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FAQ Docbyte

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Docbyte Vault

Intégrité et sécurité des données

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

Conformité et normes juridiques

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Docbyte Vault

Stockage sécurisé et protection de vos documents critiques

Conformité et normes juridiques

Solution de stockage, de gestion et de conservation des documents

Intégrité et sécurité des données

Conformité réglementaire et respect des normes

Préservation à long terme et signatures numériques

Garantir l'accessibilité et l'intégrité des documents au fil du temps

Migration des données et systèmes existants

Maintien de la validité des signatures numériques

Automatisation, IA et archivage intelligent

Rassembler et organiser efficacement les documents

Accès, recherche et gestion des utilisateurs

Ces piliers garantissent un système d'archivage numérique sûr, évolutif et efficace.

Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

Des référentiels bien gérés qui concilient l'accessibilité, la sécurité et la conformité.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

Transformer la façon dont les industries gèrent, préservent et accèdent aux données critiques.

Opérations techniques et évolutivité

Sécuriser et gérer des volumes massifs de données sur des périodes prolongées.

Toutes les FAQ

Docbyte Vault est une solution d'archivage électronique qualifiée conçue pour préserver en toute sécurité les documents numériques en vue d'une conformité à long terme et d'une admissibilité juridique. Elle répond à des normes européennes strictes telles que ETSI TS 119.511, eIDAS et la loi belge sur le numérique afin de garantir l'authenticité, l'intégrité et l'accessibilité des documents au fil du temps.

Docbyte Vault

Nous utilisons des schémas de métadonnées normalisés, tels que PREMIS, pour documenter chaque action effectuée sur un document stocké, de l'ingestion à l'accès. Cela permet de garantir une chaîne de conservation complète et la conformité. La gestion des métadonnées est cruciale pour une recherche et une récupération efficaces et pour garantir que les documents sont conservés dans un contexte significatif. Les métadonnées jouent également un rôle important dans la vérification de l'intégrité et de l'authenticité des documents tout au long de leur cycle de vie.

Archivage numérique
Préservation de la signature numérique

En utilisant la classification et l'extraction alimentées par l'IA pour attribuer automatiquement des métadonnées, avec ou sans LLM.

Archivage numérique
Préservation de la signature numérique
  • Stockage : Sauvegarde temporaire des données en vue d'une utilisation active, mais manque de politiques de conservation structurées.
  • Archivage : Préserve les données à long terme grâce à une indexation appropriée, à des mécanismes de recherche et à des mesures de conformité.
Opérations techniques et évolutivité

Docbyte Vault est une solution d'archivage électronique qualifiée conçue pour préserver en toute sécurité les documents numériques en vue d'une conformité à long terme et d'une admissibilité juridique. Elle répond à des normes européennes strictes telles que ETSI TS 119.511, eIDAS et la loi belge sur le numérique afin de garantir l'authenticité, l'intégrité et l'accessibilité des documents au fil du temps.

Archivage numérique
Évaluation de la conformité

Docbyte utilise des techniques cryptographiques, des enregistrements de preuves et des contrôles de fixité pour maintenir l'authenticité et l'intégrité des documents. En outre, nous utilisons la préservation qualifiée des signatures et sceaux électroniques pour garantir que tous les documents signés électroniquement conservent leur validité juridique au fil du temps. Notre solution comprend également des pistes d'audit qui enregistrent chaque action effectuée sur un document, fournissant ainsi un historique complet pour maintenir la fiabilité et l'authenticité.

Intégrité et sécurité des données

Docbyte est un fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP) dans le cadre d'eIDAS, ce qui signifie que notre chambre forte Docbyte est certifiée pour fournir des services d'archivage électronique qualifiés. Nous sommes certifiés par un organisme indépendant d'évaluation de la conformité et reconnus par le régulateur, ce qui garantit la préservation des documents numériques dans le respect de la loi. En outre, notre conformité à l'eIDAS garantit que les documents restent juridiquement contraignants dans tous les États membres de l'UE.

Conformité et normes juridiques

Docbyte Vault est conforme à plusieurs normes et cadres clés :

  • ETSI TS 119.511 et TS 119.512 pour l'archivage électronique qualifié.
  • eIDAS pour les signatures et les sceaux électroniques de confiance.
  • Loi belge sur le numérique pour la conformité avec les réglementations belges.
  • e-Ark et le OAIS des modèles de bonnes pratiques internationales en matière d'archivage numérique.
  • PREMIS et le METS pour enregistrer la structure du paquet et les actions de préservation.
Conformité et normes juridiques

Le modèle e-Ark assure la normalisation et l'interopérabilité de l'archivage électronique, ce qui permet d'exporter ou de migrer facilement les données d'un système à l'autre. Le modèle OAIS garantit que le coffre-fort Docbyte conserve à la fois le contenu informatif et le contexte des documents numériques, ce qui est essentiel pour l'accès et la préservation à long terme. Ces modèles garantissent que vos données sont protégées contre l'obsolescence technologique, ce qui facilite la migration ou la transformation des archives au fur et à mesure de l'évolution de la technologie.

