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Comprendre l'archivage conforme à OAIS
La gestion et la préservation des données pour un accès à long terme deviennent cruciales à l'ère de l'information, où de vastes quantités de données sont créées quotidiennement. La compréhension et la mise en œuvre du système d'archivage ouvert (OAIS) et de l'archivage conforme sont fondamentales dans les secteurs fortement réglementés. Dans cet article, nous aborderons le modèle OAIS, l'importance des paquets d'informations archivistiques (AIP) dans la gestion des archives conformes à l'OAIS, ainsi que des informations archivistiques générales pertinentes pour assurer la longévité et l'accessibilité des documents numériques. Qu'est-ce que l'OAIS ? Cette norme internationale établit le modèle de référence d'un système d'information archivistique ouvert (OAIS), le définissant comme une organisation dédiée à la préservation de l'information pour une communauté donnée. Elle met l'accent sur la collaboration dans l'élaboration des normes, mais n'implique pas un accès illimité. La norme fournit un cadre pour la compréhension des concepts archivistiques, permet aux organisations non archivistiques de s'engager dans la préservation, facilite la comparaison des architectures d'archives et guide le développement de stratégies de préservation à long terme. Elle soutient également le consensus sur la préservation de l'information numérique, encourage l'élargissement du marché et oriente la création de normes liées à l'OAIS. Des informations détaillées sur la portée et l'application sont disponibles dans les sous-clauses 1.1 et 1.2 de la publication CCSDS qui l'accompagne. Le modèle OAIS Le modèle OAIS décrit plusieurs concepts et rôles clés. Il définit de manière générale les "informations archivistiques", y compris les données conservées par les archives et les métadonnées nécessaires à la compréhension des données (contexte et structure). Au cœur du modèle OAIS se trouvent six responsabilités principales. [L'entité fonctionnelle Ingest, appelée "Ingest", gère l'acceptation des paquets d'information de soumission (SIP) des producteurs, effectue l'assurance qualité et crée des paquets d'information d'archives (AIP) conformes aux normes de l'archive. Ses fonctions garantissent la préparation et le stockage continus du contenu dans les archives. L'entité fonctionnelle Stockage des archives, identifiée comme "Stockage des archives", est responsable du stockage, de la maintenance et de la récupération des paquets d'informations archivistiques (PIA). Ses fonctions comprennent la réception des PRA à partir de l'ingestion, leur ajout au stockage permanent, la gestion de la hiérarchie de stockage, le rafraîchissement des supports de stockage, la réalisation de contrôles d'erreurs, la garantie de la reprise après sinistre et la livraison des PRA pour les ordres d'accès. L'entité fonctionnelle Gestion des données, désignée sous le nom de "Gestion des données", est chargée d'alimenter, de maintenir et d'accéder aux informations descriptives et aux données administratives dans les archives. Ses fonctions englobent l'administration de la base de données des archives, les mises à jour, l'exécution des requêtes et la production de rapports à partir des données de gestion des données. L'entité fonctionnelle "Administration" gère le fonctionnement général du système d'archivage, y compris la négociation des accords de soumission, l'audit des soumissions, la maintenance de la configuration du système, l'ingénierie pour l'amélioration, le contrôle de l'inventaire et l'assistance à la clientèle. Elle est également chargée d'établir et de maintenir les normes et les politiques d'archivage. L'entité fonctionnelle Preservation Planning, appelée "Preservation Planning", garantit l'accessibilité et la compréhension à long terme des informations stockées dans l'OAIS. Ses fonctions comprennent l'évaluation du contenu des archives, la recommandation de mises à jour et de migrations, l'élaboration de normes, la fourniture de rapports d'analyse des risques, le suivi des changements technologiques et la conception de modèles de dossiers d'information. En outre, elle contribue aux objectifs de migration de l'administration par le biais de plans détaillés et de prototypes. L'entité fonctionnelle "Accès" facilite la découverte, la description, la localisation et l'accès des consommateurs à l'information au sein de l'OAIS. Ses fonctions comprennent la réception et le traitement des demandes des consommateurs, la mise en œuvre des contrôles d'accès, la coordination de l'exécution des demandes, la production de réponses telles que des paquets d'informations de diffusion, des réponses à des requêtes et des rapports, et la fourniture de ces réponses aux consommateurs. En assumant ces responsabilités, une organisation peut être considérée comme conforme à l'OAIS. Cette conformité indique aux parties prenantes que l'organisation dispose d'un système solide pour préserver de manière fiable l'information numérique. Pourquoi vous avez besoin d'un AIP pour avoir des archives conformes à l'OAIS La clé du modèle OAIS est le concept d'Archival Information Package (AIP). Un AIP est une compilation d'un objet de données, de ses métadonnées descriptives et de tout autre matériel nécessaire à la préservation durable de son contenu informatif. Il contient tout ce qui est nécessaire pour gérer, référencer et comprendre l'ensemble de données. On ne saurait trop insister sur l'importance des AIP dans l'archivage conforme à l'OAIS - ils constituent l'épine dorsale du système d'archivage, garantissant que les données restent authentiques, fiables et utilisables. Ce que signifie être conforme à l'OAIS (avec AIP) Être conforme à l'OAIS signifie adhérer à des normes sur la façon dont les données et les métadonnées sont conditionnées et conservées. La conformité garantit que les données sont stockées dans un format cohérent et durable auquel les technologies futures pourront accéder et qu'elles pourront comprendre. Cela implique de documenter la provenance des données, les méthodes de création et l'historique des modifications, entre autres métadonnées essentielles. Informations générales sur les archives Outre la compréhension du modèle OAIS et de l'importance des AIP, il est essentiel pour les professionnels responsables de la conservation numérique de connaître d'autres informations sur les archives. Ces informations supplémentaires sont essentielles pour les points suivants : Durabilité et évolutivité : Le système d'archivage doit se développer et s'adapter aux changements technologiques sans compromettre l'intégrité des données stockées. Considérations juridiques et éthiques : Les archivistes doivent respecter les droits d'auteur, les lois sur la protection de la vie privée et les normes éthiques d'utilisation et d'accès aux données. Méthodes de conservation : Il est essentiel de se familiariser avec les différentes stratégies de conservation, telles que l'utilisation de dépôts numériques fiables, le rafraîchissement périodique des supports et la migration technologique. Conclusion Il est essentiel de maîtriser l'archivage conforme à l'OAIS pour garantir la préservation et l'accessibilité à long terme de l'information numérique. En s'appuyant sur le modèle OAIS et en consolidant les archives conformes à l'OAIS, les gestionnaires de données et les archivistes peuvent préserver la durée de vie de l'information dans un environnement technologique en constante évolution. La conformité à l'OAIS est une réalisation technique et un engagement à préserver le passé et à garantir le patrimoine intellectuel de l'avenir. À retenir : Comprendre et mettre en œuvre le modèle OAIS pour assurer la préservation des données. Assurer la conformité à l'OAIS pour garantir l'intégrité et l'accessibilité des données à long terme. Conserver des informations générales sur les archives pour rester en conformité avec l'évolution des normes. En armant vos pratiques d'archivage de la conformité OAIS, vous faites un pas important vers une gestion responsable et durable des données.
