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Archivage conforme au GDPR et à MiFID II
Naviguer dans les aspects juridiques de l'archivage des données devient de plus en plus complexe avec des réglementations telles que le GDPR et MiFID II. Les lois sur la confidentialité et la protection des données ont normalisé la façon dont les organisations abordent l'archivage pour garantir la conformité. La grande question est donc de savoir comment rester conforme au GDPR et à MiFID II lors de l'archivage. Nous vous proposons des lignes directrices pratiques et une liste de contrôle pour vous assurer que vos pratiques d'archivage respectent les normes légales. Nous vous présenterons les principaux aspects du GDPR qui ont un impact sur l'archivage numérique et la manière dont votre solution d'archivage doit relever ces défis. Comprendre le paysage L'archivage, l'une des composantes les plus fondamentales de la gestion des données, est en contradiction avec les principes du GDPR en raison d'incohérences historiques dans les politiques de conservation des données et de limitations technologiques. Le GDPR, avec ses exigences strictes en matière de minimisation des données, de contrôle d'accès et de droit à l'oubli, pose un problème lors de l'archivage numérique. De même, la directive MiFID II, avec ses dispositions relatives à l'archivage des textes, présente des défis et des opportunités spécifiques dans le secteur financier. Pourquoi l'archivage traditionnel est souvent non conforme Traditionnellement, les solutions d'archivage des courriels et des données n'ont pas été conçues pour gérer les données conformément aux exigences du GDPR et de MiFID II. Elles sont conçues pour accumuler les données et non pour les minimiser. Leurs structures inflexibles sont souvent dépourvues des contrôles d'accès granulaires et des mécanismes de suppression désormais obligatoires, ce qui les rend incapables de répondre aux besoins des réglementations modernes en matière de confidentialité et de finance. Période de conservation du GDPR : Combien de temps est trop long ? L'un des aspects les plus difficiles de la conformité au GDPR est de déterminer la période de conservation appropriée pour les différents types de données. Le règlement stipule que les données ne doivent être conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Le GDPR ne prescrit pas de délais spécifiques pour la conservation des données. En revanche, il stipule que les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Naviguer dans la conformité GDPR de l'archivage Votre solution doit présenter plusieurs caractéristiques essentielles pour assurer la conformité GDPR de l'archivage. Des mesures de sécurité robustes sont nécessaires pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Cela nécessite la mise en œuvre de méthodes de cryptage modernes, telles que l'authentification multifactorielle, des protocoles de transfert de données sécurisés et des contrôles d'accès. Ces mesures protègent les données et satisfont au principe de responsabilité prévu par le GDPR en démontrant que votre organisation prend la protection des données au sérieux. En outre, le chiffrement et la pseudonymisation contribuent à sécuriser les données en les rendant non identifiables sans informations supplémentaires conservées séparément. Ce faisant, les entreprises peuvent réduire le risque global associé au traitement des données. Minimisation et conservation des données Les politiques de conservation automatique et les contrôles d'accès granulaires sont essentiels à la gestion des données conformes au GDPR. Ils vous permettent de définir la durée de conservation des données et de restreindre l'accès aux données personnelles dans les archives à ceux qui en ont un besoin légitime, sur la base du principe du moindre privilège. Les éléments ci-dessus doivent être conservés dans un registre complet des activités de traitement (ROPA). Il s'agit d'une exigence du GDPR et d'un outil essentiel pour la responsabilité et l'évaluation. Les documents ROPA doivent contenir des informations détaillées sur toutes les activités de traitement et être mis à la