Mise à niveau de Documentum chez Crelan

Collaboration afin que les systèmes ECM critiques ne deviennent pas "critiques".

Crelan et Docbyte ont rapidement mis à jour Documentum.

Qui : Une banque coopérative avec plus de 288 000 clients qui sont copropriétaires. Leur système de gestion de contenu électronique, Documentum, actif depuis 2009, avait besoin de quelques mises à jour.

Défi : Les versions de Documentum faisaient toutes l'objet d'un support étendu et n'étaient plus supportées de manière optimale, atteignant la fin de leur cycle de vie. Crelan ne voulait pas commencer à partir de zéro. 

Solution Docbyte : Mise à niveau majeure du système vers la version la plus récente de Documentum.

Résultats : Docbyte a été chargé de mener à bien l'ensemble du projet sans interruption des systèmes.

Article complet :

Crelan est une banque coopérative qui compte plus de 288 000 clients copropriétaires. En tant que banque coopérative, Crelan souhaite aborder les choses différemment en étant en contact étroit avec ses clients. Cela signifie que l'institution s'efforce continuellement de disposer des meilleurs systèmes. Leur système de gestion de contenu électronique, Documentum, actif depuis 2009, a très bien fonctionné, mais des changements étaient nécessaires pour que tout se passe bien.

Le défi

Le défi était que les versions de Documentum, qui fonctionnaient encore à la mi-2015, faisaient toutes l'objet d'un support étendu. Les versions en cours n'étaient plus supportées de manière optimale et arrivaient à la fin de leur cycle de vie. Crelan ne voulait pas repartir de zéro, car il n'y avait ni budget ni personnel pour cela. De plus, les connaissances sur le système avaient été perdues car, au fil des ans, différentes personnes externes avaient travaillé sur le système et ne travaillaient plus chez Crelan. Afin de réduire les coûts au minimum, des mesures ont été prises immédiatement. Crelan a résolument choisi de passer à Documentum 7.2.

La solution

L'ensemble du projet, qui devait coordonner différents départements, a été géré par Anita Rubbrecht. Elle se souvient : "En raison de l'impact du système sur l'organisation, il était très clair que beaucoup de choses devaient se passer en peu de temps et que nous n'avions pas de temps à perdre. En interne, nous ne pouvions techniquement pas réaliser cette opération, car nous ne disposions plus de l'expertise nécessaire, et nous avons donc cherché une autre solution. Même sans comparaison avec d'autres parties, nous avons résolument choisi Docbyte parce que nous avions confiance en leur expertise pour réaliser ce projet rapidement et avec précision, sur la base de leur expérience et de leurs références."

Nous avons commencé ce projet en septembre 2015, et nous avons principalement veillé à ce que tout reste efficace et fonctionnel, car Crelan ne peut pas se permettre que son système s'arrête de fonctionner, même pour une milliseconde. La livraison a suivi en décembre 2015, pour l'environnement DEV, de test, d'acceptation et de production. Tout ce qui n'était pas utilisé a été retiré afin que l'environnement puisse fonctionner de manière similaire et stable. Une prouesse réalisée en seulement trois mois.

Un environnement stable grâce à une collaboration stable

Après avoir mené à bien le projet, Anita Rubbrecht porte un regard positif sur la collaboration. Tout fonctionne comme prévu et Crelan est très satisfait de la collaboration avec le personnel de Docbyte : "On est toujours nerveux à l'idée de commencer quelque chose comme ça, mais grâce à l'équipe proactive, flexible, compétente et professionnelle de Docbyte, nous nous sommes rapidement sentis à l'aise".

De plus, pour Docbyte, il ne s'agit pas d'un "feu et d'un oubli", car la collaboration comprend implicitement une formation pour les employés qui travaillent avec le logiciel au quotidien. Sans parler du service d'assistance qui, en cas de problème, apporte des solutions en moins d'une demi-heure.

Vous avez un projet en tête et vous avez besoin d'expertise ? N'hésitez pas à nous contacter via hello@docbyte.com ou via notre formulaire de contact.