Tag: documentbeheer

Digitale handtekeningen, documenten en archivering in HR: Een handleiding voor leken over eIDAS en de Belgische wetgeving

In het huidige digitale tijdperk wordt het steeds gebruikelijker om arbeidscontracten elektronisch te ondertekenen. Maar wat betekent dit voor jou als werknemer of werkgever, vooral in België? Laten we dit demystificeren met een focus op twee belangrijke juridische aspecten: de eIDAS-verordening (EU nr. 910/2014 van 23 juli 2014) en de Belgische wet (De wet van 15 januari 2018 - Wet houdende diverse bepalingen inzake werk - Loi portant des dispositions diverses en matière d'emploi, meer specifiek artikelen 18 en 19). Ondertekening Ten eerste maakt de eIDAS-verordening, in het bijzonder artikel 25, het duidelijk: een elektronische handtekening kan niet worden geweigerd in juridische omgevingen, alleen omdat deze digitaal is. Deze EU-verordening zorgt ervoor dat je digitale handtekening op een arbeidscontract net zo geldig is als een traditionele handgeschreven handtekening. Als je digitaal wilt ondertekenen, kan dat niet worden geweigerd, het moet worden geaccepteerd. Archivering Er is nog een extra laag in de Belgische wetgeving, meer bepaald artikel 16 van de wet van 3 juni 2007. Deze wet heeft het over elektronische archivering van tewerkstellingsdocumenten. Het bepaalt dat bepaalde arbeidsgerelateerde documenten, waaronder mogelijk je digitaal ondertekende contract, elektronisch moeten worden gearchiveerd. Maar niet zomaar ergens - ze moeten worden opgeslagen bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Dit betekent dat je digitaal ondertekende arbeidsovereenkomst niet alleen rechtsgeldig is, maar ook veilig is opgeslagen en opgevraagd kan worden wanneer dat nodig is. Kortom, als je in België bent en ervoor kiest om je arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen, kun je er zeker van zijn dat deze wettelijk bindend is volgens artikel 25 van de eIDAS. Bovendien vereist de Belgische wet dat deze overeenkomst, samen met andere specifieke arbeidsdocumenten, elektronisch wordt gearchiveerd bij een gecertificeerde provider, waardoor zowel de wettelijkheid als de veiligheid worden gewaarborgd. Art. 18 - 19 Hieronder volgt een overzicht en uitleg van Art. 16 dat specifiek handelt over de elektronische uitwisseling en archivering van documenten met betrekking tot tewerkstelling in België: Elektronische archivering van arbeidsovereenkomsten Een elektronische kopie van de arbeidsovereenkomst moet worden opgeslagen bij een elektronische archiveringsdienstverlener of, indien niet beschikbaar, door de werkgever zelf, waarbij moet worden voldaan aan de vereisten van het Wetboek Economisch Recht (WER) met betrekking tot gekwalificeerde elektronische archivering. Definitie van Elektronische Archiveringsdienst Zoals gedefinieerd in artikel I.18, 17° WER, is het een vertrouwensdienst die eIDAS aanvult, waarbij elektronische gegevens worden bewaard of fysieke documenten worden gedigitaliseerd, die wordt aangeboden door een verlener van vertrouwensdiensten volgens eIDAS of die wordt beheerd door een overheidsinstantie of particuliere entiteit. Kosteloos en toegankelijk voor werknemers De opslag van het contract mag geen kosten met zich meebrengen voor de werknemer, die continu toegang moet hebben tot het opgeslagen document. De bewaring is gegarandeerd tot ten minste vijf jaar na de beëindiging van het contract. Specifieke documenten voor elektronische uitwisseling en archivering Individuele rekeningen, overzichten van werknemersdiensten en uitsplitsingen van lonen. Deze mix van EU- en Belgische regelgeving laat zien hoe de wet gelijke tred houdt met technologie, zodat je digitale interacties en contracten net zo legitiem en veilig zijn als hun papieren tegenhangers. Vergeet niet dat in onze digitale wereld naleving van de wet en vertrouwen slechts een klik verwijderd zijn!