Préservation à long terme et signatures numériques

Le coffre-fort de Docbyte permet aux administrateurs de définir des règles de conservation spécifiques pour différents types de documents, tels que les dossiers de ressources humaines ou les rapports financiers. En outre, les administrateurs peuvent appliquer des mises en suspens légales pour suspendre les politiques de conservation en cas de litige ou d'audit, ce qui garantit que les documents ne sont pas supprimés par inadvertance au cours de ces périodes. La fonction de mise en suspens juridique est essentielle pour maintenir la conformité avec les exigences légales et réglementaires en cas d'audit ou de litige.

Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

Oui, les données peuvent être exportées du coffre-fort Docbyte en utilisant des formats conformes à e-Ark, ce qui garantit l'interopérabilité avec d'autres systèmes d'archivage. Cela signifie que vos données peuvent être migrées de manière transparente vers une autre plateforme si nécessaire, évitant ainsi la dépendance à l'égard d'un fournisseur. Les données exportées comprennent toutes les métadonnées associées, ce qui garantit que le contexte de chaque document est préservé pendant la migration.

Accès, recherche et gestion des utilisateurs

Le coffre-fort de Docbyte fournit aux administrateurs des outils leur permettant d'effectuer les opérations suivantes validation en bloc, gestion de la rétention et mise à jour des métadonnées. Ces opérations sont programmées pendant les heures creuses afin de minimiser l'impact sur les performances du système, ce qui garantit l'efficacité sans compromettre l'expérience de l'utilisateur. Les administrateurs peuvent également créer des flux de travail personnalisés pour les opérations en masse, ce qui permet un contrôle plus granulaire sur la manière et le moment où de grands volumes de données sont traités.

Opérations techniques et évolutivité

Nous utilisons des algorithmes de cryptage avancés pour sécuriser les données au repos et en transit. Nos paramètres de sécurité comprennent également un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse accéder aux informations sensibles. En outre, la réplication et la sauvegarde des données sont mises en œuvre pour prévenir la perte de données. Nos processus de cryptage sont conformes aux dernières directives européennes en matière de cybersécurité, ce qui garantit la sécurité des données tout au long de leur cycle de vie.

Intégrité et sécurité des données

Docbyte fournit plusieurs niveaux de redondance par le biais d'une réplication géographique et de sauvegardes régulières afin de garantir la récupération des données en cas de défaillance matérielle, de cyberattaque ou d'autres catastrophes. Notre plan de reprise après sinistre garantit que vos données sont toujours sûres et accessibles. Nous proposons également des mécanismes de basculement automatisés qui basculent les opérations sur les systèmes de sauvegarde en cas de défaillance du système principal, ce qui permet de réduire au minimum les temps d'arrêt.

Opérations techniques et évolutivité

Le coffre-fort Docbyte est conçu pour s'adapter aux besoins de votre organisation. Il peut accueillir des volumes de données croissants sans compromettre les performances ou la sécurité, grâce à des options de stockage basées sur le cloud et à une infrastructure flexible. Ainsi, Docbyte évolue avec vos besoins. La solution prend également en charge la réplication multisite pour une haute disponibilité, garantissant que vos données sont accessibles à partir de différents emplacements géographiques, selon les besoins.

Docbyte Vault

Les utilisateurs finaux peuvent accéder aux documents par le biais d'une interface web sécurisée, avec des contrôles d'accès stricts basés sur les rôles. Les administrateurs peuvent configurer les permissions d'accès pour s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, télécharger ou modifier des documents spécifiques, garantissant ainsi à la fois la sécurité et la conformité. L'interface web est conviviale, avec des fonctionnalités de recherche avancée qui permettent aux utilisateurs de trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.

Accès, recherche et gestion des utilisateurs

Docbyte fournit un service d'assistance complet qui comprend une assistance par courriel, par téléphone et en ligne. Les administrateurs ont également accès à une documentation complète, à des FAQ et à du matériel de formation pour répondre aux questions les plus courantes et résoudre les problèmes. En outre, nous proposons des programmes de formation sur mesure pour les nouveaux utilisateurs et les administrateurs afin de garantir que chacun se sente à l'aise dans l'utilisation du système.

Pour toute question ou information détaillée, veuillez contacter notre équipe d'assistance :

Chambre forte numérique

Notre solution fonctionne sur AWS avec le plus grand nombre possible de composants sans serveur. Pour l'IDP (Intelligent Document Processing), notre nouvelle architecture s'est traduite par zéro incident du type "ça ne marche pas du tout".

Opérations techniques et évolutivité

Docbyte Vault répond déjà aux spécifications de la norme ISO 14641-1:2018 pour l'archivage électronique. Cette norme, définie par l'Organisation internationale de normalisation (ISO), garantit l'intégrité des documents, les pistes d'audit, la conformité des métadonnées et le stockage sécurisé. Cette approche proactive nous permet d'être prêts à nous conformer pleinement à la norme une fois qu'elle sera finalisée. En outre, nous utilisons des mesures cryptographiques normalisées et des processus de revalidation continus pour garantir une conformité à long terme.

Conformité et normes juridiques

Pour garantir l'intégrité des données, Docbyte utilise contrôles de fixitéqui calculent les sommes de contrôle des fichiers stockés et les vérifient périodiquement pour détecter toute modification ou corruption. Le système enregistre également toutes les modifications apportées aux documents, fournissant ainsi une piste d'audit qui contribue à maintenir la fiabilité et l'authenticité. En outre, nous effectuons des mises à jour cryptographiques régulières pour garantir que les documents archivés restent sécurisés au fur et à mesure que les technologies de cryptage progressent.

