Dutch 
English 
French 
Begrijpen van OAIS-conforme archivering
Het beheren en bewaren van gegevens voor langdurige toegang wordt cruciaal in het informatietijdperk, waarin dagelijks enorme hoeveelheden gegevens worden gecreëerd. Het begrijpen en implementeren van het Open Archival Information System (OAIS) en compliant archivering is van fundamenteel belang in sterk gereguleerde sectoren. In dit artikel bespreken we het OAIS-model, het belang van Archival Information Packages (AIP) bij het onderhouden van OAIS-conforme archieven en algemene archiefinformatie die relevant is voor het waarborgen van de levensduur en toegankelijkheid van digitale records. Wat is OAIS? Deze internationale standaard stelt het referentiemodel vast voor een open archiefinformatiesysteem (OAIS) en definieert het als een organisatie die zich toelegt op het bewaren van informatie voor een specifieke gemeenschap. Het legt de nadruk op samenwerking bij de ontwikkeling van standaarden, maar impliceert geen onbeperkte toegang. De standaard biedt een kader voor het begrijpen van archivale concepten, stelt niet-archivale organisaties in staat om zich bezig te houden met conservering, vergemakkelijkt het vergelijken van archiefarchitecturen en begeleidt de ontwikkeling van lange termijn conserveringsstrategieën. Het ondersteunt ook de consensus over digitale informatiebewaring, stimuleert een grotere markt en geeft richting aan de ontwikkeling van OAIS-gerelateerde standaarden. Gedetailleerde informatie over het toepassingsgebied is beschikbaar in de subclausules 1.1 en 1.2 van de begeleidende CCSDS publicatie. Het OAIS model Het OAIS model schetst verschillende sleutelconcepten en rollen. Het definieert in grote lijnen 'archiefinformatie', inclusief gegevens die door het archief worden bewaard en de metadata die nodig zijn om de gegevens te begrijpen (context en structuur). De kern van het OAIS-model bestaat uit zes primaire verantwoordelijkheden. [De Ingest Functional Entity, aangeduid als 'Ingest', beheert de acceptatie van Submission Information Packages (SIP's) van producenten, voert kwaliteitscontroles uit en creëert Archival Information Packages (AIP's) die voldoen aan de standaarden van het archief. Deze functies zorgen voor een naadloze voorbereiding en opslag van inhoud binnen het Archief. De Archival Storage Functional Entity, geïdentificeerd als 'Archival Storage', is verantwoordelijk voor het opslaan, onderhouden en ophalen van Archival Information Packages (AIP's). De functies omvatten het ontvangen van AIP's van Ingest, het toevoegen aan permanente opslag, het beheren van de opslaghiërarchie, het verversen van opslagmedia, het uitvoeren van foutcontroles, het waarborgen van noodherstel en het leveren van AIP's voor toegangsopdrachten. De functionele entiteit Gegevensbeheer, aangeduid als "Gegevensbeheer", is verantwoordelijk voor het vullen, onderhouden en toegankelijk maken van beschrijvende informatie en administratieve gegevens binnen het Archief. De functies omvatten het beheren van de database van het Archief, het uitvoeren van updates, het uitvoeren van queries en het genereren van rapporten op basis van de gegevens van het gegevensbeheer. De functionele eenheid Administratie, met de naam 'Administratie', beheert de algemene werking van het Archiefsysteem, waaronder het onderhandelen over overeenkomsten voor indiening, het controleren van indieningen, het onderhouden van de systeemconfiguratie, het uitvoeren van technische verbeteringen, het bewaken van de inventaris en het bieden van klantenondersteuning. Deze entiteit is ook verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de normen en het beleid van het Archief. De functionele entiteit Preservation Planning, aangeduid als 'Preservation Planning', waarborgt de toegankelijkheid en begrijpelijkheid op lange termijn van in OAIS opgeslagen informatie. De functies omvatten het evalueren van de inhoud van archieven, het aanbevelen van