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GCP: What’s needed from a Digital Archiving solution?
It is not that easy to have proper information with regard to the requirements for digital archiving and preservation solutions in pharmaceuticals. That’s why we’ve created this overview with all the information that we could find from different sources. So, here it is: A comprehensive overview of all the functional and technical requirements for digital preservation and archiving under Good Clinical Practice (GCP) (GxP), integrating best practices from both GCP guidelines and industry sources. Functional Requirements 1. Data Integrity and Accessibility: Clinical trial data must adhere to ALCOA++ principles: it must be attributable, legible, contemporaneous, original, accurate, complete, consistent, enduring, available, and traceable. These standards ensure data integrity and accessibility throughout its lifecycle. Essential documents should be archived in a manner that guarantees their availability and retrievability over the full retention period, which is typically 25 years after trial completion. 2. Retention and Legal Compliance: Retention schedules must be established to define how long records should be preserved, often a minimum of 5 to 25 years, based on legal and regulatory requirements, including marketing authorizations. Legal holds may require that certain records be preserved beyond standard timelines. Documentation supporting these requirements ensures all relevant data remains accessible during audits or investigations. 3. Disaster Recovery and Business Continuity: A disaster recovery plan must be in place. This plan should outline access points, recovery resources, and emergency contacts. Business continuity measures should address risks unrelated to disasters, such as equipment or personnel issues, to ensure that archives remain functional and accessible without interruption. 4. Control of Access: Access to the archive should be limited to authorized personnel, with role-based permissions. A formal process for handling access, retrieval, transfer, and destruction of archived materials is essential to maintaining traceability. Archives should have procedures for removing or transferring control when an individual or organization exits their role or ceases operations, including continuity plans for archive custody. 5. Audit Trails: Digital systems must have audit trails that capture all modifications, including time stamps and user identification for each entry. These trails ensure full traceability and accountability across the data lifecycle. Technical Requirements 1. Validation of Digital Systems: All computerized systems used for archiving should undergo validation to confirm their accuracy, reliability, and regulatory compliance. This includes the capacity to prevent unauthorized data changes, support audit trails, and reliably reproduce original records. Certification processes, including digital copies that can replace original documents, must meet standards to ensure they reflect all critical data and metadata of the originals. 2. Archive Storage Conditions: Digital archives should be designed to protect materials from environmental risks (e.g., fire, flooding, pest damage). Storage conditions must stabilize temperature, humidity, and other factors to prevent material degradation. Security protocols to prevent unauthorized access are required. 3. Backup and Disaster Recovery: Regular backups are necessary to maintain data integrity. Systems should enable disaster recovery to protect data against loss from system failures or other unforeseen events. Backup and restore functions should be periodically tested to verify data integrity. 4. Security and Access Control: Security protocols should include role-based access, secure passwords, and user authentication to prevent unauthorized access to archived data. Remote access, when required, should be limited to non-identifiable data. Documents are stored in read-only formats when appropriate to prevent unintended modifications. 5. Data Migration and Media Longevity: The archive should have provisions for data migration and regular assessments of media longevity. This is essential to ensure data readability as technology evolves and storage media age. Media used to store data should be maintained under appropriate conditions, and any transfer or migration should be validated to ensure data consistency and preservation of metadata. 6. Compliance with Regulatory Standards: Archives must align with regulatory standards, such as 21 CFR Part 11 (for electronic records and signatures) and EMA guidelines, ensuring that electronic records are verifiable, reliable, and compliant with applicable laws. These comprehensive functional and technical requirements ensure that digital archives meet GCP guidelines, maintaining clinical trial data integrity, accessibility, and long-term preservation to support regulatory compliance and audit readiness.
