télécharger via un navigateur web directement dans le système de gestion des entrées du client.
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Importation de fax :
Lors de l'importation de télécopies, les télécopies sont directement extraites du serveur de télécopie. En outre, l'image est améliorée dans des domaines tels que la compression et la mise à l'échelle.
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Importation d'e-mails :
Les e-mails (Exchange ou GMail) peuvent être importés directement à l'aide de l'importation d'e-mails.
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Prétraitement des courriels :
Les courriers électroniques sont convertis de manière à ce que le corps du message et les pièces jointes puissent être analysés séparément au cours des étapes suivantes du processus. Souvent, les pièces jointes doivent également être converties dans un format lisible par une machine.
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API :
Les fichiers peuvent être directement intégrés dans le flux via une connexion API. Cela permet d'intégrer facilement n'importe quelle application. Il peut s'agir d'une application métier, d'une application mobile ou d'un agent qui télécharge des fichiers à partir d'un dossier de dépôt.
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OCR :
La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une méthode permettant de convertir un texte sous forme d'image en une chaîne de caractères codée pouvant être traitée par un ordinateur.
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Messages vocaux :
Les messages vocaux sont importés dans le système de gestion des entrées, par exemple à partir d'un système téléphonique.
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Transcription audio :
Avec la transcription audio, les mots prononcés sont convertis en chaînes de caractères exploitables.
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Classification :
Attribution d'un type de document par l'apprentissage automatique
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Extraction :
Machine Learning Extraction de champs de documents à partir de documents.
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Contrôle de probabilité :
Contrôle tolérant aux erreurs des champs de documents capturés par extraction par rapport aux bases de données de référence.
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Enrichissement des données :
Enrichissement des champs de documents extraits à partir de bases de données de référence.
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Annotation :
Les types de documents ou les champs de documents non reconnus lors de la classification et de l'extraction font l'objet d'un post-traitement manuel, et les données sont complétées.
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Transfert vers la gestion des cas :
Les métadonnées et le document sont transférés au système de gestion des dossiers afin de gérer la création d'une réponse.
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Formation continue :
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Les données obtenues à partir de l'annotation sont utilisées pour améliorer le modèle d'apprentissage automatique et les niveaux de reconnaissance futurs.