disposition des autorités de contrôle sur demande. Pour garantir la conformité au ROPA Enregistrez toutes les activités de traitement, quelle que soit leur ampleur Mettez régulièrement à jour le ROPA pour refléter les changements dans les pratiques de traitement des données Veillez à ce que le ROPA soit facilement accessible pour les audits et les inspections Votre système d'archivage doit être un navigateur compétent pour les personnes qui recherchent leurs données. Il doit permettre une recherche et une extraction simples des archives et exporter les données dans un format facilement transférable d'un système à l'autre, conformément aux exigences de navigation des articles 15 et 20 du GDPR. Droit de supprimer les données L'archivage des courriels constitue un domaine de vulnérabilité important pour de nombreuses organisations. Pour se conformer au GDPR, les solutions d'archivage des courriels doivent être en mesure de fournir rapidement aux utilisateurs l'accès à leurs données et la possibilité de supprimer des données personnelles en toute sécurité. Votre système d'archivage doit fournir un moyen sûr de supprimer les données conformément à votre période de conservation. Il doit être capable de supprimer des données irrécupérables tout en conservant un enregistrement des suppressions (selon la définition de la ROPA) qui vous servira de navire de conformité en cas d'audits potentiels ou de réclamations au titre du droit à l'oubli. Fortification numérique Pour protéger les données contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles, votre solution d'archivage doit offrir un cryptage robuste pour les données en transit et au repos ; cela inclut des sauvegardes régulières qui garantissent l'intégrité des données et la protection contre les pertes, ainsi que des systèmes de détection et de prévention des intrusions qui avertissent de l'approche de menaces pour la sécurité. Pour intégrer pleinement la sécurité dans votre entreprise, vous devriez envisager de mettre en œuvre les mesures suivantes : Impliquer des experts en protection des données Intégrer les mesures de protection nécessaires dans les processus opérationnels Tester et évaluer régulièrement les systèmes pour détecter les vulnérabilités en matière de protection de la vie privée Former le personnel aux principes de protection de la vie privée Audit de conformité au GDPR Comme mentionné, votre système d'archivage doit être en mesure de conserver des enregistrements détaillés de toutes les activités de traitement des données - une piste d'audit qui sert effectivement de journal de bord de votre parcours de mise en conformité. La réalisation d'un audit approfondi des données est la première étape cruciale vers la conformité. Un audit consiste à identifier toutes les données à caractère personnel au sein de votre entreprise, à comprendre où elles se trouvent, comment elles sont utilisées et qui y a accès, et à déterminer ce qui doit être archivé et ce qui ne doit pas l'être. Cette étape a deux objectifs essentiels. Tout d'abord, elle facilite la transparence au sein de votre organisation, en veillant à ce que chacun connaisse les données qu'il manipule. Deuxièmement, elle permet aux entreprises d'évaluer la manière dont elles traitent et protègent actuellement les données par rapport aux exigences strictes du GDPR. Un audit efficace des données doit couvrir les points suivants Type et catégorie de données Flux de données et accès Justification du traitement Mesures de sécurité des données Processus d'effacement des données Même avec les systèmes les plus robustes, une simple erreur humaine peut exposer une organisation à des violations de la conformité. Votre équipe est votre première ligne de défense pour maintenir la conformité au GDPR et à MiFID II. Des programmes de formation et de sensibilisation réguliers pour les employés sont donc essentiels. La formation de votre équipe devrait comprendre la compréhension de l'environnement réglementaire et de leurs responsabilités dans le traitement des données. Elle doit également porter sur la reconnaissance des violations potentielles et sur la manière de les signaler. Les évaluations régulières de la conformité doivent comprendre des examens périodiques des politiques de protection des données et un suivi constant des mesures de conformité de votre entreprise afin de s'assurer que votre équipe est au courant de tout. Cartographie