L'archivage dès la conception, une approche proactive et systématique
Instead of treating archiving as an afterthought or a reactive task, it involves integrating archiving principles and processes into the creation, management, and disposal of records from the very beginning. This method ensures that valuable information is preserved, easily retrievable, and protected against loss or damage throughout its lifecycle. To archive data means that you’ll be able to increase efficiency and productivity as well as reduce cost amongst numerous other benefits. Key Elements of Archiving by Design The key principles of archiving by design are an intentional and proactive method of managing information and records. By embedding archiving processes into organizational workflows, businesses and institutions can improve efficiency, comply with legal requirements, and maintain historical continuity. It also ensures that the company is prepared for future audits. 1. Proactive Planning Identify what information needs to be archived, who will use it, and how long it needs to be kept. This assessment helps in determining the resources required for archiving. Additionally you’ll need to establish clear policies that dictate what records should be archived, the format for archiving, retention periods, and disposal protocols. 2. Integration into Workflows Incorporate archiving requirements into the design of information systems and business processes. This includes metadata tagging, standardized file formats, and structured storage solutions. Find the right technology for your business to automate the archiving process. Automated systems can help capture records at the point of creation, apply necessary metadata, and store them in designated archives. 3. Consistency and Standardization All departments must follow the same archiving procedures to maintain consistency across the organization. Use standardized file formats (e.g., PDF/A for documents, TIFF for images) to ensure long-term accessibility and interoperability. 4. Accessibility and Retrieval Implement a logical and well-organized storage system that facilitates easy retrieval of archived records. This may involve hierarchical folder structures, indexing, and search capabilities. Staff must have training on how to properly archive documents and retrieve archived information. This training should cover the use of archiving tools and adherence to organizational policies. 5. Security and Compliance Implement security measures to protect archived records from unauthorized access, alteration, or deletion. This includes encryption, access controls, and regular security audits. Ensure that archiving practices comply with relevant legal and regulatory requirements. This may involve adhering to data protection laws, industry standards, and internal governance policies. 6. Lifecycle Management Develop and enforce retention schedules that dictate how long records should be kept based on their type, importance, and legal requirements. Establish clear protocols for the secure and irreversible disposal of records that are no longer needed. This helps prevent data breaches and reduces storage costs. 7. Continuous Improvement Conduct regular audits of the archiving system to ensure compliance with policies, identify areas for improvement, and address any issues. Implement a feedback mechanism that allows users to report problems and suggest improvements to the archiving process. Benefits of Archiving by Design YES! An electronic or digital archive is more cost effective than a physical archive, you will minimize storage and reduce redundancy. However that is not the most important benefit, risk management, and making sure the company is fully compliant with legal requirements is the first and foremost reason to implement a digital archive. But let’s not forget that it will allow the company to streamline complex workflows and add a layer of automation and security. Challenges and Considerations Archiving by design approach requires an initial investment in technology, training, and personnel. It’s a big shift and encouraging staff to adopt new archiving practices can be challenging. Effective communication and training are essential to facilitate this transition. In case you are thinking of shifting your archive to an electronic format you’ll need to execute regular updates and maintenance to ensure the system remains effective and secure. With docbyte this is done automatically for you. Conclusion Archiving by design is a strategic approach that transforms how organizations manage their information. By embedding archiving practices into the fabric of their operations, organizations can ensure that their records are well-organized, secure, and accessible. While the initial implementation may require significant effort and resources, the long-term benefits of increased efficiency, reduced risk, and enhanced historical preservation make it a worthwhile investment.
Améliorer l'efficacité de Documentum grâce à des solutions d'archivage modernes
