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Convertissez tout en PDF/A ? Y compris les fichiers PDF ?

Ces dernières années, le besoin d'archivage et de préservation à long terme des informations "nées numériques" s'est accru, de même que la demande d'un format d'archivage universel. L'idée sous-jacente est de disposer d'un format de fichier qui permette de stocker et de lire des informations de manière permanente sans aucune perte d'information. Si possible, même les informations "graphiques", au cas où, par exemple, la couleur du texte ou la police utilisée transmettrait des informations. Le PDF/A est la solution à tous ces problèmes. Ou pas ? Les deux mots les plus importants de ma première phrase sont : "Né numérique". Quoi, ce n'est pas la solution à tous nos besoins d'archivage ? Vous vous demandez peut-être. Je vais essayer de vous expliquer. Tout d'abord, il y a beaucoup d'idées fausses ou de mythes en ce qui concerne le format : Nous pouvons tout convertir en PDF/A Nous devons convertir tous les fichiers que nous devons archiver en PDF/A PDF/A nous aidera à prouver que le fichier n'a pas été modifié pendant la période de conservation Je n'ai trouvé nulle part d'information ou d'article contredisant ces idées fausses. Faut-il convertir tous les fichiers en PDF/A ? La question n'est pas de savoir s'il faut convertir le fichier original en PDF/A, mais s'il faut le convertir en format d'archivage. Si la période de conservation qui s'applique au fichier ne crée pas de risque en ce qui concerne la lisibilité du fichier ("Pourrai-je encore ouvrir ou lire le fichier dans 5 ans ?"), la réponse est non. Le PDF/A nous aidera à prouver que le fichier n'a pas été modifié pendant la période de conservation : Malheureusement, la réponse est non. On croit généralement à tort que les fichiers PDF/A créent une version non répudiable, inaltérable et immuable du document. Comme tout autre fichier PDF, le fichier peut être modifié. Un client nous a même demandé de créer un module personnalisé qui ajouterait un en-tête spécifique au PDF/A, avec des informations qui n'étaient pas incluses dans les fichiers originaux. Pour une raison ou une autre, un fichier PDF/A est souvent confondu avec un fichier PDF scellé numériquement (scellé et non signé). Si vous voulez prouver que votre fichier n'a pas été modifié pendant la période de conservation, vous aurez besoin de l'un des éléments suivants : Scellement numérique (peut être réalisé via cette solution) Via Audit Trailing sur votre système ECM Via audit sur votre Trustworthy Repository Pouvons-nous tout convertir au PDF/A ? Non, ce n'est pas possible. Il existe tout simplement des formats de fichiers qui ne peuvent pas être convertis en PDF/A. Et le plus surprenant, c'est qu'un grand nombre de fichiers PDF ne peuvent pas être convertis correctement en PDF/A. Il s'agit là d'un problème majeur pour de nombreuses organisations, qui ont très souvent stocké des tonnes de fichiers au format PDF (et non PDF/A). Comment cela se fait-il ? PDA/A a été créé en tant que format, et est rapidement devenu une norme ISO, qui permet de stocker dans le fichier lui-même les informations nécessaires pour obtenir une représentation visuelle correcte du fichier original. Cela signifie qu'indépendamment de l'application de visualisation utilisée ou de l'environnement client utilisé, le fichier doit être identique aujourd'hui et dans, disons, 50 ans. Cette mesure visait principalement les documents numériques, souvent des documents textuels numériques. La conversion d'un fichier en PDF/A-1a ou PDF/A-1 b (qui sont les versions les plus répandues et les plus utilisées du format PDF/A) impose certaines exigences et limitations au format source. En bref, ces exigences et limitations sont les suivantes Exigences : Le fichier doit contenir les polices intégrées. (Les polices utilisées sont stockées dans le fichier). Des schémas de couleurs indépendants de l'appareil doivent être utilisés. Métadonnées Extensible Metadata Platform (XMP) Les limites du PDF/A-1 sont (principalement dans le PDF/A-1) : Les fichiers ne doivent pas contenir de chiffrement Compression LZW (remplacée par ZIP) Fichiers intégrés (autorisés dans les versions 2 et 3) Références au contenu externe PDF Transparence Multi-média JavaScript Lors de la création d'un fichier correct, il ne suffit pas d'ajouter un "drapeau", il convient de vérifier si le fichier est conforme aux exigences et aux limitations. Il faut être conscient du fait que, lors de la création d'un fichier, il est souvent nécessaire de disposer du fichier original (numérique) pour pouvoir créer un fichier cible qui réponde à toutes les exigences. Le fichier doit également être créé à l'aide d'un outil (ou d'une machine) qui contient toutes les informations nécessaires (telles que les polices de caractères). Cette page contient une très bonne description de la plupart des façons de créer un fichier PDF/A correct. La version la plus couramment utilisée du PDF/A est le PDF/A-1, qui est basé sur le PDF 1.4. Si vous souhaitez convertir un fichier PDF créé après PDF 1.4 en PDF/A-1a ou PDF/A-1b, vous devrez supprimer toutes les fonctionnalités qui ne font pas déjà partie du format PDF 1.4. Le format PDF/A-2 étant basé sur le format PDF 1.7, la perte d'informations est réduite, mais ce n'est toujours pas une bonne pratique d'archivage que de stocker vos documents au format PDF/A-2 sans conserver le format d'origine. Pourquoi ne pas convertir tous les fichiers au format PDF/A ? Si le format PDF/A offre tant d'avantages, pourquoi ne pas convertir tous les fichiers au format PDF/A ? Il y a plusieurs raisons de ne pas le faire. Cela peut sembler un peu bizarre, car nous offrons notre propre solution pour convertir les fichiers au format PDF/A, les corriger et les valider. Mais notre solution DocShifter permet également de convertir vos fichiers dans d'autres formats. Limitations techniques : Fichiers images : Il n'y a pas beaucoup de valeur ajoutée à convertir des fichiers d'images (par exemple des fichiers Tiff) en PDF/A. Ces fichiers sont généralement déjà des graphiques corrects. En général, ces fichiers sont déjà une représentation correcte de leur contenu et de leur graphisme. En revanche, si d'autres types de fichiers ne peuvent pas être convertis correctement en PDF/A, ils sont souvent convertis en image et stockés en dernier recours. Documents numérisés : Les documents numérisés sont en fin de compte des fichiers d'images (à moins qu'ils ne soient convertis en document par des techniques de reconnaissance optique de caractères). Ainsi, pour les images, le point précédent s'applique. Limites "fonctionnelles" ou de conformité Comme nous l'avons dit plus haut, les gens considèrent que le PDF/A