L'archivage numérique : Six avantages de son utilisation
Au cours des dernières années, la technologie a incité les entreprises à adopter des formats électroniques pour les documents et les procédures afin d'assurer la sécurité de l'information et de la rendre plus accessible. Comment ? En mettant en pratique l'archivage numérique. Savez-vous de quoi il s'agit et pourquoi son utilisation présente des avantages ? Lisez ce billet pour le savoir. Qu'est-ce que l'archivage numérique ? Vous pouvez considérer l'archivage numérique comme le remplaçant de vos archives papier, car il remplit la même fonction de stockage et de protection des documents créés au format numérique. Ce format peut également être appelé fichier, tout comme une unité de données qui peut être utilisée avec des programmes informatiques installés. Les principales exigences auxquelles répondent les archives numériques sont la construction et la disponibilité d'un lieu unique pour le stockage et la consultation de toutes sortes d'informations numériques, telles que les informations qui facilitent la classification des données, comme les données, les documents, les photos et les vidéos. Cela peut aider à prévenir la duplication de l'information, dont l'objectif principal dans les entreprises est d'économiser de l'argent et du temps en utilisant un substitut créatif à la distribution de documents. Comment fonctionne l'archivage numérique ? Voici quelques particularités qu'une archive numérique doit posséder : Garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité Vérification et maintenance de la signature numérique Surveillance technologique et conversions de format Contrôle de la durée de conservation Une archive numérique appropriée est essentielle à la réussite de la transformation numérique. Les archives numériques vous aideront à gérer les périodes de conservation des documents vitaux ou critiques de l'entreprise, tels que les contrats et la correspondance avec les clients, ainsi qu'à prouver la validité juridique de vos informations numériques. En suivant ces lignes directrices simples, il est possible de convertir des fichiers physiques au format numérique tout en maintenant la non-discrimination : Sélectionnez les données à modifier. Numériser les données des documents ou des photos à l'aide de scanners ou d'appareils photo. Trier et indexer le contenu pour faciliter la recherche et le partage. Placer les données dans une archive électronique. Pour s'assurer que tous les documents électroniques sont légitimes et conformes aux procédures spécifiques devant les autorités, il est également essentiel de prendre en compte les principes de conformité en vigueur dans chaque pays. Par exemple, lorsque des documents numériques du service comptable sont utilisés en Europe pour des audits, ils doivent comporter une signature électronique approuvée et reconnue par le système de crédit public et le Trésor. Certains pays exigent même des filigranes pour assurer la sécurité du fichier. Comment préserver les archives numériques ? La conservation des archives numériques est une entreprise difficile. Il existe de nombreuses approches et méthodes pour l'appliquer. Vous commencez par évaluer vos données actuelles, qu'elles se trouvent sur un appareil ou sur un serveur en nuage. Ensuite, vous classez vos données en fonction de leur format, qu'il s'agisse de documents, d'images ou de vidéos. Vérifiez également que les données sont pertinentes, sinon il vaut mieux les éliminer. Vous pouvez choisir entre l'archivage actif et l'archivage passif, selon que vous y accédez régulièrement ou moins souvent. Il est maintenant temps de mettre en œuvre des procédures d'archivage. Commencez par élaborer des "politiques d'archivage". Ces politiques peuvent indiquer clairement ce qui doit être archivé, ainsi que le contrôle d'accès à ces données. Ensuite, il faut s'occuper