Efficient document management is crucial for organisations aiming to reduce IT infrastructure costs, improve compliance, and streamline information retrieval processes. For businesses utilising Documentum, transitioning to modern archiving solutions can unlock significant benefits. What is Documentum Management System Documentum is an enterprise content management (ECM) system developed by OpenText. It provides organisations with robust tools for creating, managing, and securely storing documents and other content. The Documentum management system offers features like document versioning, metadata tagging, workflow automation, and access controls. It streamlines document-centric processes, improves collaboration among users, and ensures regulatory compliance through retention policies and audit trails. Overall, Documentum is designed to enhance efficiency in document management within large-scale enterprises. Archiving Documentum Data To Optimize Performance Archiving your Documentum data is beneficial for two main reasons. First, it optimises the performance of your software by minimising data and increasing search and storage performance. Secondly, you’ll be able to ensure long-term preservation of documents as many legal documents require a certified or qualified electronic archive according to the eIDAS regulation. With modern technology you are able to connect both Documentum and your archiving system so that your documents can be consulted anytime needed. Documentum Migration Another way to assure full compliance is a complete Documentum migration, this refers to the process of transferring content, data, and configurations from a legacy Documentum environment to a new and different platform or system. Organisations may migrate from Documentum to modern solutions for various reasons, including cost optimisation, improved performance, enhanced features, and compliance with evolving regulatory requirements. Migration involves careful planning, data mapping, validation, and testing to ensure a seamless transition while preserving data integrity and accessibility. Successful Documentum migration enables organisations to leverage advanced technologies and functionalities offered by newer systems. One of the primary advantages of migrating from Documentum to a modern archiving solution is to modernise and comply with the new regulations regarding digital data. A nice extra is the potential reduction in IT infrastructure costs, as legacy systems like Documentum often require substantial investments in licensing and maintenance. By offloading Documentum objects to a more efficient archiving platform, organizations can optimize server usage and reduce licensing expenses, contributing to long-term cost savings. Improving Compliance and Long-Term Preservation Compliance with regulatory standards such as ISO 16363 and ISO 14641:2018 is paramount for organizations managing sensitive data. Modern archiving solutions offer advanced retention policy management, ensuring that the right policies are applied to stored information. Only recently the new eIDAS 2.0 has been put into place, determining all the requirements for long-term preservation of sensitive data. Safeguarding critical data for future reference and compliance audits now have to be stored in a Qualified Electronic Archive to ensure the validity of the documents and data. Seamless Documentum Migration Migrating Documentum content to a modern archiving solution doesn’t just entail data transfer; it’s about preserving the integrity of the entire information ecosystem. From cabinets to metadata, versions, and relations, a comprehensive migration ensures that users seamlessly transition to the new environment without compromising data accessibility or functionality. By centralizing document management processes, modern archiving solutions simplify workflows and enable cross-department collaboration. Tasks like document capture, indexing, and retrieval are automated, freeing up valuable resources and improving overall operational efficiency. Conclusion Incorporating a modern archiving solution into your Documentum environment can revolutionize how your organization manages information. The benefits of such a transition are substantial, from reducing costs and improving compliance to enhancing search capabilities and streamlining workflows. Embracing technological advancements in document management is not just about efficiency—it’s about future-proofing your information infrastructure.
L'essentiel de l'archivage audio d'entreprise
Audio data is an invaluable asset for many businesses nowadays. From executive meetings and training sessions to customer interactions, audio content plays a significant role in preserving organizational knowledge and supporting legal and compliance requirements. Ensuring this content is properly archived and accessible can be complex, and requiring the right strategies and technologies is daunting. This blog will explore the industries that rely on audio archiving, key technologies, and innovative solutions that enhance the efficiency of managing these audio files. Industries and Services that Rely on Audio Archiving Many industries heavily rely on audio archiving to preserve records of meetings, client discussions or interactions, depositions, compliance-related conversations, and even training. These archives provide an essential resource for legal evidence and transparency for audits or serve as historical data for educational purposes. Thus, ensuring secure storage, easy access, and confidentiality is critical for all types of audio files. The industries below must comply with privacy regulations like HIPAA (medical sector) while protecting sensitive conversations for future reference. These recordings can be essential for quality control, dispute resolution, and regulatory compliance (e.g., GDPR). Archiving audio material correctly ensures easy