Wettelijke en reglementaire vereisten voor digitale archivering in de financiële sector

Financiële instellingen hebben te maken met een van de meest complexe regelgevingslandschappen in Europa als het gaat om het bijhouden en archiveren van gegevens. Regelgeving vereist niet langer "alleen" veilige opslag, maar eist dat instellingen de integriteit, authenticiteit, toegankelijkheid en bewijskracht van dossiers garanderen.

Dit artikel geeft een geconsolideerd overzicht van de Europese wettelijke kaders die bepalen hoe financiële instellingen digitale archivering moeten aanpakken. Het behandelt MiFID II, AML, DORA, eIDAS 1 & 2, evenals GDPR, CRR/CRD IV, Solvency II, PSD2/PSD3, EMIR, CSDR en MAR.

MiFID II: bescherming van beleggers en transparante gegevensregistratie

De richtlijn betreffende markten voor financiële instrumenten (MiFID II - Richtlijn 2014/65/EU) legt de basis voor het bijhouden van gegevens in de hele sector van beleggingsdiensten in de EU.

Belangrijkste verplichtingen:

• Bewaren van communicatie en transacties: Alle communicatie met klanten (telefonisch, digitaal, face-to-face) die kan leiden tot een transactie moet worden vastgelegd.
  
• Minimale bewaarperiode: Ten minste vijf jaar, verlengbaar tot zeven jaar op verzoek van de nationale autoriteiten.
  
• Technische vereisten: Records moeten worden opgeslagen in een onveranderlijk, van een tijdstempel voorzien archief dat onveranderlijkheid garandeert en toezichthouders in staat stelt om volledige transactiegeschiedenissen te reconstrueren.
  

AML: Bewaren en bewijzen voor autoriteiten

De 6e Anti-witwasrichtlijn (Richtlijn (EU) 2024/1624) versterkt de verantwoordelijkheden van financiële instellingen om klant- en transactiegegevens te bewaren:

• CDD en transactiegegevens moet ten minste vijf jaar nadat een zakelijke relatie is beëindigd.
  
• Snelle toegang voor autoriteiten: Dossiers moeten zonder onnodige vertraging kunnen worden teruggevonden.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten het volgende garanderen onveranderlijk zijn, auditlogs bevatten en snel kunnen worden opgevraagd terwijl de bewijskracht gewaarborgd blijft.
  

DORA: Operationele veerkracht en authenticiteit

De wet op de digitale operationele veerkracht (Verordening (EU) 2022/2554), van kracht vanaf januari 2025, breidt het bijhouden van gegevens uit naar het domein van ICT-risico's en -veerkracht:

• Bewaren van records van ICT-incidenten en veerkrachttestresultaten.
  
• Controlesporen van toezichtcommunicatie, risicobeoordelingen en veerkrachtmaatregelen.
  
• Technische vereisten: DORA verwacht dat de records het volgende bevatten Authentieke controlesporen, tijdstempels en mechanismen voor onweerlegbaarheid, zodat ICT- en nalevingsbewijs niet kan worden gewijzigd of ontkend.
  

eIDAS 1: Behoud van digitaal ondertekende documenten

Elektronische handtekeningen onder eIDAS 1 (Verordening (EU) 910/2014) hebben onmiddellijke rechtsgevolgen, maar hun cryptografische geldigheid vermindert na verloop van tijd. Zonder bewaring kunnen ondertekende contracten en overeenkomsten hun afdwingbaarheid verliezen.

Vereisten:

• Tijdstempeling en bewijsprestatiesyntax (ERS): Bewijs van geldigheid behouden na de levensduur van algoritmen of certificaten.
  
• Vernieuwing van bewijs: Handtekeningen en tijdstempels moeten periodiek worden verlengd.
  
• Volledige vertrouwensketen: Archieven moeten alle validatiegegevens bewaren - certificaten, intrekkingslijsten en metagegevens over de bewaring.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten in staat zijn om langetermijnvalidatie (LTV), continue vernieuwing van tijdstempels en veilige bewaring van al het cryptografische bewijs.
  

eIDAS 2.0: Gekwalificeerde elektronische archivering

De wijziging van eIDAS (Verordening (EU) 2024/1183) introduceert Elektronisch Archiveren als een gekwalificeerde vertrouwensdienst:

• Gekwalificeerd elektronisch archiveren (QeA) garandeert de integriteit, herkomst en leesbaarheid van gearchiveerde records op de lange termijn.
  
• Vermoeden van integriteit en nauwkeurigheid: Dossiers in een QeA hebben meer bewijskracht.
  
• Technische vereisten: QeA-archieven moeten het volgende bieden cryptografische verzegeling, tijdstempeling, bewijsgeneratie en manipulatiebestendige opslag, gevalideerd onder toezicht van een Qualified Trust Service Provider (QTSP).
  

GDPR: Balans tussen retentie en gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679) overlapt alle andere kaders door te definiëren hoe persoonlijke gegevens mogen worden opgeslagen en gearchiveerd:

• Opslagbeperking: Gegevens mogen niet langer dan nodig worden bewaard, tenzij dit wettelijk verplicht is.
  
• Recht op wissen: Moet in overeenstemming worden gebracht met de verplichte bewaarplicht.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten het volgende bevatten toegangscontroles, versleuteling, auditlogs en de mogelijkheid om regels voor het bewaren van gegevens toe te passen afgestemd op zowel compliance als gegevensbescherming.
  