updates en migraties, het ontwikkelen van standaarden, het leveren van risicoanalyserapporten, het monitoren van technologische veranderingen en het ontwerpen van informatiepakketsjablonen. Daarnaast draagt het bij aan de migratiedoelen van de overheid door middel van gedetailleerde plannen en prototypes. De Access Functional Entity, geïdentificeerd als "Access", faciliteert consumenten bij het ontdekken, beschrijven, lokaliseren en benaderen van informatie in het OAIS. De functies omvatten het ontvangen en verwerken van verzoeken van consumenten, het implementeren van toegangscontroles, het coördineren van de uitvoering van verzoeken, het genereren van antwoorden zoals informatiepakketten voor verspreiding, antwoorden op query's en rapporten, en het leveren van deze antwoorden aan consumenten. Door aan deze verantwoordelijkheden te voldoen, kan een organisatie worden beschouwd als OAIS-conform. Deze conformiteit geeft aan belanghebbenden aan dat de organisatie een robuust systeem heeft voor het betrouwbaar bewaren van digitale informatie. Waarom je een AIP nodig hebt om een OAIS-conform archief te hebben De sleutel tot het OAIS-model is het concept van het Archival Information Package (AIP). Een AIP is een compilatie van een dataobject, de beschrijvende metadata en alle andere materialen die nodig zijn om de informatie-inhoud duurzaam te bewaren. Het omvat alles wat nodig is om de dataset te beheren, te raadplegen en te begrijpen. Het belang van AIP's in OAIS-conforme archivering kan niet genoeg benadrukt worden - ze vormen de ruggengraat van het archiveringssysteem en zorgen ervoor dat gegevens authentiek, betrouwbaar en bruikbaar blijven. Wat OAIS (met AIP) compliant betekent OAIS compliant zijn betekent zich houden aan standaarden voor hoe data en metadata verpakt en onderhouden worden. De naleving zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen in een consistent, duurzaam formaat dat toekomstige technologieën kunnen openen en begrijpen. Dit omvat het documenteren van de herkomst van de data, creatiemethoden en wijzigingsgeschiedenis, naast andere belangrijke metadata. Algemene archiefinformatie Naast het begrijpen van het OAIS-model en het belang van AIP's, is het begrijpen van aanvullende archiefinformatie essentieel voor professionals die verantwoordelijk zijn voor digitale archivering. Deze extra informatie is cruciaal voor de volgende punten: Duurzaamheid en Schaalbaarheid: Het archiefsysteem moet groeien en zich aanpassen aan technologische veranderingen zonder de integriteit van de opgeslagen data aan te tasten. Juridische en ethische overwegingen: Archivarissen moeten zich houden aan het auteursrecht, privacywetten en ethische normen voor gegevensgebruik en toegang. Bewaringsmethoden: Het is essentieel om bekend te zijn met verschillende archiveringsstrategieën, zoals het gebruik van vertrouwde digitale opslagplaatsen, periodieke verversing van media en migratie van technologie. Conclusie Vertrouwd zijn met OAIS-conforme archivering is van het grootste belang om de langdurige bewaring en toegankelijkheid van digitale informatie te garanderen. Door gebruik te maken van het OAIS-model en OAIS-conforme archieven op te zetten, kunnen datamanagers en archivarissen de levensduur van de informatie waarborgen in een steeds veranderend technologisch landschap. Naleving van OAIS is een technische prestatie en een verplichting om het verleden te bewaren en het intellectuele erfgoed van de toekomst te waarborgen. Onthoud: Begrijp en implementeer het OAIS-model om gegevensbehoud te garanderen. Zorg voor OAIS-conformiteit voor data-integriteit en -toegankelijkheid op de lange termijn. Houd algemene archiefinformatie bij om te blijven voldoen aan veranderende standaarden. Door uw archiefpraktijken te wapenen met OAIS-compliance, zet u een belangrijke stap in de richting van verantwoordelijk en duurzaam databeheer.
Begin hier met uw digitale archiveringsstrategie [Whitepaper].