access for future learning, employee onboarding, and remote training. Legal and Compliance Healthcare Customer Service Education and Training Media and Broadcasting Government and Public Understanding Audio Archiving Audio archiving involves the systematic preservation of audio recordings for future reference, analysis, and historical documentation. In a corporate context, audio archives encompass a diverse range of content, including conference calls, employee training sessions, customer support interactions, and executive briefings. Corporate Audio Archive Management When looking for audio archiving systems your organisation needs to ensure the integrity and accessibility of audio content. Key aspects of audio archive management include: Metadata Management: Cataloging audio recordings with relevant metadata such as date, participants, and topic to facilitate search and retrieval. Access Control: Implementing access control measures to protect sensitive audio content and ensure compliance with privacy regulations. Version Control: Maintaining version control to track changes and updates to audio files over time, preserving the integrity of the archive. Audio (Archiving) Technology, What you Need To create your full audio archiving system, you will need different technologies and tools, starting with digital audio recorders, high-quality recording devices, or technology with multi-channel recording. Opting for noise cancellation is also beneficial for capturing clear and accurate audio. Your digital archive should include audio management software that organizes, categorizes, and indexes your audio recordings, facilitating efficient search and retrieval of audio. It should also offer (cloud) storage solutions that offer scalability and security. A range of technologies can be implemented to manage and maintain corporate audio archives effectively. These tools not only enhance the preservation of audio data but also improve accessibility, organization, and analysis: 1. Audio De-duplication Over time, extensive archives can become cluttered with redundant audio files. Implementing audio de-duplication technology identifies and eliminates duplicate recordings, ensuring the archive remains lean, efficient, and easier to navigate. 2. Automatic Transcription Transcription services convert audio recordings into searchable text, making locating specific information within an archive much more straightforward. These transcripts can be integrated with metadata tags, allowing users to search for keywords, speakers, or topics quickly. 3. Speech Recognition and Audio Indexing Advanced speech recognition software can identify speakers, keywords, or even topics within an audio recording. By indexing this data, organizations can significantly improve their search capabilities, making it possible to search through large audio archives for specific content with minimal effort. 4. Search and Retrieval Technologies Modern audio archiving systems have powerful search algorithms that allow users to locate specific recordings based on metadata, transcript content, or phonetic patterns. By employing intelligent search capabilities, organizations can improve the efficiency and speed of retrieving key information. 5. Noise Reduction and Audio Enhancement High-quality audio is crucial for future playback and transcription accuracy. Audio enhancement tools, such as noise reduction or equalization technologies, can clean up recordings, especially in environments with poor audio quality. 6. Cloud Storage Solutions Cloud storage allows for scalable, secure, and cost-effective storage of audio archives. Many cloud-based systems provide advanced features like encryption, automated backup, and multi-region redundancy to protect against data loss, ensuring that audio files are accessible and secure for years to come. Ensuring Digital Preservation of Audio Files Preserving digital audio files over the long term requires proactive measures to prevent data loss and degradation. You need to consider that file format standards change over time, so when opting for long-term preservation your provider must offer long-term compatibility. They do this by planning for periodic migration of audio files to newer storage technologies or formats to mitigate the risk of format obsolescence. Generally, long-term preservation systems implement regular backup procedures and redundant storage systems to protect against hardware failures and data corruption. Corporate Strategies for Archiving Audio Content The legal department must always be involved when developing a comprehensive strategy. They will give you guidelines for aligning archival practices with organizational goals and objectives. Key components include: Establishing clear policies and guidelines for the creation, storage, and retention of audio recordings. Providing training and education to employees on proper audio archiving practices and compliance with archival policies. Ensuring compliance with industry regulations and best practices for data management and privacy protection. In conclusion, corporate audio archiving plays a critical role in preserving organizational knowledge and history. By leveraging advanced technology, sound management practices, and digital preservation strategies, organizations can unlock the full potential of their audio archives, gaining valuable insights and ensuring continuity in the digital age.
Archivage conforme au GDPR et à MiFID II