Intégrité et sécurité des données

Docbyte Vault est particulièrement adapté aux secteurs qui exigent une conformité rigoureuse et une conservation à long terme des données, tels que

  • Ressources humaines (RH): Pour conserver les contrats de travail et les documents de conformité.
  • Soins de santé: Pour la conservation des dossiers médicaux de manière sécurisée et accessible.
  • Services financiers: Pour l'archivage des rapports financiers, des audits et des documents relatifs à la conformité.
  • Gouvernement: Pour la conservation des documents officiels, des permis et des archives historiques.
  • Services juridiques: Pour le stockage de documents juridiques sensibles et le respect des règles de conservation des données.
  • Énergie et services publics: Pour conserver les documents techniques, les permis et les informations relatives à la conformité.
Docbyte Vault

Notre solution est conçue pour se conformer aux réglementations actuelles et futures, telles que eIDAS 2 et NIS2. Elle utilise les normes d'archivage les plus récentes, ce qui garantit l'interopérabilité et réduit le risque de verrouillage des fournisseurs. Le système est conçu pour prendre en charge l'accès à long terme, la préservation des signatures et la conformité permanente, ce qui en fait une solution d'avenir pour la préservation numérique. En adhérant aux meilleures pratiques telles que e-Ark et OAIS, nous nous assurons que le coffre-fort Docbyte est équipé pour s'adapter aux nouvelles exigences réglementaires et aux avancées technologiques.

Docbyte Vault

Docbyte fournit des mécanismes de non-répudiation en maintenant des pistes d'audit, des contrôles d'intégrité et des protections cryptographiques. Cela garantit que les documents numériques ne peuvent pas être niés par les parties concernées, ce qui est particulièrement important dans les contextes juridiques. Les journaux d'audit enregistrent toutes les actions effectuées sur chaque document, y compris l'accès, les modifications et les suppressions, ce qui permet de vérifier l'authenticité lors d'audits ou de litiges juridiques.

Intégrité et sécurité des données

Oui, l'application Docbyte QPres Trust Service veille à ce que les documents signés numériquement conservent leur valeur juridique au fil du temps. Nous mettons à jour les protections cryptographiques et revalidons périodiquement les signatures pour qu'elles restent juridiquement contraignantes, même si les normes cryptographiques évoluent. Cette revalidation permanente garantit que les documents sont toujours conformes aux normes cryptographiques en vigueur, préservant ainsi leur intégrité et leur validité juridique.

Préservation à long terme et signatures numériques

Nous mettons périodiquement à jour les protections cryptographiques afin de garantir que les documents stockés restent sécurisés au fur et à mesure de l'évolution des normes cryptographiques. Nous recryptons notamment les données si les anciens algorithmes de cryptage s'avèrent vulnérables et nous revalidons les signatures numériques. Nous suivons également les meilleures pratiques du secteur pour identifier de manière proactive les vulnérabilités potentielles des technologies cryptographiques et prendre des mesures pour atténuer ces risques.

Opérations techniques et évolutivité

La SyncServer permet une intégration transparente avec des systèmes externes, tels que SharePoint, SAP et d'autres systèmes ERP, pour la migration des données. Au cours du processus d'ingestion, les documents sont regroupés, des métadonnées sont ajoutées et les fichiers sont convertis dans des formats de conservation à long terme tels que PDF/A. Le processus de pré-ingestion comprend également l'enrichissement des métadonnées, la validation du format et la conversion des documents afin de garantir la conformité des données avant leur archivage.

Migration des données et systèmes existants

Nous utilisons des algorithmes d'apprentissage automatique pour automatiser la classification des documents en fonction du contenu, du type et des métadonnées. Cette automatisation permet de s'assurer que les documents sont classés de manière appropriée, ce qui réduit le risque d'erreurs et simplifie le respect des politiques de conservation. Le système apprend continuellement à partir des entrées des utilisateurs afin d'améliorer la précision de la classification au fil du temps, ce qui le rend de plus en plus efficace au fur et à mesure que le nombre de documents traités augmente.

Automatisation, IA et archivage intelligent

Les données non structurées se présentent souvent sous la forme de documents non structurés, tels que des fiches de paie, des contrats, tout ce qui ne suit pas strictement un modèle. L'IA peut aider à extraire les données structurées des documents non structurés.

Collection de documents

Idem, mais il faut ajouter une étape supplémentaire : OCR (reconnaissance optique de caractères) pour transformer le PDF en texte avec lequel un LLM ou un autre modèle d'intelligence artificielle peut travailler.

Collection de documents

Les LLM permettent d'extraire des métadonnées structurées à partir de documents non structurés, car ils peuvent "comprendre" le texte, et pas seulement reconnaître des schémas dans un ensemble de données donné, ce que fait le NLP (traitement du langage naturel) classique.

