Pourquoi l'archivage juridique est une priorité pour les RH
Les responsables des ressources humaines sont les gardiens de certains des documents les plus sensibles de toute organisation : contrats, évaluations des performances, fiches de paie et accords portant sur plusieurs années d'emploi. L'archivage des documents RH n'est pas seulement une question de commodité, mais il est également essentiel pour la protection juridique et la conformité réglementaire.
Les réglementations telles que l'eIDAS, le RGPD et les lois nationales sur le travail exigent la traçabilité, l'authenticité et l'intégrité à long terme. Le non-respect de ces normes peut entraîner des litiges juridiques, une perte de confiance et des sanctions financières. Dans de nombreux cas, les RH peuvent être amenées à produire des dossiers à titre de preuve devant un tribunal ou lors d'un audit. Si vos archives ne sont pas juridiquement solides, les conséquences peuvent être graves. Être prêt pour un audit fait désormais partie intégrante d'une gestion responsable des ressources humaines.
"La confiance est le fruit d'une conception et non d'un hasard."
Qu'est-ce que l'archivage numérique légal ?
L'archivage numérique légal consiste à stocker des documents numériques de manière à préserver leur valeur probante dans le temps et à les rendre légalement utilisables en cas de litige, d'audit ou d'inspection. Cela signifie qu'il faut s'assurer que vos documents RH restent prouvables, fiables et vérifiables aussi longtemps que la loi l'exige.
Pour satisfaire à cette norme, vous devez être en mesure de prouver :
- Qui a créé ou signé le document
- Date de création, de signature ou d'archivage du document
- Que le document est resté inchangé depuis son archivage
Ce niveau d'archivage est essentiel car les documents RH peuvent être invoqués comme preuves de nombreuses années après leur création. Qu'il s'agisse d'un contrat de travail, d'un dossier disciplinaire ou d'un avis de licenciement, si vous ne pouvez pas prouver l'origine, l'authenticité et l'intégrité du document, il risque de ne pas être accepté comme preuve juridique valable.
C'est pourquoi des règlements comme le
- eIDAS 2.0 (Cadre européen pour l'identification électronique et les services de confiance)
- RGPD (règles de traitement des données à caractère personnel et délais de conservation)
- Droit du travail local (règles spécifiques au pays en matière de conservation des documents relatifs aux ressources humaines)
tous imposent des exigences spécifiques quant à la manière dont les documents numériques doivent être archivés pour rester légalement valides.
L'archivage numérique légal devient encore plus solide lorsqu'il est géré par un service d'archivage électronique qualifié (QeA), qui est formellement certifié pour répondre aux normes européennes et belges les plus strictes et fournit le plus haut niveau d'assurance juridique.
Principaux défis auxquels les RH sont confrontées aujourd'hui
Les plateformes RH modernes sont robustes, sécurisées et excellent dans la gestion des données des employés, mais des lacunes subsistent lorsqu'il s'agit de la préservation juridique et de la conformité à long terme :
- Expiration de la signature sans conservation : les signatures numériques peuvent perdre leur validité juridique lorsque leurs certificats expirent, à moins qu'elles ne soient conservées de manière automatisée grâce à un horodatage qualifié et à l'archivage des signatures.
- Lacunes dans la mise en œuvre de la rétention : le recours à des alertes manuelles ou à des feuilles de calcul, ce qui accroît le risque de suppression prématurée ou tardive et de non-conformité réglementaire.
- Des systèmes cloisonnés à l'origine de la perte de métadonnées : les documents des employés dispersés dans le SIRH, les outils d'intégration, les systèmes de paie et de performance peuvent perdre des métadonnées essentielles lors des transferts, ce qui complique les audits et les vérifications.
- Intégrité incomplète et preuve d'audit : même avec le cryptage et les journaux d'accès, les systèmes qui ne disposent pas d'un audit basé sur un hachage cryptographiquement sécurisé peuvent rendre difficile la preuve qu'un document n'a pas été modifié au fil du temps.
Ce que les responsables des ressources humaines doivent rechercher
Lors de la sélection ou de l'évaluation d'une solution d'archivage numérique, les responsables des ressources humaines doivent s'assurer que le système qu'ils choisissent va au-delà du stockage et soutient réellement la conformité légale à long terme.