Naviguer dans les aspects juridiques de l'archivage des données devient de plus en plus complexe avec des réglementations telles que le GDPR et MiFID II. Les lois sur la confidentialité et la protection des données ont normalisé la façon dont les organisations abordent l'archivage pour garantir la conformité. La grande question est donc de savoir comment rester conforme au GDPR et à MiFID II lors de l'archivage. Nous vous proposons des lignes directrices pratiques et une liste de contrôle pour vous assurer que vos pratiques d'archivage respectent les normes légales. Nous vous présenterons les principaux aspects du GDPR qui ont un impact sur l'archivage numérique et la manière dont votre solution d'archivage doit relever ces défis. Comprendre le paysage L'archivage, l'une des composantes les plus fondamentales de la gestion des données, est en contradiction avec les principes du GDPR en raison d'incohérences historiques dans les politiques de conservation des données et de limitations technologiques. Le GDPR, avec ses exigences strictes en matière de minimisation des données, de contrôle d'accès et de droit à l'oubli, pose un problème lors de l'archivage numérique. De même, la directive MiFID II, avec ses dispositions relatives à l'archivage des textes, présente des défis et des opportunités spécifiques dans le secteur financier. Pourquoi l'archivage traditionnel est souvent non conforme Traditionnellement, les solutions d'archivage des courriels et des données n'ont pas été conçues pour gérer les données conformément aux exigences du GDPR et de MiFID II. Elles sont conçues pour accumuler les données et non pour les minimiser. Leurs structures inflexibles sont souvent dépourvues des contrôles d'accès granulaires et des mécanismes de suppression désormais obligatoires, ce qui les rend incapables de répondre aux besoins des réglementations modernes en matière de confidentialité et de finance. Période de conservation du GDPR : Combien de temps est trop long ? L'un des aspects les plus difficiles de la conformité au GDPR est de déterminer la période de conservation appropriée pour les différents types de données. Le règlement stipule que les données ne doivent être conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Le GDPR ne prescrit pas de délais spécifiques pour la conservation des données. En revanche, il stipule que les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Naviguer dans la conformité GDPR de l'archivage Votre solution doit présenter plusieurs caractéristiques essentielles pour assurer la conformité GDPR de l'archivage. Des mesures de sécurité robustes sont nécessaires pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Cela nécessite la mise en œuvre de méthodes de cryptage modernes, telles que l'authentification multifactorielle, des protocoles de transfert de données sécurisés et des contrôles d'accès. Ces mesures protègent les données et satisfont au principe de responsabilité prévu par le GDPR en démontrant que votre organisation prend la protection des données au sérieux. En outre, le chiffrement et la pseudonymisation contribuent à sécuriser les données en les rendant non identifiables sans informations supplémentaires conservées séparément. Ce faisant, les entreprises peuvent réduire le risque global associé au traitement des données. Minimisation et conservation des données Les politiques de conservation automatique et les contrôles d'accès granulaires sont essentiels à la gestion des données conformes au GDPR. Ils vous permettent de définir la durée de conservation des données et de restreindre l'accès aux données personnelles dans les archives à ceux qui en ont un besoin légitime, sur la base du principe du moindre privilège. Les éléments ci-dessus doivent être conservés dans un registre complet des activités de traitement (ROPA). Il s'agit d'une exigence du GDPR et d'un outil essentiel pour la responsabilité et l'évaluation. Les documents ROPA doivent contenir des informations détaillées sur toutes les activités de traitement et être mis à la disposition des autorités de contrôle sur demande. Pour garantir la conformité au ROPA Enregistrez toutes les activités de traitement, quelle que soit leur ampleur Mettez régulièrement à jour le ROPA pour refléter les changements dans les pratiques de traitement des données Veillez à ce que le ROPA soit facilement accessible pour les audits et les inspections Votre système d'archivage doit être un navigateur compétent pour les personnes qui recherchent leurs données. Il doit permettre une recherche et une extraction simples des archives et exporter les données dans un format facilement transférable d'un système à l'autre, conformément aux exigences de navigation des articles 15 et 20 du GDPR. Droit de supprimer les données L'archivage des courriels constitue un domaine de vulnérabilité important pour de nombreuses organisations. Pour se conformer au GDPR, les solutions d'archivage des courriels doivent être en mesure de fournir rapidement aux utilisateurs l'accès à leurs données et la possibilité de supprimer des données personnelles en toute sécurité. Votre système d'archivage doit fournir un moyen sûr de supprimer les données conformément à votre période de conservation. Il doit être capable de supprimer des données irrécupérables tout en conservant un enregistrement des suppressions (selon la définition de la ROPA) qui vous servira de navire de conformité en cas d'audits potentiels ou de réclamations au titre du droit à