Tag: D

GDPR- en MiFID II-conforme archivering

De juridische aspecten van gegevensarchivering worden steeds complexer door regelgeving zoals de GDPR en MiFID II. Wetten op het gebied van gegevensprivacy en -bescherming hebben de manier waarop organisaties archivering aanpakken gestandaardiseerd om naleving te garanderen. De grote vraag is dus hoe je GDPR- en MiFID II-compliant blijft bij het archiveren. We bieden praktische richtlijnen en een checklist om ervoor te zorgen dat je archiveringspraktijken voldoen aan de wettelijke normen. GDPR die van invloed zijn op digitale archivering en hoe uw archiveringsoplossing deze uitdagingen moet aanpakken. Inzicht in het landschap Archivering, een van de meest fundamentele onderdelen van gegevensbeheer, staat op gespannen voet met de principes van GDPR vanwege historische inconsistenties in het beleid voor gegevensbewaring en technologische beperkingen. GDPR, met zijn strenge eisen voor dataminimalisatie, toegangscontroles en het recht om vergeten te worden, creëert een uitdaging bij het digitaal archiveren. Ook MiFID II, met zijn bepalingen voor tekstarchivering, biedt specifieke uitdagingen en kansen binnen de financiële sector. Waarom traditionele archivering vaak niet voldoet Traditioneel zijn e-mail- en gegevensarchiveringsoplossingen niet ontworpen om gegevens te beheren in overeenstemming met de GDPR- en MiFID II-vereisten. Ze zijn ontworpen om gegevens op te slaan, niet om gegevens te minimaliseren. Hun inflexibele structuren missen vaak de granulaire toegangscontroles en verwijderingsmechanismen die nu verplicht zijn, waardoor ze niet kunnen voldoen aan de eisen van moderne privacy- en financiële regelgeving. GDPR bewaartermijn: Hoe lang is te lang? Een van de meest uitdagende aspecten van GDPR-compliance is het bepalen van de juiste bewaarperiode voor verschillende soorten gegevens. De regelgeving stelt dat gegevens alleen mogen worden bewaard als dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. GDPR schrijft geen specifieke tijdslimieten voor het bewaren van gegevens voor. In plaats daarvan schrijft de verordening voor dat gegevens alleen mogen worden bewaard zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Navigeren door GDPR-compliance bij archivering Om GDPR-compliance bij archivering te bereiken, moet je oplossing over een aantal cruciale functies beschikken. Robuuste beveiligingsmaatregelen zijn nodig om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit vereist de implementatie van moderne encryptiemethoden, zoals multi-factor authenticatie, veilige protocollen voor gegevensoverdracht en toegangscontroles. Deze maatregelen beschermen gegevens en voldoen aan het verantwoordingsbeginsel onder GDPR door aan te tonen dat je organisatie gegevensbescherming serieus neemt. Bovendien helpen versleuteling en pseudonimisering gegevens te beveiligen door ze onidentificeerbaar te maken zonder dat er extra informatie apart wordt bewaard. Op die manier kunnen bedrijven het algehele risico dat gepaard gaat met gegevensverwerking verkleinen. Gegevensminimalisatie en -retentie Automatisch retentiebeleid en granulaire toegangscontroles staan centraal bij het beheren van GDPR-compliant gegevens. Hiermee kun je de duur van dataretentie bepalen en de toegang tot persoonlijke gegevens binnen het archief beperken tot degenen met een legitieme behoefte op basis van het principe van de minste privilege. Het bovenstaande moet worden bijgehouden in een uitgebreide Record of Processing Activities (ROPA). Dit is een vereiste van de GDPR en dient als een essentieel hulpmiddel voor verantwoording en beoordeling. ROPA-documenten moeten gedetailleerde informatie bevatten over alle verwerkingsactiviteiten en op verzoek beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende autoriteiten. Om ervoor te zorgen dat ROPA wordt nageleefd: Log alle