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Une stratégie d'archivage numérique est utilisée pour stocker, organiser, gérer, protéger et partager les documents numériques d'une entreprise, selon des règles définies par l'entreprise elle-même. C'est une alternative essentielle pour garder toutes les données numérisées en ordre, disponibles et accessibles selon des spécifications de contrôle d'accès. Ce service est devenu indispensable de nos jours, en raison du volume de documents numériques, de données, d'images, etc. Pour bénéficier de tous les avantages de ce service, il est essentiel de mettre en œuvre certaines bonnes pratiques spécifiques qui requièrent une attention particulière. Pour profiter de tous les avantages de ce service, il est essentiel de mettre en œuvre certaines bonnes pratiques spécifiques qui requièrent une attention particulière. Dans cette optique, nous avons dressé une liste des principaux points d'attention pour prendre soin de vos archives numériques de la manière la plus pratique et la plus efficace possible. À consulter ! Pourquoi compter sur des archives numériques dans votre entreprise ? La mise à jour permanente des systèmes informatiques et l'adoption continue de nouvelles technologies sont des éléments qui motivent l'utilisation d'un tel service. Cependant, disposer d'archives est encore plus intéressant grâce aux avantages obtenus. Voici pourquoi il vaut la peine de recourir à ce type de système ! Comment améliorer votre stratégie d'archivage numérique en 3 étapes ? Utiliser votre solution d'archivage pour un maximum d'usages Une bonne solution d'archivage peut être utilisée pour plusieurs cas d'usage, et pas seulement pour l'archivage de documents. Au lieu de représenter un coût, par exemple pour des raisons de conformité, elle vous permettra d'obtenir un retour sur investissement positif et vous aidera à réaliser des économies perpétuelles. Une bonne solution d'archivage peut être utilisée pour Archiver la correspondance avec les clients (par exemple, conformité MiFID II) Archiver les documents pour des raisons de conformité, par exemple, gérer les périodes de conservation Déclasser ou retirer des applications dont vous devez conserver les documents et les données pour des raisons de conformité (et offrir une vue sur ces informations) Préservation à long terme des signatures et des sceaux 2. Investissez dans une solution en nuage Votre solution d'archivage sera souvent utilisée pour sauvegarder les documents vitaux de votre entreprise (et si vous ne le faites pas, vous devriez envisager d'avoir au moins une copie de vos documents vitaux dans la solution d'archivage). Par conséquent, ce n'est pas une bonne idée d'avoir cette solution au même endroit ou dans le même centre de données que vos systèmes opérationnels. En cas de catastrophe, les documents vitaux de votre entreprise seront en sécurité s'ils sont stockés dans une solution d'archivage en nuage. En outre, la sécurité des fournisseurs de solutions en nuage surpasse celle que la plupart des entreprises peuvent mettre en œuvre. Votre solution d'archivage doit évoluer avec les besoins de votre groupe d'utilisateurs, c'est-à-dire que les données doivent être exposées via les canaux appropriés et affichées conformément aux exigences de vos utilisateurs. Conseil supplémentaire : Utilisez une solution d'archivage numérique fiable Docbyte est la solution idéale pour que votre entreprise dispose d'archives numériques robustes et entièrement protégées. Les différents modules couvrent tous les aspects de la numérisation, de l'acquisition, de la classification, de la préservation, de la validation des signatures, etc. jusqu'à la réalisation d'audits. Il s'agit donc d'une solution d'archivage efficace, sûre et hautement stratégique. Dans l'environnement professionnel actuel, le numérique est omniprésent : la communication numérique par courrier électronique ou par les réseaux sociaux (d'entreprise) augmente, les solutions financières sont de plus en plus numérisées et les dossiers médicaux des patients sont numérisés et accessibles à tous les professionnels et à tous les patients. Il en résulte une quantité croissante d'informations et de documents numériques qui doivent être gérés. Pour gérer ces nouveaux actifs, les entreprises s'appuient généralement sur des systèmes de gestion documentaire et d'EIM, ou sur d'autres plateformes. Cependant, la valeur juridique des informations est toujours menacée et oblige les entreprises à conserver le fardeau du papier. Découvrez les principes clés et les opportunités d'eIDAS et lisez les exigences en matière d'archivage qualifié dans le livre blanc gratuit ci-dessous :