l'oubli. Fortification numérique Pour protéger les données contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles, votre solution d'archivage doit offrir un cryptage robuste pour les données en transit et au repos ; cela inclut des sauvegardes régulières qui garantissent l'intégrité des données et la protection contre les pertes, ainsi que des systèmes de détection et de prévention des intrusions qui avertissent de l'approche de menaces pour la sécurité. Pour intégrer pleinement la sécurité dans votre entreprise, vous devriez envisager de mettre en œuvre les mesures suivantes : Impliquer des experts en protection des données Intégrer les mesures de protection nécessaires dans les processus opérationnels Tester et évaluer régulièrement les systèmes pour détecter les vulnérabilités en matière de protection de la vie privée Former le personnel aux principes de protection de la vie privée Audit de conformité au GDPR Comme mentionné, votre système d'archivage doit être en mesure de conserver des enregistrements détaillés de toutes les activités de traitement des données - une piste d'audit qui sert effectivement de journal de bord de votre parcours de mise en conformité. La réalisation d'un audit approfondi des données est la première étape cruciale vers la conformité. Un audit consiste à identifier toutes les données à caractère personnel au sein de votre entreprise, à comprendre où elles se trouvent, comment elles sont utilisées et qui y a accès, et à déterminer ce qui doit être archivé et ce qui ne doit pas l'être. Cette étape a deux objectifs essentiels. Tout d'abord, elle facilite la transparence au sein de votre organisation, en veillant à ce que chacun connaisse les données qu'il manipule. Deuxièmement, elle permet aux entreprises d'évaluer la manière dont elles traitent et protègent actuellement les données par rapport aux exigences strictes du GDPR. Un audit efficace des données doit couvrir les points suivants Type et catégorie de données Flux de données et accès Justification du traitement Mesures de sécurité des données Processus d'effacement des données Même avec les systèmes les plus robustes, une simple erreur humaine peut exposer une organisation à des violations de la conformité. Votre équipe est votre première ligne de défense pour maintenir la conformité au GDPR et à MiFID II. Des programmes de formation et de sensibilisation réguliers pour les employés sont donc essentiels. La formation de votre équipe devrait comprendre la compréhension de l'environnement réglementaire et de leurs responsabilités dans le traitement des données. Elle doit également porter sur la reconnaissance des violations potentielles et sur la manière de les signaler. Les évaluations régulières de la conformité doivent comprendre des examens périodiques des politiques de protection des données et un suivi constant des mesures de conformité de votre entreprise afin de s'assurer que votre équipe est au courant de tout. Cartographie
L'archivage numérique : Six avantages de son utilisation
Au cours des dernières années, la technologie a incité les entreprises à adopter des formats électroniques pour les documents et les procédures afin d'assurer la sécurité de l'information et de la rendre plus accessible. Comment ? En mettant en pratique l'archivage numérique. Savez-vous de quoi il s'agit et pourquoi son utilisation présente des avantages ? Lisez ce billet pour le savoir. Qu'est-ce que l'archivage numérique ? Vous pouvez considérer l'archivage numérique comme le remplaçant de vos archives papier, car il remplit la même fonction de stockage et de protection des documents créés au format numérique. Ce format peut également être appelé fichier, tout comme une unité de données qui peut être utilisée avec des programmes informatiques installés. Les principales exigences auxquelles répondent les archives numériques sont la construction et la disponibilité d'un lieu unique pour le stockage et la consultation de toutes sortes d'informations numériques, telles que les informations qui facilitent la classification des données, comme les données, les documents, les photos et les vidéos. Cela peut aider à prévenir la duplication de l'information, dont l'objectif principal dans les entreprises est d'économiser de l'argent et du temps en utilisant un substitut créatif à la distribution de documents. Comment fonctionne l'archivage numérique ? Voici quelques particularités qu'une archive numérique doit posséder : Garantir la lisibilité, l'authenticité et l'intégrité Vérification et maintenance de la signature numérique Surveillance technologique et conversions de format Contrôle de la durée de conservation Une archive numérique appropriée est essentielle à la réussite de la transformation numérique. Les archives numériques vous aideront à gérer les périodes de conservation des documents vitaux ou critiques de l'entreprise, tels que les contrats et la correspondance avec les clients, ainsi qu'à prouver la validité juridique de vos informations numériques. En suivant ces lignes directrices simples, il est possible de convertir des fichiers physiques au format numérique tout en maintenant la non-discrimination : Sélectionnez les données à modifier. Numériser les données des documents ou des photos à l'aide de scanners ou d'appareils photo. Trier et indexer le contenu pour faciliter la recherche et le partage. Placer les données dans une archive électronique. Pour s'assurer que tous les documents électroniques sont légitimes et conformes