des métadonnées pour une indexation efficace. Une fois les données archivées, il est préférable de contrôler et d'auditer régulièrement les archives pour s'assurer de l'intégrité et de la conformité des données. Si les archives s'accroissent, vous devez surveiller votre capacité de stockage et toujours prévoir une extension. Que sont les archives numériques ? Les informations numériques, y compris les documents, les photos, les vidéos et les fichiers audio, sont stockées et prеsеrvеd dans des еlеctronic rеpositoriеs appelées archivеs numériques, contrairement aux archivеs traditionnelles qui reposent sur des supports de stockage physiques tels que le papier, l'encre et le film, les archivеs numériques gеnеratе et les managеs numériques contеnt collеctions utilisant des computеr hardwarе et softwarе. Pourquoi la plupart des entreprises devraient-elles envisager de se lancer dans l'е-archivage ? L'archivage électronique, ou еlеctronic archiving, rеfеrs au procеs de stockage et de gestion des documents et dossiers numériques de manière sеcurе et organisée. Il y aе sеvеral compеlling rеasons pourquoi les businеssеs, rеgardlеss de leur taille ou de leur industrie, devraient envisager d'adopter l'е-archivage : 1. Efficiеnt Documеnt Businеssеs peut stocker, rеtriеvе, et organiserе des documеnts morе еffеctivеly avec l'е-archivage - les archivеs numériques économisent du temps et de l'еffort en simplifiant thе catеgorization, sеarching, et accеssing de l'information. Réduction des coûts Les dépenses associées à l'espace de stockage, à l'impression et à la gestion physique des documents sont élevées dans le cas de l'archivage traditionnel sur papier. Étant donné que le stockage numérique est souvent lеss еxpеnsivе et rеquirеs lеss espace physique, l'е-archivage еliminatеs thеsе еxpеnsеs. Ajouter l'archivage électronique qualifié (QeA) à l'équation Le procеs de kееping еlеctronic rеcords et documеnts d'une manière qui guarantееs leur authеnticité, intеgrité, et accеssibilité à long terme est connu sous le nom d'еlеctronic archiving (archivage électronique). De nombreuses organisations utilisent les meilleures pratiques et normes pour l'archivage еlеctronique, comme la norme ISO 16363 pour les rеpositoriеs numériques fiables et la norme ISO 14641-1 pour l'intеropеrabilité. Avantages de l'archivage électronique qualifié (QеA) Avantages Description La conformité légale garantit que les exigences légales et réglementaires sont respectées, ce qui donne une base solide à l'intégrité documentaire. Prеsеrvation des données Facilite la prеsеrvation à long terme des dossiers еlеctroniques, en les protégeant contre la perte ou l'altération des données. Efficiеnt Rеtriеval Strеamlinеs thе rеtriеval procеss, еnabling quick and еasy accеss to archivеd information. Atténuation des risques Rеducеs les risques associés à l'accès non autorisé, à l'altération ou à la manipulation des documents numériques. Amélioration de l'intégrité des documents Établissement d'un cadre solide pour maintenir l'authenticité et la fiabilité des documents électroniques. Avantages de l'archivage numérique Il y aе sеvеral bеnеfits à l'utilisation des archivеs numériques, sur lesquels nous nous concentrerons hеrе : 1. Homogеnisation du stockage et de l'archivage des documents Il est possible de trouver des informations plus rapidement et plus еasily en ne consultant qu'une seule archive pour de multiples cas d'usе par rapport à diverses sources. Chacun des cas d'usе suivants dispose d'une solution appropriée : Vеrification et Maintеnancе des Signaturеs Elеctroniques. Documеnts avec rеtеntion pеriods bеing archivеd. Prеsеrving information and rеcords from rеtirеd platforms, including AS/400, SAP/R3, Pronto, SharеPoint, Documеntum, and morе. Transfеrring data to lеss еxpеnsivе storagе whilе maintaining compliancе from еxpеnsivе cloud storagе (such as Salеsforcе or SharеPoint onlinе) Archiving for modеrnization and systеm consolidation Scan archive Archivе of customеr corrеspondеncе (for еxamplе, pour Mifid II) Eligiblе Digital Prеsеrvation pour еIDAS limitant l'accès aux données qui contiennent des informations personnelles.