Een digitale archiveringsstrategie wordt gebruikt om de digitale documenten van een bedrijf op te slaan, te organiseren, te beheren, te beschermen en te delen, met regels die door het bedrijf zelf zijn gedefinieerd. Het is een essentieel alternatief om alle gedigitaliseerde gegevens op orde, beschikbaar en toegankelijk te houden volgens specificaties voor toegangscontrole. Deze service is tegenwoordig onmisbaar geworden door de enorme hoeveelheid digitale documenten, gegevens, afbeeldingen, enz. Om te profiteren van alle voordelen van deze service, is het essentieel om een aantal specifieke best practices te implementeren die speciale aandacht vereisen. Met dat in gedachten hebben we een lijst gemaakt met de belangrijkste aandachtspunten om zo praktisch en efficiënt mogelijk voor je digitale archief te zorgen. Bekijk! Waarom vertrouwen op een digitaal archief in uw bedrijf? De voortdurende updates van IT-systemen en de voortdurende toepassing van nieuwe technologie zijn punten die het gebruik van een dergelijke dienst motiveren. Het hebben van een archief is echter nog interessanter dankzij de verkregen voordelen. Hier lees je waarom het de moeite waard is om een beroep te doen op dit type systeem! Hoe verbeter je je digitale archiveringsstrategie in 3 stappen? Gebruik je archiveringsoplossing voor zoveel mogelijk doeleinden Een goede archiveringsoplossing kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt en niet alleen voor het archiveren van documenten. In plaats van een kostenpost te zijn, bijvoorbeeld puur omwille van compliance, zorgt het voor een positieve ROI en helpt het u om blijvende kostenbesparingen te realiseren. Een goede archiveringsoplossing kan worden gebruikt voor: Het archiveren van klantcorrespondentie (bijv. MiFID II compliance) Het archiveren van documenten omwille van compliance, bijv. het beheren van bewaartermijnen Het buiten gebruik stellen of buiten gebruik stellen van applicaties waarvan je de documenten en data moet bewaren omwille van compliance (en het bieden van inzage in die informatie) Het langdurig bewaren van handtekeningen en zegels 2. Investeer in een cloudoplossing Uw archiveringsoplossing zal in veel gevallen worden gebruikt voor het veiligstellen van de vitale documenten van uw bedrijf (en als u dat niet doet, moet u eraan denken om op zijn minst een kopie van uw vitale documenten in de archiveringsoplossing te hebben). Bijgevolg is het geen goed idee om die oplossing op dezelfde locatie of in hetzelfde datacenter te hebben als je operationele systemen. In het geval van een calamiteit zijn de vitale gegevens van uw bedrijf veilig als ze zijn opgeslagen in een cloud archiveringsoplossing. Bovendien overtreft de beveiliging van cloudproviders de beveiliging die de meeste bedrijven kunnen implementeren. Houd uw oplossing "in vorm" Uw archiveringsoplossing moet evolueren met de behoeften van uw gebruikersgroep, d.w.z. de gegevens moeten via de juiste kanalen worden ontsloten en worden weergegeven in overeenstemming met de vereisten van uw gebruikers. Bonustip: Gebruik een betrouwbare digitale archiveringsoplossing Docbyte is een ideale oplossing voor uw bedrijf om een robuust en volledig beschermd digitaal archief te hebben. De verschillende modules dekken alles van digitalisering, ingest, classificatie, bewaring, handtekeningvalidatie, enz. tot het uitvoeren van audits. Het resultaat is een efficiënte, veilige en zeer strategische archiveringsoplossing. In de hedendaagse bedrijfsomgeving is digitaal overal; digitale communicatie via e-mail of (bedrijfs)sociale netwerken neemt toe, financiële oplossingen worden steeds meer gedigitaliseerd en medische patiëntendossiers worden gedigitaliseerd en zijn toegankelijk voor alle professionals en patiënten. Dit resulteert in een toenemende hoeveelheid digitale informatie en documenten die beheerd moeten worden. Om deze nieuwe bedrijfsmiddelen te beheren, vertrouwen bedrijven meestal op documentbeheer- en EIM-systemen of andere platforms. De juridische waarde van de informatie is echter nog steeds in gevaar en dwingt bedrijven om de papierlast te behouden. Ontdek de belangrijkste principes en mogelijkheden van eIDAS en lees meer over de gekwalificeerde archiveringsvereisten in de gratis whitepaper hieronder: