Documentbeheer- Digitaal Archief
Ondersteuning van de processen voor:
- creatie,
- productie,
- distributie en
- opslag van documenten.
Wanneer Document Management:
- Opzetten van 1 uniek dossier
- Verbeteren van structuur en vindbaarheid van documenten
- Versiebeheer en revisieproces van documenten is belangrijk
Typische kenmerken van een DMS (Document Management Systeem):
- Moet snel kunnen wijzigen met veranderende behoeften en processen
- Flexibele organisatie van dossiers of zoekcriteria
- Enkelvoudige opslag, Meervoudig gebruik
- Procesinformatie is opgeslagen in de gekoppelde procestoepassing
- Vaak monolithische oplossing
- Opgeslagen informatie kan enkel via het DMS op een verstaanbare manier geïnterpreteerd worden
Typische functionaliteiten van een DMS:
- Versiebeheer
- Check-in/-out
- Rechtenbeheer
- Opslag
Aangewezen voor:
- Kwaliteitsdocumenten
- Controlled documents
- Technische documentatie
- Handboeken
- SOP, TDS, MSDS, enz.
Digitaal Archief:
Doelstellingen Digitaal Archief: Duurzaam borgen van de informatie.
- Beheer vernietiging of overdracht
- Bewaren toegankelijkheid
- Authenticiteit bewaken
- Origine aantonen
- Leesbaarheid garanderen
Wanneer archiveren:
- Er zijn risico’s verbonden aan het verlies van bepaalde informatie
- Er bestaan wettelijke verplichtingen met betrek tot bewaren van bepaalde documenten
- Cultuur-historische waarde van informatie
- Verantwoording kan vereist zijn bij bepaalde besluitvorming
- Bewijskracht van de informatie is van belang
- De informatie is kritisch voor het overleven van de organisatie (Vital Records).
Typische kenmerken van een Digitaal Archief:
- Wordt niet noodzakelijk geïmpacteerd door wijzigende behoeften in de dagelijkse operationele processen
- Stabiele archiefstructuur en metadata
- Meervoudig gebruik = Meervoudige opslag
- Procesinformatie wordt opgeslagen in het archief
- Modulaire oplossing, waarbij modules vaak vervangbaar zijn
- Informatie wordt opgeslagen in informatiepakketten die toelaten om het archief opnieuw op te bouwen in geval van calamiteit
Typische functionaliteiten van een Digitaal Archief:
- Ingest
- Opslag in “Information Packages”
- Preservation Management
- Submission agreement
Aangewezen voor:
- Klantencommunicatie (in -en uitgaand)
- Digitale contracten
- Documenten met een bewaartermijn
- Medische informatie
- Kritische bedrijfsinformatie
Kwaliteitscriteria?
Er bestaan geen kwaliteitscriteria voor Document Management Systemen. Iedereen mag een oplossing ontwikkelen en dat een Document Management Systeem noemen. Er zijn geen vaste vereisten inzake functionaliteiten.
Voor archiveringsoplossingen is dat andere koek. Er bestaan een hele resem ISO-, AFNOR, ETSI, Nestor, enz. normeringen. Correct archiveren kan je alleen maar als je dat volgens de regels van de kunst doet.
De bekendste norm in deze context is de ISO 14721 of de OAIS-norm.
Het OAIS-schema
Wat nu?
Het is duidelijk dat digitaal documentbeheer andere doelstellingen heeft dan digitaal archiveren. In sommige gevallen zijn de functionele vereisten en de functionaliteiten geboden door een DMS en Digitale archiefoplossingen conflicterend.
Wat blijkt in de praktijk?
De meeste documentbeheeroplossingen werden initieel ontwikkeld om te werken rond het document; Het document an sich was het onderwerp, vandaar het belang van de basis DMS functionaliteiten zoals metadata, versiebeheer, check-in/-out, enz.
Maar, in de loop der jaren werden die documentbeheersystemen ook vaak gekoppeld aan eerder procesgerichte toepassingen en in zo’n context is een DMS vaak niet de meest geschikte oplossing.
Erger nog, vaak zou er beter geopteerd worden voor een digitaal archief, waar ook de procesinformatie in bewaard wordt, aangezien de informatie na opslag toch meestal niet meer gewijzigd wordt.
Hoe kan het beter?
Een betere oplossing voor veel informatie is om deze onmiddellijk op te slaan in een archief, kwestie van de informatie zo vroeg mogelijk aan de bron te capteren en het proces zo goed mogelijk auditeerbaar en onder controle te hebben.
Zeker wanneer de creatie van die informatie niet de organisatie zelf is, maar de organisatie of het bedrijf slechts de informatie ontvangt van buitenaf.
De afhandeling van die informatie kan nog steeds gebeuren binnen een zaaksysteem (case management, mid-office, ERP, enz.). Op deze manier is het makkelijker om de kwaliteit van de informatie te borgen.
Wat is er gebeurd met de Records Management systemen?
Records Management is een term uit vervlogen tijden. Het is eigenlijk een skeuomorphisme of “paper thinking”: het omzetten van een werking op papier in een digitale vorm.
Een Records Management systeem kan men beschouwen als een oplossing die vaak vooral gericht is op het opzetten van een klassement met bijhorende bewaartermijnen en metadata, waarbij men de stukken kan registreren via fiches. Fiches met metadata.
Een hedendaags digitaal archief moet natuurlijk ook in staat zijn om objecten te archiveren waar de metadata vervat zit in het bestand zelf of om louter data te archiveren.
Meer vragen over archiveren? Aarzel dan niet om ons te contacteren.
Interessante externe link: “De archivaris en digitaal documentbeheer.” (F. Boudrez)