Qu'est-ce que l'archivage numérique et comment le réaliser : un guide de mise en œuvre et d'importance
Depuis la nuit des temps, la conservation et la gestion des données ont été un processus constant, d'une manière ou d'une autre. Aujourd'hui, avec l'ère numérique, cette tâche est devenue plus accessible, plus simple et accessible du bout des doigts. Il s'agit là de facteurs cruciaux compte tenu de l'importance de l'information. Avec les progrès de la technologie, de l'internet et des documents numériques, l'archivage numérique est devenu une nécessité. Mais qu'est-ce que l'archivage numérique en détail ? Certains parlent d'adaptation, d'autres de transformation. Cependant, tout le monde s'accorde à dire que l'archivage électronique est chargé de préserver les données pour en faciliter l'accès tout en évitant toute perte/corruption d'informations précieuses. Depuis la création du système de gestion des documents (SGD) en 1999, il n'a pas été utilisé pour son objectif général. On peut noter qu'à l'heure actuelle, de nombreux cas dans lesquels le SGD est utilisé requièrent plus d'attention pour obtenir des résultats efficaces. Par conséquent, le remplacement d'un DMS par une solution d'archivage numérique permettrait de relever les défis de la conservation numérique à long terme, en améliorant l'accessibilité et en garantissant la sécurité de l'information. Ce blog est un guide complet pour répondre à la question ci-dessus : qu'est-ce que l'archivage numérique ? Explorons son objectif et pourquoi il se répand dans le paysage numérique. Accompagnez-nous dans ce domaine dynamique de la préservation numérique. Définition de l'archivage numérique Si nous commençons par la définition de base de l'archivage numérique, il s'agit d'un processus de préservation et d'organisation des données numériques en vue d'un accès et d'une récupération à long terme. En d'autres termes, il s'agit d'un substitut aux archives papier, impliquant un stockage systémique d'enregistrements et d'informations électroniques. J'espère que la question "Qu'est-ce que l'archivage numérique ?" se posera. L'archivage électronique comprend la mise en place d'une approche structurée pour stocker les documents numériques tout en préservant leur intégrité de manière sécurisée. Ce processus est réalisé en mettant en œuvre les outils et les stratégies les mieux adaptés aux exigences du monde moderne. En d'autres termes, l'archivage numérique ne se contente pas de télécharger et de sauvegarder un fichier sur votre appareil, mais constitue un moyen de répondre aux exigences de l'ère numérique. Objectifs de l'archivage numérique Nous avons donc compris ce qu'est l'archivage numérique ; examinons maintenant ce qui a fait naître le besoin d'archivage numérique et l'objectif fondamental qui le sous-tend. L'archivage électronique a plusieurs objectifs significatifs qui soulignent son importance à l'ère numérique. Tout d'abord, l'objectif principal est d'assurer la conservation à long terme des données tout en évitant qu'elles ne soient corrompues. L'intégrité des données est cruciale, mais comment l'obtenir ? On y parvient en ajoutant des sommes de contrôle ; ces sommes de contrôle contribuent à maintenir l'intégrité des données. Le deuxième objectif fondamental est de rendre les données accessibles pour une recherche efficace. La numérisation des actifs physiques permet de réduire les coûts. En outre, la récupération est également une priorité. Importance de l'archivage numérique On ne saurait trop insister sur l'importance de l'archivage numérique. Les points clés suivants soulignent l'importance de l'archivage électronique. 1. Sauvegarde du domaine numérique Lorsque vous faites une recherche sur Google, il se peut que vous tombiez sur des informations datant d'années antérieures. Cela est dû à l'archivage numérique. 2. Intégrité des données Les systèmes d'archivage des données sont connus pour leurs techniques robustes qui empêchent la perte, la corruption ou la modification non autorisée des données. Par conséquent, l'intégrité des données est l'objectif principal ici, tout en maintenant l'exactitude. 