Collection de documents

Avec des cadres réglementaires tels que DORA poussant à la mise hors service de systèmes obsolètes, Docbyte fournit une solution rentable et conforme pour l'archivage sécurisé des données de ces systèmes. Notre solution réduit le risque de violation des données et les problèmes de conformité liés au maintien des applications patrimoniales. En archivant les données existantes dans un système qualifié et conforme, les organisations peuvent réduire les coûts informatiques tout en s'assurant que les données critiques restent accessibles et sécurisées.

Migration des données et systèmes existants

Les secteurs qui nécessitent une conservation numérique à long terme sont les suivants

  • Soins de santé Stockage sécurisé des dossiers médicaux électroniques (EHR), des données de recherche médicale, et conformité avec des réglementations telles que GDPR et HIPAA.
  • Services financiers : Archivage des enregistrements de transactions, des documents de conformité et des pistes d'audit pour les cadres réglementaires tels que MiFID II et Bâle III.
  • Gouvernement et secteur public : Conservation numérique des dossiers des citoyens, des documents juridiques et des archives historiques afin de garantir la transparence et la conformité.
  • Juridique et conformité : Conservation sécurisée des contrats, des dossiers et des preuves à des fins réglementaires et contentieuses. 
  • Sciences de la vie et produits pharmaceutiques : Stockage à long terme des données d'essais cliniques, soumissions réglementaires et protection de la propriété intellectuelle
Préservation à long terme
Évaluation de la conformité

L'IA améliore l'archivage des documents en automatisant la classification, l'indexation et l'extraction des données. Elle réduit le travail manuel, garantit un étiquetage précis des métadonnées et améliore les possibilités de recherche. L'IA contribue également à la conformité en détectant les informations sensibles et en appliquant les politiques de conservation, ce qui rend la gestion des données plus efficace et plus sûre.

Automatisation, IA et archivage intelligent

La meilleure façon de retirer les applications patrimoniales est de migrer en toute sécurité les données critiques vers des archives numériques conformes. Ce processus comprend l'extraction des données, leur transformation dans des formats accessibles et leur stockage structuré dans un environnement sécurisé. Il permet de réduire les coûts de maintenance, d'améliorer l'accès aux archives historiques et de garantir la conformité aux exigences légales.

Migration des données et systèmes existants

L'archivage numérique garantit la conformité en conservant des enregistrements sécurisés et infalsifiables qui répondent aux réglementations sectorielles telles que GDPR, eIDAS et HIPAA. Des fonctionnalités telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les politiques de conservation automatisées aident les organisations à protéger les données sensibles tout en garantissant le respect des lois et des réglementations.

Conformité et normes juridiques

Une politique d'archivage définit les règles de conservation, de stockage et de suppression des données afin de garantir la conformité et une gestion efficace du contenu. Elle précise :

  • Délais de conservation sur la base d'exigences légales et commerciales.
  • Méthodes de stockage pour un accès sécurisé et organisé.
  • Protocoles de suppression pour supprimer les données obsolètes en toute sécurité.
Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

Une mauvaise conservation des documents peut entraîner des violations de la conformité, des sanctions juridiques, des pertes de données et des failles de sécurité. Elle accroît également l'inefficacité opérationnelle, rend les audits difficiles et expose les entreprises à des risques tels que la fraude ou les amendes réglementaires en raison de l'absence de documents.

Évaluation de la conformité

L'archivage dans le nuage aide les entreprises financières en fournissant un stockage sécurisé et évolutif pour les enregistrements réglementaires et transactionnels. Il garantit la conformité avec les lois financières, réduit les coûts d'infrastructure informatique et permet de retrouver facilement les données historiques pour les audits, la vérification des clients et l'évaluation des risques.

Archivage numérique
Évaluation de la conformité

L'archivage numérique sécurisé comprend

  • Chiffrement : Protège les données contre les accès non autorisés.
  • Contrôles d'accès : Limite l'accès aux documents aux utilisateurs autorisés.
  • Pistes d'audit : Suivi de l'historique des documents pour assurer la conformité.
  • Politiques de conservation automatisées : Veille à ce que les dossiers soient stockés et supprimés conformément à la réglementation.
  • Préservation du format : Maintient la lisibilité des données dans le temps.
Intégrité et sécurité des données

Les métadonnées jouent un rôle crucial dans l'archivage en stockant des informations essentielles sur les documents, telles que la date de création, l'auteur et le type de contenu. Elles améliorent les possibilités de recherche, l'organisation et la conformité en assurant la traçabilité de la gestion des documents.

Accès, recherche et gestion des utilisateurs

Les assureurs peuvent réduire les coûts de stockage en passant des dossiers papier aux archives numériques, en mettant en œuvre des solutions basées sur le cloud et en automatisant les politiques de conservation des documents. Cela permet d'éliminer les frais de stockage physique, d'optimiser la récupération des données et d'améliorer la conformité réglementaire.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

L'indexation automatisée des documents améliore l'efficacité :

  • Réduction de la saisie manuelle des données grâce à une catégorisation pilotée par l'IA.
  • Améliorer la précision de la recherche avec un étiquetage structuré des métadonnées.
  • Améliorer le suivi de la conformité en veillant à la bonne classification des documents.
  • Accélérer la recherche des documents archivés.
Collection de documents

L'archivage prend en charge la conformité au GDPR en stockant en toute sécurité les données personnelles, en appliquant les politiques de conservation et en permettant un accès facile ou une suppression à la demande de l'utilisateur. Des fonctionnalités telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les journaux d'audit aident les organisations à protéger les données des clients tout en respectant les obligations légales.