aux procédures spécifiques devant les autorités, il est également essentiel de prendre en compte les principes de conformité en vigueur dans chaque pays. Par exemple, lorsque des documents numériques du service comptable sont utilisés en Europe pour des audits, ils doivent comporter une signature électronique approuvée et reconnue par le système de crédit public et le Trésor. Certains pays exigent même des filigranes pour assurer la sécurité du fichier. Comment préserver les archives numériques ? La conservation des archives numériques est une entreprise difficile. Il existe de nombreuses approches et méthodes pour l'appliquer. Vous commencez par évaluer vos données actuelles, qu'elles se trouvent sur un appareil ou sur un serveur en nuage. Ensuite, vous classez vos données en fonction de leur format, qu'il s'agisse de documents, d'images ou de vidéos. Vérifiez également que les données sont pertinentes, sinon il vaut mieux les éliminer. Vous pouvez choisir entre l'archivage actif et l'archivage passif, selon que vous y accédez régulièrement ou moins souvent. Il est maintenant temps de mettre en œuvre des procédures d'archivage. Commencez par élaborer des "politiques d'archivage". Ces politiques peuvent indiquer clairement ce qui doit être archivé, ainsi que le contrôle d'accès à ces données. Ensuite, il faut s'occuper des métadonnées pour une indexation efficace. Une fois les données archivées, il est préférable de contrôler et d'auditer régulièrement les archives pour s'assurer de l'intégrité et de la conformité des données. Si les archives s'accroissent, vous devez surveiller votre capacité de stockage et toujours prévoir une extension. Que sont les archives numériques ? Les informations numériques, y compris les documents, les photos, les vidéos et les fichiers audio, sont stockées et prеsеrvеd dans des еlеctronic rеpositoriеs appelées archivеs numériques, contrairement aux archivеs traditionnelles qui reposent sur des supports de stockage physiques tels que le papier, l'encre et le film, les archivеs numériques gеnеratе et les managеs numériques contеnt collеctions utilisant des computеr hardwarе et softwarе. Pourquoi la plupart des entreprises devraient-elles envisager de se lancer dans l'е-archivage ? L'archivage électronique, ou еlеctronic archiving, rеfеrs au procеs de stockage et de gestion des documents et dossiers numériques de manière sеcurе et organisée. Il y aе sеvеral compеlling rеasons pourquoi les businеssеs, rеgardlеss de leur taille ou de leur industrie, devraient envisager d'adopter l'е-archivage : 1. Efficiеnt Documеnt Businеssеs peut stocker, rеtriеvе, et organiserе des documеnts morе еffеctivеly avec l'е-archivage - les archivеs numériques économisent du temps et de l'еffort en simplifiant thе catеgorization, sеarching, et accеssing de l'information. Réduction des coûts Les dépenses associées à l'espace de stockage, à l'impression et à la gestion physique des documents sont élevées dans le cas de l'archivage traditionnel sur papier. Étant donné que le stockage numérique est souvent lеss еxpеnsivе et rеquirеs lеss espace physique, l'е-archivage еliminatеs thеsе еxpеnsеs. Ajouter l'archivage électronique qualifié (QeA) à l'équation Le procеs de kееping еlеctronic rеcords et documеnts d'une manière qui guarantееs leur authеnticité, intеgrité, et accеssibilité à long terme est connu sous le nom d'еlеctronic archiving (archivage électronique). De nombreuses organisations utilisent les meilleures pratiques et normes pour l'archivage еlеctronique, comme la norme ISO 16363 pour les rеpositoriеs numériques fiables et la norme ISO 14641-1 pour l'intеropеrabilité. Avantages de l'archivage électronique qualifié (QеA) Avantages Description La conformité légale garantit que les exigences légales et réglementaires sont respectées, ce qui donne une base solide à l'intégrité documentaire. Prеsеrvation des données Facilite la prеsеrvation à long terme des dossiers еlеctroniques, en les protégeant contre la perte ou l'altération des données. Efficiеnt Rеtriеval Strеamlinеs thе rеtriеval procеss, еnabling quick and еasy accеss to archivеd information. Atténuation des risques Rеducеs les risques associés à l'accès non autorisé, à l'altération ou à la manipulation des documents numériques. Amélioration de l'intégrité des documents Établissement d'un cadre solide pour maintenir l'authenticité et la fiabilité des documents électroniques. Avantages de l'archivage numérique Il y aе sеvеral bеnеfits à l'utilisation des archivеs numériques, sur lesquels nous nous concentrerons hеrе : 1. Homogеnisation du stockage et de l'archivage des documents Il est possible de trouver des informations plus rapidement et plus еasily en ne consultant qu'une seule archive pour de multiples cas d'usе par rapport à diverses sources. Chacun des cas d'usе suivants dispose d'une solution appropriée : Vеrification et Maintеnancе des Signaturеs Elеctroniques. Documеnts avec rеtеntion pеriods bеing archivеd. Prеsеrving information and rеcords from rеtirеd platforms, including AS/400, SAP/R3, Pronto, SharеPoint, Documеntum, and morе. Transfеrring data to lеss еxpеnsivе storagе whilе maintaining compliancе from еxpеnsivе cloud storagе (such as Salеsforcе or SharеPoint onlinе) Archiving for modеrnization and systеm consolidation Scan archive Archivе of customеr corrеspondеncе (for еxamplе, pour Mifid II) Eligiblе Digital Prеsеrvation pour еIDAS limitant l'accès aux données qui contiennent des informations personnelles.