CRR/CRD IV: Risico- en governancedocumentatie

De verordening kapitaalvereisten (Verordening (EU) 575/2013) en Richtlijn (EU) 2013/36 (CRD IV) vereisen dat banken gegevens bewaren over risicoposities, governanceprocessen en toezichtrapportage.

• Technische vereisten: Archieven moeten zorgen voor nauwkeurigheid, onveranderlijkheid en toegankelijkheid van financiële governanceregistraties, met controletrajecten voor wettelijke verificatie.
  

Solvency II: het bijhouden van gegevens voor verzekeraars

De Solvabiliteit II-richtlijn (2009/138/EG) vereist dat verzekeraars gegevens bijhouden over risicobeoordelingen, actuariële modellen en governance.

• Technische vereisten: Archieven moeten bewaren gestructureerde gegevens, ondersteunen traceerbaarheid en garanderen toegankelijkheid op lange termijn voor toezichthoudende inspecties.

PSD2 / PSD3 en de verordening betaaldiensten

De richtlijn betaaldiensten (PSD2 - Richtlijn (EU) 2015/2366) en de komende PSD3 / Payment Services Regulation voegen vereisten toe voor het bijhouden van gegevens voor betalingsdienstaanbieders:

• Bewijs van sterke klantauthenticatie (SCA) moet worden gearchiveerd.
  
• Fraudebewaking en transactielogboeken moeten worden bewaard voor audits door toezichthouders.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten het volgende bieden onveranderlijke logboeken, tijdstempels en bewijskracht voor het oplossen van geschillen.
  

EMIR: Registratie van derivaten

De Europese marktinfrastructuurverordening (Verordening (EU) 648/2012) legt bewaarplichten op aan tegenpartijen van derivaten en transactieregisters:

• Bewaartermijn: Vijf jaar na beëindiging van het contract.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten inschakelen reconstructie van transacties, integriteit garanderen en chronologische controlesporen bijhouden.
  

CSDR: Registers Effectenafwikkeling

De verordening inzake centrale effectenbewaarinstellingen (Verordening (EU) 909/2014) vereist het bewaren van afwikkelings- en deelnemersgegevens:

• Technische vereisten: Archieven moeten het volgende garanderen authenticiteit, onveranderlijkheid en toegankelijkheid op lange termijnervoor zorgen dat toezichthoudende autoriteiten de afwikkelingsgeschiedenis kunnen verifiëren.
  

MAR: Bewijs van marktmisbruik

De verordening marktmisbruik (Verordening (EU) 596/2014) verplicht bedrijven om te archiveren:

• Insiderlijsten.
  
• Melding van verdachte transacties.
  
• Records van marktcommunicatie.
  
• Technische vereisten: Archieven moeten onveranderlijk, met tijdstempels en fraudebestendig, zodat het bewijs in onderzoeken waterdicht is.
  

De kaders samenbrengen

Uit al deze regelingen komen gemeenschappelijke verplichtingen naar voren:

• Integriteit en authenticiteit (MiFID II, AML, DORA, eIDAS 1 & 2, MAR).
  
• Onwijzigbare archieven met tijdstempel (MiFID II, PSD2/PSD3, MAR).
  
• Controlesporen en het genereren van bewijs (AML, DORA, CRR/CRD IV, EMIR, CSDR).
  
• Behoud van digitale handtekeningen (eIDAS 1).
  
• Tamper-evidente, QTSP-beveiligde archieven (eIDAS 2).
  
• Gestructureerd bewaren en toegankelijkheid van gegevens (Solvabiliteit II, CRR/CRD IV).
  
• Balanceren tussen naleving en privacyrechten (GDPR).
  

Conclusie

Voor financiële instellingen is digitale archivering een kernverplichting geworden. Toezichthouders verwachten van instellingen dat ze kunnen aantonen dat records:

• Onveranderlijk en met tijdstempel (MiFID II, MAR, PSD2).
  
• Snel terug te vinden en controleerbaar (AML, EMIR, CRR/CRD IV).
  
• Bewaard met volledige bewijskracht (DORA, eIDAS 1).
  
• Cryptografisch verzegeld en fraudebestendig (eIDAS 2).
  
• Veilig beheerd met privacywaarborgen (GDPR).
  
• Gestructureerd en toegankelijk voor beoordeling door toezichthouders (Solvabiliteit II, CSDR).
  

gekwalificeerde elektronische archivering (QeA) beantwoordt aan deze vereisten door te combineren:

• Onveranderlijkheid en onweerlegbaarheid door het genereren van bewijs en cryptografische verzegeling.
  
• Tijdstempeling en vernieuwing voor de geldigheid van handtekeningen op de lange termijn.
  
• Audit trails en snel terugvinden voor gereedheid als toezichthouder.
  
• QTSP-toezicht voor wettelijke erkenning en vertrouwen.
  
• Configureerbaar retentiebeleid op één lijn te brengen met zowel wettelijke mandaten als GDPR-principes.
  

Uiteindelijk stelt QeA financiële instellingen in staat om te voldoen aan convergerende Europese regelgevingsvereisten en tegelijkertijd het vertrouwen en de veiligheid in de digitale interne markt te versterken - het eigenlijke doel van eIDAS. Zie referentie Europese Commissie.