Conformité et normes juridiques

Les meilleures pratiques en matière de gestion des documents sont les suivantes :

  • Classification des documents avec les métadonnées appropriées.
  • Mise en œuvre de politiques de conservation sur la base des réglementations de l'industrie.
  • Utiliser l'archivage numérique sécurisé avec cryptage et contrôles d'accès.
  • Audit régulier des enregistrements stockés pour s'assurer de leur exactitude et de leur conformité.
  • Garantir l'accessibilité à long terme grâce à la préservation du format.
Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

eIDAS a un impact sur l'archivage numérique en normalisant les signatures électroniques et le stockage sécurisé des documents dans l'ensemble de l'UE. Il garantit que les documents numériques archivés restent juridiquement valides, infalsifiables et accessibles pour les audits, les affaires juridiques et la vérification de la conformité.

Conformité et normes juridiques

Les secteurs d'activité qui nécessitent un archivage électronique qualifié sont les suivants

  • Finance et banque : Pour l'historique des transactions et les dossiers de conformité.
  • Soins de santé Pour un stockage sécurisé des données des patients.
  • Juridique : Pour la gestion des contrats et les dossiers.
  • Le gouvernement : Pour les archives publiques et les documents réglementaires.
  • Assurance : Pour la documentation des polices et le traitement des demandes d'indemnisation.
Conformité et normes juridiques

Les cabinets juridiques tirent profit des archives numériques en stockant en toute sécurité les contrats, les dossiers et les documents juridiques. Cela permet une récupération rapide, garantit la conformité avec les exigences légales de conservation, protège contre la perte de données et améliore l'efficacité de la gestion des documents.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

L'archivage alimenté par l'IA améliore la conformité en automatisant la classification des documents, en appliquant les politiques de conservation et en détectant les données sensibles. Il garantit un étiquetage précis des métadonnées, fournit des pistes d'audit et aide les organisations à se conformer aux réglementations sectorielles telles que GDPR, HIPAA et eIDAS.

Automatisation, IA et archivage intelligent

L'archivage de documents dans le nuage offre :

  • Évolutivité : Augmenter le stockage sans coûts d'infrastructure.
  • La sécurité : Le cryptage et les contrôles d'accès protègent les données sensibles.
  • Conformité : Respecter les dispositions légales en matière de conservation et de protection de la vie privée.
  • Accessibilité : Récupérer des fichiers à partir de n'importe quel endroit disposant d'un accès autorisé.
Archivage numérique

L'archivage de documents soutient la transformation numérique en numérisant les documents papier, en améliorant l'accessibilité des données et en automatisant les flux de travail. Il améliore l'efficacité, réduit les coûts de stockage et garantit une gestion sécurisée et à long terme des informations.

Opérations techniques et évolutivité
  • Archivage stocke les données inactives ou historiques en vue d'une conservation à long terme et d'une mise en conformité.
  • Sauvegarde crée des copies des données actives afin d'éviter toute perte en cas de défaillance du système.
  • L'archivage optimise le stockage en supprimant les anciennes données des systèmes actifs, tandis que la sauvegarde assure une récupération rapide dans les situations d'urgence.
Opérations techniques et évolutivité

Le traitement intelligent des documents (IDP) améliore l'archivage en automatisant l'extraction, la classification et l'indexation des données. Il réduit le travail manuel, améliore la précision et accélère la recherche de documents grâce à des capacités de recherche alimentées par l'IA.

Automatisation, IA et archivage intelligent

L'utilisation de solutions d'archivage obsolètes peut conduire à :

  • Violations de la conformité en raison de l'absence de mises à jour de la rétention.
  • Risques pour la sécurité d'un cryptage faible et d'un accès non autorisé.
  • Coûts élevés de la maintenance des systèmes existants.
  • Perte de données en raison de formats de fichiers non pris en charge ou de défaillances du système.
Évaluation de la conformité
Retrait de l'application

Les institutions financières doivent archiver leurs documents pour se conformer à des réglementations telles que les suivantes :

  • GDPR (UE) : Protège les données des clients et assure un stockage sécurisé.
  • SEC & FINRA (US) : Exige la conservation des transactions financières.
  • Bâle III : Appliquer les normes en matière de gestion des risques et d'établissement de rapports.
Conformité et normes juridiques

Les archives numériques empêchent la falsification des données :

  • Chiffrement : Protège les documents contre les modifications non autorisées.
  • Pistes d'audit : Trace toutes les modifications et les journaux d'accès.
  • Stockage immuable : Garantit que les enregistrements restent inchangés au fil du temps.
Chambre forte numérique
Préservation de la signature numérique

Les données structurées améliorent l'archivage des documents en permettant une indexation efficace, une recherche rapide et un meilleur suivi de la conformité. Elles garantissent que les informations sont facilement consultables et classées de manière cohérente.