Voici quelques éléments clés à prendre en compte :
- Horodatage qualifié : La solution ajoute-t-elle des horodatages certifiés pour prouver la date de création ou d'archivage des documents et maintenir cette preuve dans le temps ?
- Préservation de la signature : Le système préserve-t-il automatiquement les signatures numériques même après l'expiration de leur certificat, de sorte que les documents restent légalement valables des années plus tard ?
- Pistes d'audit sécurisées et immuables : La solution d'archivage assure-t-elle le suivi de chaque accès, téléchargement ou modification à l'aide de journaux protégés par cryptographie qui ne peuvent être modifiés ou supprimés ?
- Application de la conservation automatisée : Les périodes de conservation sont-elles entièrement automatisées avec des contrôles intégrés pour éviter les suppressions prématurées accidentelles ou la surconservation ?
- Intégrité des métadonnées et facilité de recherche : Le système protège-t-il les métadonnées lors des migrations et permet-il une recherche avancée des documents par champs clés ?
- Conformité avec les réglementations européennes et belges : La plateforme est-elle conforme aux normes eIDAS, RGPD, ISO 14641, ETSI 119.511 / 512 et autres normes connexes afin de garantir l'acceptation juridique transfrontalière ?
- Prestataire de services fiduciaires certifié : Votre solution d'archivage est-elle gérée / hébergée par un fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP) pour le plus haut niveau de neutralité et d'assurance juridique ?
L'approche de Docbyte : Sécurité. Conformité. Confiance.
Docbyte Vault pour les RH est une plateforme SaaS (Software-as-a-Service) spécialement conçue pour la conservation numérique à long terme et l'archivage légal. Elle va bien au-delà du stockage de documents en sauvegardant activement la valeur juridique de vos dossiers RH tout au long de leur cycle de vie.
Voici ce qui distingue Docbyte Vault :
- Certifié et reconnu : Docbyte est certifié BELAC, figure officiellement comme fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP) sur la liste de confiance de l'UE et est actuellement le seul fournisseur d'archivage électronique qualifié (QeA) reconnu en Europe.
- Conçu pour être conforme aux normes européennes : Docbyte Vault est entièrement aligné sur les réglementations européennes et belges les plus strictes, offrant une conformité transparente avec eIDAS, RGPD, ISO 14641, ETSI 119.511 / 512, etc.
- Protection intégrée de la signature et de l'horodatage : Les signatures numériques et les horodatages certifiés sont automatiquement sécurisés et maintenus légalement, même au-delà de la durée de vie de leurs certificats originaux.
- Application automatisée des règles de conservation: Docbyte Vault applique les périodes de conservation des documents sans intervention manuelle, en appliquant vos politiques prédéfinies de manière cohérente afin de garantir un alignement réglementaire complet.
- Enregistrement complet et inviolable des activités : Toutes les actions relatives aux documents sont enregistrées dans des journaux d'audit inviolables, ce qui permet une traçabilité complète et une preuve juridique de l'historique des documents.
- Intégration transparente avec vos systèmes existants : Docbyte Vault se connecte facilement aux plateformes RH, aux solutions de signature et aux systèmes d'authentification, ce qui en fait une extension naturelle de votre environnement numérique.
En résumé, Docbyte Vault offre une base complète et conforme à la loi pour la gestion des documents RH, la conservation à long terme et l'archivage électronique qualifié. Il est conçu pour préserver la confiance numérique.
Conclusion : L'avenir de la conformité des RH commence par la confiance numérique
L'archivage numérique légal est un élément essentiel de la conformité moderne des RH. Avec des réglementations telles que eIDAS et RGPD en place, les équipes RH doivent adopter des solutions qui offrent la traçabilité, la préservation des signatures et une preuve juridique complète.
En choisissant une solution certifiée comme Docbyte Vault, les professionnels des ressources humaines ont l'esprit tranquille, sachant que les dossiers de leurs employés sont sûrs, consultables et conformes à la loi pour les années à venir.
Si vous êtes prêt à prendre le contrôle de vos archives RH et à mettre votre stratégie documentaire à niveau, l'équipe Docbyte est là pour vous aider.
Découvrez comment Docbyte Vault peut vous aider à atteindre vos objectifs en matière d'archivage juridique !