verwerkingsactiviteiten, ongeacht de schaal Regelmatig ROPA bijwerken om wijzigingen in gegevensverwerkingspraktijken te weerspiegelen Zorg ervoor dat ROPA gemakkelijk toegankelijk is voor audits en inspecties Uw archiveringssysteem moet een bekwame navigator zijn voor de personen die op zoek zijn naar hun gegevens. Het moet eenvoudig zoeken en terugvinden van archieven mogelijk maken en gegevens exporteren in een formaat dat gemakkelijk van het ene systeem naar het andere kan worden overgedragen, zodat wordt voldaan aan de navigatievereisten in GDPR Artikelen 15 en 20. Recht om gegevens te verwijderen Een belangrijk kwetsbaar gebied voor veel organisaties is e-mailarchivering. Om te voldoen aan de GDPR moeten oplossingen voor e-mailarchivering gebruikers direct toegang kunnen geven tot hun gegevens en de mogelijkheid hebben om persoonlijke gegevens veilig te verwijderen. Je archiveringssysteem moet een veilige manier bieden om gegevens te verwijderen volgens je bewaartermijn. Het moet in staat zijn om gegevens te verwijderen die niet meer hersteld kunnen worden en tegelijkertijd een register van verwijderingen bij te houden (zoals ROPA definieert) dat fungeert als uw complianceschip bij mogelijke audits of claims onder het recht om vergeten te worden. Digitale versterking Om gegevens te beschermen tegen de stormen van onbevoegde toegang en onopzettelijk verlies, moet uw archiveringsoplossing robuuste encryptie bieden voor gegevens in doorvoer en in rust; dit omvat regelmatige back-ups die gegevensintegriteit en bescherming tegen verlies garanderen, en inbraakdetectie- en preventiesystemen om te waarschuwen voor naderende veiligheidsbedreigingen. Om beveiliging volledig te integreren in uw bedrijf, moet u overwegen het volgende te implementeren: Betrek experts op het gebied van gegevensbescherming Integreer de nodige beveiligingen in operationele processen Test en evalueer systemen regelmatig op privacykwetsbaarheden Leid personeel op over privacyprincipes GDPR Compliance Auditing Zoals gezegd, moet je archiveringssysteem in staat zijn om gedetailleerde records bij te houden van alle gegevensverwerkingsactiviteiten - een auditspoor dat effectief dient als het logboek van je compliancetraject. Het uitvoeren van een grondige gegevensaudit is de belangrijkste eerste stap op weg naar compliance. Een audit omvat het identificeren van alle persoonlijke gegevens binnen uw bedrijf, begrijpen waar ze zich bevinden, hoe ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft en bepalen wat moet worden gearchiveerd en wat niet. Deze stap dient twee cruciale doelen. Ten eerste bevordert het de transparantie binnen uw organisatie, zodat iedereen weet met welke gegevens hij omgaat. Ten tweede stelt het bedrijven in staat om te beoordelen hoe ze momenteel omgaan met gegevens en hoe ze deze beschermen ten opzichte van de strenge eisen van GDPR. Een effectieve gegevensaudit moet het volgende omvatten: Gegevenstype en -categorie Gegevensstroom en toegang Verantwoordingen voor verwerking Gegevensbeveiligingsmaatregelen Proces voor het wissen van gegevens Zelfs met de meest robuuste systemen kan een enkele menselijke fout een organisatie blootstellen aan compliance-overtredingen. Je team is de eerste verdediging bij het handhaven van GDPR- en MiFID II-compliance. Regelmatige training en bewustwordingsprogramma's voor medewerkers zijn daarom essentieel. Bij het trainen van je team moet je inzicht krijgen in de regelgeving en hun verantwoordelijkheden bij het omgaan met gegevens. Ook het herkennen van mogelijke overtredingen en hoe deze te melden moet aan bod komen. Regelmatige nalevingsbeoordelingen moeten periodieke herzieningen van het gegevensbeschermingsbeleid en consistente controle van de nalevingsmaatregelen van je bedrijf omvatten om ervoor te zorgen dat je team overal van op de hoogte is. in kaart brengen