Collection de documents

Les meilleures pratiques en matière d'archivage des documents RH sont les suivantes

  • Stockage sécurisé avec un accès basé sur les rôles.
  • Rétention automatisée les politiques de conformité.
  • Numérisation des dossiers des employés afin de les retrouver facilement.
  • Cryptage pour protéger les données sensibles.
Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

Les banques peuvent sécuriser le stockage à long terme des documents en utilisant des archives numériques cryptées, en mettant en place des contrôles d'accès et en garantissant la conformité réglementaire grâce à des politiques de conservation automatisées.

 

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

L'IA améliore la gestion des documents juridiques en automatisant la classification, en résumant les dossiers et en améliorant la précision des recherches. Elle réduit le travail manuel et garantit un accès rapide et sécurisé aux documents juridiques.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

L'archivage accélère le traitement des sinistres en stockant les données des assurés, l'historique des sinistres et les documents justificatifs dans un format organisé et consultable. Cela permet d'accéder rapidement aux dossiers nécessaires à la vérification.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

L'archivage intelligent simplifie les audits en conservant des enregistrements structurés, consultables et conformes. Il garantit une récupération rapide des documents, réduit le travail manuel et fournit des pistes d'audit automatisées à des fins de vérification.

Automatisation, IA et archivage intelligent

La conservation des formats garantit que les documents archivés restent lisibles au fil du temps, même si la technologie évolue. Elle prévient la perte de données et garantit l'accessibilité à long terme.

Préservation à long terme et signatures numériques

La recherche assistée par ordinateur améliore les archives numériques :

  • Comprendre les requêtes en langage naturel.
  • Récupération de documents sur la base du contenu, et pas seulement de mots-clés.
  • Améliorer la précision grâce à l'apprentissage automatique.
Collection de documents

La blockchain améliore l'archivage des documents en fournissant des enregistrements immuables, une sécurité infalsifiable et des pistes d'audit transparentes, garantissant ainsi la conformité et l'intégrité des données.

Opérations techniques et évolutivité

Oui, les signatures numériques authentifient les documents :

  • Vérification de l'identité du signataire.
  • S'assurer que le document reste inchangé après la signature.
Préservation de la signature numérique

La protection d'une signature numérique implique :

  • Utiliser le cryptage pour la sécurité.
  • Stocker les clés privées en toute sécurité.
  • Renouveler régulièrement les certificats pour en maintenir la validité.
Préservation de la signature numérique

Les documents de sécurité sont conçus pour protéger les informations sensibles et garantir l'authenticité. Les types de documents les plus courants sont les suivants :

  • Documents cryptés : Sécurisé par un système de cryptage pour empêcher tout accès non autorisé.
  • Fichiers protégés par un mot de passe : Exiger une authentification pour la visualisation ou la modification.
  • Documents signés numériquement : Vérifié par des signatures numériques pour en garantir l'intégrité.
Évaluation de la conformité
Chambre forte numérique

Docbyte garantit l'intégrité des signatures numériques :

  • Chiffrement et hachage : Protéger les documents contre la falsification.
  • Conformité avec eIDAS et ESIGN : Répondre aux exigences légales en matière d'authentification numérique.
  • Validation à long terme (LTV) : Garantir que les signatures restent vérifiables dans le temps.
  • Stockage sécurisé : Maintenir des pistes d'audit et empêcher les modifications non autorisées.

Les solutions d'archivage de Docbyte protègent les signatures numériques, garantissant l'authenticité et la conformité pour les industries réglementées.

Préservation à long terme et signatures numériques

Le calendrier de retrait des applications varie en fonction de la complexité du système, du volume de données et des besoins de conformité. Les principales phases sont les suivantes :

  • Migration des données : Transférer les documents critiques dans des archives sécurisées.
  • Déclassement de l'application : Arrêter en toute sécurité les systèmes existants.
  • Contrôles de conformité et d'accessibilité : Veiller à ce que les exigences réglementaires soient respectées.
Migration des données et systèmes existants

Oui, Docbyte fournit une assistance continue après la mise en œuvre, y compris :

  • Mises à jour régulières du système : Garantir la conformité et la performance.
  • Surveillance proactive : Identifier et résoudre les problèmes potentiels.
  • Assistance au dépannage : Résolution rapide des problèmes techniques.
  • Soutien à l'évolutivité : Adapter les solutions en fonction de l'évolution des besoins de l'entreprise.

Notre engagement va au-delà de la mise en œuvre, garantissant l'efficacité et la sécurité à long terme.

Docbyte Vault

Si un fichier est corrompu, le système d'archivage de Docbyte garantit sa récupération :

  • Contrôles d'intégrité : Validation régulière pour détecter la corruption à un stade précoce.
  • Stockage redondant : Plusieurs copies stockées en toute sécurité pour éviter la perte de données.
  • Récupération automatisée : Mécanismes d'autoréparation pour restaurer les fichiers endommagés.
  • Conformité aux normes OAIS : Assurer la conservation des données à long terme.


Docbyte protège vos données critiques, en veillant à ce qu'elles restent intactes, accessibles et conformes.

Préservation à long terme et signatures numériques

L'archivage de documents réduit les coûts de stockage en déplaçant les fichiers inactifs vers des solutions de stockage optimisées, libérant ainsi le stockage primaire coûteux. L'archivage basé sur le cloud et alimenté par l'IA minimise également les coûts d'infrastructure et améliore l'efficacité.

Archivage numérique

Le fait de ne pas archiver les documents essentiels à l'entreprise peut entraîner des violations de la conformité, des pertes de données, des failles de sécurité et des difficultés à retrouver les documents importants. Cela accroît également l'inefficacité opérationnelle et les risques juridiques.

Évaluation de la conformité

L'IA améliore l'archivage des courriels en catégorisant automatiquement les messages, en détectant les doublons et en garantissant la conformité avec les politiques de conservation. Elle améliore les possibilités de recherche et protège contre la perte de données.

Automatisation, IA et archivage intelligent

L'archivage des documents de santé doit être conforme :

  • HIPAA (ÉTATS-UNIS) : Protège les dossiers des patients.
  • GDPR (UE) : Garantir la confidentialité des données.
  • eIDAS : Sécurise les documents électroniques.
Conformité et normes juridiques

L'archivage des documents simplifie les audits financiers en garantissant que les dossiers sont structurés, facilement consultables et stockés en toute sécurité. Cela permet de réduire le temps de recherche, d'améliorer la précision et de renforcer le suivi de la conformité.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

Les politiques de conservation automatisées garantissent :

  • Conformité avec les réglementations légales.
  • Efficacité dans la gestion du cycle de vie des documents.
  • Sécurité en empêchant sa suppression prématurée.
Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

L'archivage intelligent des documents permet un accès sécurisé et basé sur le cloud aux documents stockés, ce qui permet aux équipes distantes de collaborer, de récupérer des documents instantanément et de maintenir la conformité sans contraintes de stockage physique.

Automatisation, IA et archivage intelligent

L'intégration de l'archivage avec les systèmes d'entreprise tels que l'ERP, le CRM et la GRH garantit un flux de données transparent, une meilleure capacité de recherche, une conformité automatisée et une réduction des silos de données.

Retrait de l'application

Les métadonnées permettent de classer, d'indexer et de retrouver rapidement les documents archivés. Elles fournissent des informations essentielles telles que la date de création, l'auteur et le type de document, améliorant ainsi la précision des recherches.

Archivage numérique

L'archivage de documents accélère la recherche de preuves juridiques en garantissant que les dossiers, les contrats et les communications sont correctement stockés, indexés et consultables, ce qui réduit les délais et les coûts.

Conformité et normes juridiques

Les archives numériques sont sécurisées par le cryptage, les contrôles d'accès basés sur les rôles, l'authentification multifactorielle et les pistes d'audit afin d'empêcher les accès non autorisés et les violations de données.

Intégrité et sécurité des données

L'archivage des documents garantit une tenue précise des dossiers, une récupération rapide des données historiques et un suivi automatisé de la conformité, ce qui rend l'établissement des rapports réglementaires plus rapide et plus efficace.

Conformité et normes juridiques

La gestion du cycle de vie des documents garantit que les enregistrements sont correctement stockés, conservés et éliminés conformément aux règles de conformité, optimisant ainsi la gouvernance des données et l'efficacité du stockage.

Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

L'archivage de documents soutient la gouvernance d'entreprise en maintenant des enregistrements transparents et inviolables, en garantissant la conformité et en permettant une prise de décision précise.

Conformité et normes juridiques

L'IA utilise le traitement du langage naturel (NLP) et l'apprentissage automatique pour analyser, catégoriser et étiqueter les documents non structurés, améliorant ainsi la recherche et la conformité.

Automatisation, IA et archivage intelligent

Le contrôle des versions garantit un archivage sûr et efficace des documents :

  • Suivi des modifications : Il conserve un historique complet des modifications et des mises à jour.
  • Prévention des modifications non autorisées : Contrôle l'accès et protège l'intégrité des documents.
  • Garantir la conformité : Répond aux exigences réglementaires en conservant toutes les versions.
  • Fournir la dernière version : Il permet aux utilisateurs d'accéder aux documents les plus récents tout en préservant les documents historiques.
Intégrité et sécurité des données

L'évolutivité est cruciale pour l'archivage numérique car elle permet aux entreprises de.. :

  • Gérer des volumes de données croissants : Stocker et gérer un nombre croissant d'enregistrements sans problèmes de performance.
  • Optimiser les coûts : Dimensionner les ressources en fonction de la demande, afin de réduire les dépenses inutiles.
  • Assurer l'accessibilité à long terme : Maintenir des vitesses d'extraction rapides même lorsque les archives s'accroissent.
  • Soutenir les besoins en matière de conformité : S'adapter à l'évolution des réglementations sans limitation de système.
Opérations techniques et évolutivité

La sécurité zéro confiance garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents archivés en mettant en œuvre des processus de vérification stricts et un stockage crypté.

Intégrité et sécurité des données

Les dossiers pharmaceutiques doivent respecter des règles strictes en matière de conservation, notamment

  • FDA 21 CFR Part 11 (États-Unis) : Assurer la sécurité, l'intégrité et la traçabilité des documents électroniques.
  • Annexe 11 des BPF de l'UE : Nécessite l'intégrité des données, des pistes d'audit et un stockage numérique fiable.
  • Lignes directrices de l'ICH : Obliger la conservation à long terme des données relatives aux essais cliniques.
  • GDPR (UE) : Régit la protection des données des patients et les limites de conservation.
Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

L'IA extrait les termes clés, surveille les dates d'expiration et garantit la conformité des contrats en catégorisant et en suivant automatiquement les documents.

