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Solution d'archivage numérique et de partage de documents pour un environnement de travail meilleur et plus efficace.
Qui : Société de transport maritime navires à vapeur sur 170 lignes maritimes à destination de 400 ports différents dans le monde entier, avec 18 000 employés.
Défi : 770 m2 d'espace consacré aux archives papier. Comment résoudre ce problème d'archivage physique à l'échelle mondiale ?
Solution Docbyte : Archivage numérique
Résultats : Tout le monde peut partager et collaborer sur des documents.
Outil d'archivage parfait : toutes les informations sur les clients sont accessibles à tous 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Un système central d'archivage de l'information.
Facilité d'utilisation et productivité accrues, gain de temps, concentration sur le travail principal, moins de frustration.
Article complet :
428 CMA-CGM Les navires de CMA-CGM naviguent sur 170 lignes maritimes vers 400 ports différents dans le monde entier. Avec 18 000 employés dans 150 pays, répartis dans 650 agences, CMA-CGM est un acteur majeur du transport maritime commercial. Anvers est un centre d'activité important pour la société et compte plus de 230 personnes qui traitent chaque jour des informations importantes, sur papier et sous forme numérique. Le temps du changement est-il venu ?
Des archives qui ne cessent de s'enrichir
Lorsque le site d'Anvers a dû déménager, l'avenir des archives physiques a fait l'objet d'un débat. Le secteur du transport maritime international est extrêmement avide de documents et les documents officiels et commerciaux doivent être conservés à portée de main. Rien que dans le bureau d'Anvers, il y avait un nombre impressionnant de documents officiels. 770 m2 d'espace consacré aux archives papier. À l'échelle mondiale, ces chiffres sont encore plus stupéfiants. Les solution doit bien entendu pouvoir être utilisé non seulement par le bureau d'Anvers.
Plus de papier, plus de numérique.
Docbyte a introduit DocuShare comme solution parce que, outre la possibilité de partager et de collaborer sur des documents avec tous les membres du département, cette solution s'est avérée être la solution idéale. archivage outil. Toutes les informations relatives à un client, telles que les courriels, la correspondance importante, les documents (souvent au format PDF), etc. sont désormais archivées par client et sont accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à tous les collègues. Il en résulte un référentiel d'information central et un système d'archivage central. Il vous suffit d'appuyer sur un bouton pour accéder au système (grâce aux options d'intégration de la sécurité), ce qui vous offre des fonctionnalités et des options de recherche beaucoup plus élaborées.
Le projet pilote : les vieilles habitudes se perdent-elles ?
Global Accounts, où Monique Somers a lancé le projet pilote initial à CMA-CGM, est rapidement devenu le précurseur et archive tout numériquement depuis 2015.
Le secteur du transport maritime est l'un des plus anciens et des plus traditionnels et il y avait bien sûr une certaine réticence à utiliser un nouveau système. Même certains membres de l'équipe Global Accounts ressentent encore parfois le besoin de conserver un petit dossier contenant les informations imprimées. D'une manière générale, il y a encore trop d'impressions inutiles. Il vaut mieux s'en tenir aux documents importants (juridiques) et n'utiliser l'imprimante qu'en cas de besoin réel.
Monique Somers a commenté : "Les réactions des utilisateurs du projet pilote sont globalement très positives. Les avantages qui reviennent le plus souvent sont les suivantes :
- Facilité d'utilisation
- Gain de temps
- Augmentation de la productivité
- Plus d'attention portée au travail principal
- Moins de frustration
On pourrait penser que c'est évident, mais des années de travail dans un système X ne signifient pas que l'on passe facilement au système Y. À moins que les avantages ne soient prouvés, ce qui était le cas.
Communiquer et vendre.
C'est pourquoi ce projet pilote à CMA-CGM était si précieux. Les résultats seront évidents, mais la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise devra être vendue au reste de l'organisation, sur la base de preuves claires. Ce qui nous amène à une partie importante des principes de base de la mise en œuvre de nouvelles solutions : communiquer, communiquer, communiquer. Trop souvent, des projets brillants qui peuvent aider considérablement une entreprise à améliorer ses services et ses activités échouent par manque de compréhension ou d'information sur les avantages qu'ils présentent pour la charge de travail quotidienne.
Il incombe donc à l'équipe de direction de convaincre tous les employés des avantages qu'une nouvelle solution peut apporter. Non pas à l'aide de chiffres, mais en apportant la preuve concrète qu'elle fonctionne mieux.
Vous envisagez de remplacer vos archives papier par des archives numériques ? Ou vous cherchez simplement à optimiser vos archives ? Obtenez plus d'informations ici.