Étiquette : gestion des documents

Signatures numériques, documents et archivage dans les ressources humaines : Guide de l'eIDAS et du droit belge à l'intention des non-spécialistes

À l'ère du numérique, il est de plus en plus courant de signer des contrats de travail par voie électronique. Mais qu'est-ce que cela signifie pour vous, en tant qu'employé ou employeur, en particulier en Belgique ? Démystifions cela en nous concentrant sur deux aspects juridiques clés : le Règlement eIDAS (UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014) et la loi belge (La loi du 15 janvier 2018 - Wet houdende diverse bepalingen inzake werk - Loi portant des dispositions diverses en matière d'emploi, plus particulièrement les articles 18 et 19). Signer Tout d'abord, le règlement eIDAS, en particulier l'article 25, est clair : une signature électronique ne peut être refusée dans un cadre juridique au seul motif qu'elle est numérique. Ce règlement de l'UE garantit que votre signature numérique sur un contrat de travail est aussi valable qu'une signature manuscrite traditionnelle. Si vous souhaitez signer numériquement, cela ne peut pas être refusé, cela doit être accepté. Archivage Le droit belge, et plus précisément l'article 16 de la loi du 3 juin 2007, comporte une couche supplémentaire. Cette loi parle de l'archivage électronique des documents de travail. Elle stipule que certains documents liés à l'emploi, y compris éventuellement votre contrat signé numériquement, doivent être archivés électroniquement. Mais pas n'importe où : ils doivent être stockés auprès d'un service d'archivage électronique qualifié. Cela signifie que votre contrat de travail signé numériquement est non seulement juridiquement valable, mais aussi stocké en toute sécurité et récupérable en cas de besoin. En résumé, si vous êtes en Belgique et que vous optez pour la signature numérique de votre contrat de travail, vous pouvez être certain qu'il est juridiquement contraignant en vertu de l'article 25 de l'eIDAS. De plus, la loi belge exige que ce contrat, ainsi que d'autres documents de travail spécifiques, soient archivés électroniquement auprès d'un fournisseur certifié, ce qui garantit à la fois la légalité et la sécurité. Les articles 18 et 19 d'eIDAS 18 - 19 Ce qui suit donne un aperçu et une explication de l'art. 16 qui traite spécifiquement de l'échange et de l'archivage électroniques des documents relatifs à l'emploi en Belgique : Archivage électronique des contrats de travail Une copie électronique du contrat de travail doit être conservée auprès d'un prestataire de services d'archivage électronique ou, à défaut, par l'employeur lui-même, conformément aux exigences du Code de droit économique (WER) en matière d'archivage électronique qualifié. Définition du service d'archivage électronique Selon l'article I.18, 17° du WER, il s'agit d'un service de confiance complétant eIDAS, impliquant la conservation de données électroniques ou la numérisation de documents physiques, offert par un prestataire de services de confiance conformément à eIDAS ou géré par une autorité publique ou une entité privée. Sans frais et accessible aux employés Le stockage du contrat ne doit pas entraîner de frais pour l'employé, qui doit avoir un accès permanent au document stocké. La conservation est garantie pendant au moins cinq ans après la fin du contrat. Documents spécifiques pour l'échange et l'archivage électroniques Comptes individuels, états de service des travailleurs et ventilation des salaires. Ce mélange de réglementations européennes et belges montre comment le droit évolue avec la technologie, garantissant que vos interactions et contrats numériques sont aussi légitimes et sûrs que leurs équivalents sur papier. N'oubliez pas que dans notre monde numérique, la conformité juridique et la confiance sont à portée de clic !