Automatisation, IA et archivage intelligent
  • Archivage sur site : Stockées sur des serveurs locaux, nécessitant une infrastructure interne, une maintenance informatique et un investissement initial. Permet un contrôle total des données, mais nécessite une gestion permanente.
  • Archivage en nuage : Hébergé à distance, il offre une évolutivité, des mises à jour automatiques et un accès à distance. Réduit la charge informatique et permet une extension flexible du stockage.
Opérations techniques et évolutivité
  • "C'est juste du stockage". L'archivage numérique est plus qu'un simple stockage - il garantit la conformité, la sécurité et l'accessibilité à long terme.
  • "L'archivage dans le nuage n'est pas sûr". Les principaux fournisseurs de services en nuage utilisent un cryptage avancé, des contrôles d'accès et une redondance pour protéger les données.
  • "Les documents papier sont plus sûrs. Les archives numériques préviennent les risques d'incendie, de dégâts des eaux et de détérioration physique tout en permettant une récupération plus rapide.
Archivage numérique

L'archivage des documents permet de sauvegarder les documents essentiels et de les rendre accessibles en cas de défaillance du système, de cyberattaque ou de catastrophe naturelle.

Opérations techniques et évolutivité

L'archivage de documents garantit que les documents juridiques sont stockés en toute sécurité, inviolables et facilement accessibles en cas d'audit ou de litige. Il aide les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires, à suivre les versions des documents et à éviter les pénalités en cas d'absence de documents.

Conformité et normes juridiques

La meilleure façon d'archiver des documents confidentiels est d'utiliser le chiffrement, les contrôles d'accès basés sur les rôles et le stockage sécurisé dans le cloud. Les solutions d'archivage pilotées par l'IA classent également les données sensibles de manière automatique et garantissent la conformité avec les lois sur la confidentialité.

Chambre forte numérique
Évaluation de la conformité

Les calendriers de conservation définissent la durée pendant laquelle les documents doivent être conservés avant d'être éliminés. Ils garantissent la conformité aux exigences légales, évitent les coûts de stockage inutiles et rationalisent la gouvernance de l'information.

Politiques de conservation et gestion du cycle de vie

Un archivage adéquat garantit que les documents sont stockés conformément aux exigences légales, ce qui permet d'éviter les dossiers manquants, les accès non autorisés ou les pénalités de non-conformité imposées par les organismes de réglementation.

Évaluation de la conformité

Les compagnies d'assurance utilisent l'archivage de documents pour stocker en toute sécurité les demandes d'indemnisation, les dossiers des assurés et les documents de conformité. Cela permet d'améliorer l'efficacité, de réduire la fraude et de garantir un accès rapide aux données historiques.

Cas d'utilisation spécifiques à l'industrie

Le GDPR exige des organisations qu'elles stockent et gèrent les données personnelles en toute sécurité, avec des politiques de conservation claires, en garantissant les droits des individus à accéder, modifier ou supprimer leurs dossiers.

 

Évaluation de la conformité

Les défis à relever sont les suivants :

  • Veiller au respect des réglementations sectorielles.
  • Migration des documents existants vers des formats numériques.
  • Gestion des coûts de stockage et de l'évolutivité.
  • Former les employés à une utilisation correcte.
Opérations techniques et évolutivité

L'archivage manuel augmente le risque d'erreurs humaines, d'égarement des fichiers, de non-conformité et d'inefficacité dans la recherche des données. Les solutions automatisées améliorent la précision et la sécurité.

Évaluation de la conformité

Le système RBAC restreint l'accès aux documents en fonction du rôle de l'utilisateur, ce qui garantit que seul le personnel autorisé peut consulter, modifier ou supprimer des documents spécifiques, réduisant ainsi les risques de sécurité.

Accès, recherche et gestion des utilisateurs

L'archivage rationalise les contrats avec les fournisseurs, les factures et les documents de conformité, les rendant facilement accessibles pour les audits, les négociations avec les fournisseurs et l'efficacité opérationnelle.

Archivage numérique

L'archivage piloté par l'IA garantit :

Conformité : Répond aux exigences réglementaires.
Sécurité: Protège les données sensibles.
Efficacité : Améliore la recherche et l'extraction.
Économies de coûts : Réduit les frais de stockage.

Automatisation, IA et archivage intelligent

La numérisation par OCR (reconnaissance optique de caractères) et l'indexation alimentée par l'IA garantissent que les documents papier sont convertis avec précision, catégorisés et stockés en toute sécurité.

Migration des données et systèmes existants

L'utilisation de formats de fichiers normalisés, d'un stockage basé sur le cloud, d'une indexation pilotée par l'IA et de mises à jour régulières du système garantit l'accessibilité à long terme et la conformité à des réglementations en constante évolution.

Préservation à long terme
Archivage numérique

La recherche alimentée par l'IA améliore les archives numériques en localisant rapidement les documents dans le stockage à long terme, les salles de courrier numérique, les collections sécurisées et les applications retirées, ce qui rend la recherche plus rapide et plus précise.

Automatisation, IA et archivage intelligent
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