Qu'est-ce que l'archivage numérique et comment le réaliser : un guide de mise en œuvre et d'importance
Ever since the beginning of time, data preservation and management have been a constant process in one way or another. Now, with the digital era, this task has become more accessible, simpler, and at the tip of fingertips. These are indeed crucial factors considering the significance of information. With the advancement of technology and the internet and digital documents taking over, digital archiving has become a necessity. But what is Digital Archiving in detail? Some say it’s a tale of adaptation; some agree it’s transformation. However, everyone agrees that e-archiving is responsible for preserving data for easy accessibility while preventing any loss/corruption of valuable information. Since the creation of the Document Management System (DMS) in 1999, it hasn’t been used for its general purpose. It can be noted that currently, many cases that use DMS for achieving require more attention for effective results. Therefore, replacing a DMS with a digital archiving solution would ensure meeting the challenges of qualified electronic archiving – boosting accessibility and ensuring information security. This blog is a comprehensive guide to the answer to the above question what is digital archiving? Let’s explore its purpose and why it spreads far across the digital landscape. Walk with us in this dynamic realm of digital preservation. Definition of Digital Archiving If we start with the basic digital archive definition, it is a process of preserving and organising digital data for long-term access and retrieval. Simply put, it’s a substitute for the paper archive, involving a systemic storage of electronic records and information. I hope the question “What is digital archiving?” E-archiving includes building a structured approach to store digital records while maintaining integrity securely. This process is achieved by thoroughly implementing tools and strategies best suited to modern world requirements. In simple words, a digital archive not only uploads and saves a file on your device but is a means of meeting the demands of this digital era. Objectives of Digital Archiving So we have understood what digital archiving is; now let’s discuss what raised the need for digital archiving and the basic purpose behind it. E-archiving holds various significant objectives to underline its importance in the digital era. Starting with a primary aim, i.e., ensuring long-term data preservation while preventing data from corruption. Data integrity is crucial, but how can it be obtained? This is achieved by adding checksums; these checksums help maintain data integrity. The second core objective is to make the data accessible for efficient retrieval. Digitalising physical assets helps in cost saving. Furthermore, recovery is also prioritised. Importance of Digital Archiving The importance of digital archiving cannot be over or understated. The following key points highlight the significance of e-archiving. 1. Safeguarding the Digital Realm While googling, you might come across information from past years. This happens because of digital archiving. 2. Data Integrity Data archiving systems are known for their robust techniques that prevent data loss, corruption, or unauthorised modification. Therefore, data integrity is the main focus here while maintaining accuracy. 3. Efficient Retrieval With files being digitised, retrieval of data has become easier than ever. This feature helps in improving productivity and helps in decision-making. Overview of the Article Preservation and management of information is essential in today’s world. This article is a roadmap highlighting the importance, definition, objectives, and key components involved in e-archiving. We know despite the consistent innovation, data remains vulnerable. With information at stake, we risk losing small bits of our lives; however, these small bits can cause severe damage in the case of professional data. Talking about data, what is data? We’ve grown up learning the basic definition of it being raw facts and figures, which transform into valuable information; it can be in any form or type. When there is data, there is a need for archiving. For anyone new to the concept and who wants to adapt to the new technology, this article is the right place for you! Starting with the basic definition of ‘what is digital archiving,’ it further delivers enough insight into its cornerstones and significance. Get a handful of tips on setting your strategy for archiving and the steps for data preservation. Why does Digital Archiving Matter? E-archiving holds great significance in today’s digital world. It holds a significant role in storing digital information, whether personal or business records. Let’s stumble upon its evolution and get a deep understanding of its mechanism by intriguing its key components. Evolution of Archiving The storage of important data or documents has always been a requirement of humanity. Storing important information from parchments, pebbles, and clay tablets to paper documents is the revolution leading now to the globalisation of electronic archiving. E-archiving is the blessing of modern-day digitalization. The shifting of the real to the virtual world, i.e., currency in the form of cryptocurrency, and in the future, with the advent of the Web 3.0 metaverse, is going to lead the digital world. Just like this, the replacement of paper documents with electronic archiving has made storage, security, and preservation of our important data much easier. What’s the mechanism behind it? It’s crucial to understand the mechanics and workings behind digital archives, so it will be helpful for you to trust and use digital archives without worrying about data security. The core importance of using digital archives is ensuring the accessibility of digital information, which can be achieved by using dedicated software and updated storage devices. The first step is the gathering of accurate data and then categorising it further for better working. This step is important as extracting metadata and plausible information from data increases retrieval accessibility. Now comes the data storage. All safety measures that are required to preserve data integrity are the sole purpose of using advanced algorithms. Regular cycles of integrity checks are also included. The data being stored is coded and decoded from sender to receiver to confirm the security. This encrypted form of data