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Un Open Archive Information System (ou OAIS) est un archive, composé d’une organisation de personnes et de systèmes, qui a accepté la responsabilité de préserver l’information et de la mettre à la disposition d’une Designated Community.
Le modèle OAIS peut être appliqué à différents types de fichiers, par exemple à accès ouvert, fermé, restreint, “obscur” ou propriétaire.
Les informations archivées sont considérées comme devant être “conservées à long terme”, même si l’OAIS lui-même n’est pas permanent.
Le “long terme” est une période suffisamment longue pour se préoccuper de l’impact de l’évolution des technologies, y compris la prise en charge de nouveaux médias et formats de données, ou de l’évolution de la communauté des utilisateurs.
La notion de “long terme” peut être étendue indéfiniment.
L’OAIS définit une longue période comme toute période susceptible d’être affectée par l’évolution des technologies et le changement de la “communauté désignée”, c’est-à-dire tout groupe de consommateurs capables de comprendre l’information.
Cette période peut être indéfinie. Le dossier définit la communauté et cette définition n’est pas figée.
L’environnement et le modèle d’information OAIS :
La composante de gestion de l’environnement OAIS n’est pas une entité qui effectue la maintenance quotidienne d’un fichier, mais plutôt une personne ou un groupe qui définit des politiques pour le contenu des fichiers.
Le modèle OAIS définit également un modèle d’information. Les éléments physiques ou numériques qui contiennent des informations sont appelés objets de données.
Les membres de la communauté désignée d’un service d’archives doivent être en mesure d’interpréter et de comprendre les informations contenues dans un objet de données grâce à leur base de connaissances établie ou à l’aide d'”informations de substitution” supplémentaires incluses dans l’objet de données.
Sur le marché de la gestion de l’information, il existe des solutions qui extraient les documents d’un système ECM, EIM ou ERP et les stockent dans des bases de données d’archivage.
Pour atteindre l’objectif de préservation de la valeur, toutes les solutions d’archivage doivent documenter le cycle de vie du document et collecter des informations contextuelles.
Ce qui manque à la plupart de ces solutions, c’est la création d’un paquet d’informations archivistiques (A IP) qui est au cœur d’une solution conforme à l’OAIS. Un AIP est un objet numérique qui grassemble toutes ces informations et permet de les conserver à long terme.
Comment s’y conformer ?
Les avantages de cette solution d’archivage numérique sont les suivants :
- Garantir l’authenticité par l’extraction et la validation des métadonnées
- Garantir l’intégrité par des contrôles de fixité et d’horodatage
- Assurer la lisibilité par l’identification et la conversion des formats
Toutes les métadonnées extraites ou générées au cours de ce processus seront rassemblées dans un fichier XML conforme à une norme de pointe en matière de gestion des métadonnées, telle que METS et PREMIS.
L’OAIS Primer vous permettra également d’assurer la planification de la conservation puisqu’il vous donnera une vue d’ensemble des formats présents dans vos archives.
Régulièrement, vous pouvez contrôler les formats de fichiers de vos archives, les documenter et décider de les convertir dans un nouveau format de fichier.
Conclusion :
Vous souhaitez en savoir plus ? Envoyez-nous un message via hello@docbyte.com et nous verrons ensemble comment nous pouvons vous aider à atteindre cet objectif.