3. Récupération efficace Avec la numérisation des fichiers, la récupération des données est devenue plus facile que jamais. Cette caractéristique contribue à améliorer la productivité et à faciliter la prise de décision. Aperçu de l'article La préservation et la gestion de l'information sont essentielles dans le monde d'aujourd'hui. Cet article est une feuille de route qui souligne l'importance, la définition, les objectifs et les éléments clés de l'archivage électronique. Nous savons qu'en dépit de l'innovation constante, les données restent vulnérables. Avec l'information en jeu, nous risquons de perdre de petits bouts de notre vie ; cependant, ces petits bouts peuvent causer de graves dommages dans le cas des données professionnelles. À propos de données, qu'est-ce que c'est ? Nous avons grandi en apprenant la définition de base selon laquelle il s'agit de faits et de chiffres bruts, qui se transforment en informations précieuses ; il peut s'agir de n'importe quelle forme ou n'importe quel type de données. Lorsqu'il y a des données, il y a un besoin d'archivage. Pour tous ceux qui découvrent le concept et qui souhaitent s'adapter aux nouvelles technologies, cet article est fait pour vous ! En commençant par la définition de base de "qu'est-ce que l'archivage numérique", il donne un aperçu de ses pierres angulaires et de son importance. Vous y trouverez une série de conseils pour définir votre stratégie d'archivage et les étapes de la préservation des données. Pourquoi l'archivage numérique est-il important ? L'archivage électronique revêt une grande importance dans le monde numérique d'aujourd'hui. Il joue un rôle important dans le stockage des informations numériques, qu'il s'agisse de documents personnels ou professionnels. Découvrons son évolution et comprenons en profondeur son mécanisme en intriguant ses principaux composants. Évolution de l'archivage Le stockage de données ou de documents importants a toujours été une nécessité pour l'humanité. Le stockage d'informations importantes à partir de parchemins, de galets et de tablettes d'argile jusqu'à des documents papier est la révolution qui a conduit à la mondialisation de l'archivage électronique. L'archivage électronique est la bénédiction de la numérisation moderne. Le passage du réel au virtuel, c'est-à-dire la monnaie sous forme de crypto-monnaie, et à l'avenir, avec l'avènement du métavers Web 3.0, va conduire le monde numérique. De même, le remplacement des documents papier par l'archivage électronique a facilité le stockage, la sécurité et la conservation de nos données importantes. Quel est le mécanisme sous-jacent ? Il est essentiel de comprendre les mécanismes et le fonctionnement des archives numériques, afin de pouvoir leur faire confiance et les utiliser sans se soucier de la sécurité des données. L'importance fondamentale de l'utilisation des archives numériques est de garantir l'accessibilité de l'information numérique, ce qui peut être réalisé en utilisant des logiciels spécialisés et des dispositifs de stockage actualisés. La première étape consiste à collecter des données précises, puis à les classer pour mieux travailler. Cette étape est importante car l'extraction de métadonnées et d'informations plausibles à partir des données augmente l'accessibilité de la recherche. Vient ensuite le stockage des données. Toutes les mesures de sécurité nécessaires pour préserver l'intégrité des données sont le seul objectif de l'utilisation d'algorithmes avancés. Des cycles réguliers de contrôle de l'intégrité sont également prévus. Les données stockées sont codées et décodées de l'expéditeur au destinataire pour confirmer la sécurité. Cette forme cryptée des données
5 façons dont l'archivage par conception peut vous aider à économiser de l'argent.
Êtes-vous fatigué des coûts élevés associés au stockage, à la sauvegarde et à la reprise après sinistre des données ? Vous vous efforcez de respecter les exigences légales et réglementaires tout en maîtrisant votre budget informatique ? Il est temps d'envisager l'"archivage dès la conception" ! Cette stratégie puissante peut vous aider à réaliser des économies significatives dans 5 domaines clés : Stockage des données : En ne stockant que les données dont vous avez besoin, vous pouvez libérer de l'espace et réduire la quantité de stockage rapide et coûteux que vous devez acheter ou louer. Sauvegarde et reprise après sinistre : En réduisant la taille de votre stockage de données, vous pouvez également réduire le coût de la sauvegarde de vos données et de la reprise après sinistre. Informatique : en réduisant la quantité de données à stocker, vous pouvez également réduire le nombre de licences à acheter. L'archivage dès la conception peut également faciliter l'intégration des informations dans de nouveaux systèmes cibles, et si les systèmes peuvent être entièrement mis hors service, les économies réalisées sont encore plus substantielles. Juridique et conformité : L'archivage selon les règles de l'art peut vous aider à réduire le coût de la conformité juridique en facilitant la production des informations nécessaires aux audits. Migration : En ne migrant que les informations nécessaires, vous pouvez gagner du temps et de l'argent tout en garantissant l'accès aux données dont vous avez besoin. Ne laissez pas les coûts élevés associés à la gestion des données freiner votre entreprise. Mettez en œuvre l'"Archivage dès la conception" dès aujourd'hui et commencez à réaliser de réelles économies !