Waarom je een AIP nodig hebt om een OAIS-conform archief te hebben

Table of Content

Een Open Archive Information System (of OAIS) is een archief, bestaande uit een organisatie van mensen en systemen, die de verantwoordelijkheid op zich heeft genomen om informatie te bewaren en beschikbaar te stellen aan een Designated Community.


Het OAIS-model kan worden toegepast op verschillende bestanden, bijv. open, gesloten, beperkte, “obscure” of bedrijfseigen toegang.


Informatie die wordt gearchiveerd wordt geacht “lange termijn bewaring” nodig te hebben, zelfs als het OAIS zelf niet permanent is.


“Lange termijn” is lang genoeg om je zorgen te maken over de impact van veranderende technologieën, inclusief ondersteuning voor nieuwe media en dataformaten, of een veranderende gebruikersgemeenschap.

“Lange termijn” kan voor onbepaalde tijd worden verlengd.


De OAIS definieert een lange tijdsperiode als elke periode die beïnvloed kan worden door veranderende technologieën en de verandering van “Designated Community”, d.w.z. elke groep consumenten die in staat is de informatie te begrijpen.


Deze periode kan onbepaald zijn. Het bestand definieert de gemeenschap en die definitie ligt niet vast.


De omgeving en het OAIS-informatiemodel:

De OAIS-omgeving omvat de interactie tussen vier entiteiten: informatieproducenten, informatieconsumenten (of de Designated Community), administratie en het archief zelf.


De beheerscomponent van de OAIS-omgeving is geen entiteit die het dagelijkse onderhoud van een bestand uitvoert, maar eerder een persoon of groep die het beleid bepaalt voor de inhoud van de bestanden.


Het OAIS-model definieert ook een informatiemodel. Fysieke of digitale items die informatie bevatten, staan bekend als dataobjecten.


Leden van de aangewezen gemeenschap van een archief moeten in staat zijn om de informatie in een dataobject te interpreteren en te begrijpen vanwege de gevestigde kennisbasis of met behulp van aanvullende “proxy-informatie” die bij het dataobject wordt geleverd.


Op de markt voor informatiebeheer zijn er oplossingen die documenten uit een ECM-, EIM- of ERP-systeem halen en ze opslaan in archiveringsdatabases.


Om het doel van waardebehoud te bereiken, moeten alle archiveringsoplossingen de levenscyclus van het document document documenteren en contextuele informatie verzamelen.


Wat bij de meeste van deze oplossingen ontbreekt, is het maken van een Archival Information Package (AIP) dat de kern vormt van een OAIS-conforme oplossing. Een AIP is een digitaal object dat gbewaart al deze informatie en maakt het mogelijk om deze op lange termijn te bewaren.

Hoe kun je hieraan voldoen?


 Docbyte’s digitale archiveringsoplossing bevat een OAIS inleiding die u toelaat om OAIS-conforme AIP’s te creëren en zo te voldoen aan de regelgeving zoals de Belgische Digitale Wet.


De voordelen van deze digitale archiveringsoplossing zijn de volgende:

  • Garandeer authenticiteit door metadata-extractie en -validatie
  • Zorg voor integriteit door fixiteitscontroles en tijdstempels
  • Zorg voor leesbaarheid door formaatidentificatie en conversie
 
Alle metadata die tijdens dit proces worden verzameld of gegenereerd, worden samengevoegd in een XML-bestand dat voldoet aan de meest recente standaarden voor metadatabeheer, zoals METS en PREMIS.


Met de OAIS Primer kun je ook de preserveringsplanning omdat het u een overzicht geeft van de formaten die in uw archief aanwezig zijn.


Op regelmatige basis kun je de bestandsformaten in je archief controleren, ze documenteren en beslissen om ze te converteren naar een nieuw bestandsformaat.


Conclusie:


 A digitale archiveringsoplossing kan de creatie en het beheer van een AIP niet missen, aangezien dit verplicht is om documenten wettelijk te bewaren volgens de Belgische wetgeving.


Wil je meer weten? Stuur ons een bericht via hello@docbyte.com en dan kijken we samen hoe we je kunnen helpen om dit doel te bereiken.

Contact Us

At Docbyte, we take your privacy seriously. We’ll only use your personal information to manage your account and provide the products and services you’ve requested from us.

Are you interested in contributing to our blog?

Docbyte

Kortrijksesteenweg 1144 B

9051 Gent

Belgium

VAT: BE0880119503

Phone: +32 9 242 87 30

GDPR