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Archivage conforme au GDPR et à MiFID II

Naviguer dans les aspects juridiques de l'archivage des données devient de plus en plus complexe avec des réglementations telles que le GDPR et MiFID II. Les lois sur la confidentialité et la protection des données ont normalisé la façon dont les organisations abordent l'archivage pour garantir la conformité. La grande question est donc de savoir comment rester conforme au GDPR et à MiFID II lors de l'archivage. Nous vous proposons des lignes directrices pratiques et une liste de contrôle pour vous assurer que vos pratiques d'archivage respectent les normes légales. Nous vous présenterons les principaux aspects du GDPR qui ont un impact sur l'archivage numérique et la manière dont votre solution d'archivage doit relever ces défis. Comprendre le paysage L'archivage, l'une des composantes les plus fondamentales de la gestion des données, est en contradiction avec les principes du GDPR en raison d'incohérences historiques dans les politiques de conservation des données et de limitations technologiques. Le GDPR, avec ses exigences strictes en matière de minimisation des données, de contrôle d'accès et de droit à l'oubli, pose un problème lors de l'archivage numérique. De même, la directive MiFID II, avec ses dispositions relatives à l'archivage des textes, présente des défis et des opportunités spécifiques dans le secteur financier. Pourquoi l'archivage traditionnel est souvent non conforme Traditionnellement, les solutions d'archivage des courriels et des données n'ont pas été conçues pour gérer les données conformément aux exigences du GDPR et de MiFID II. Elles sont conçues pour accumuler les données et non pour les minimiser. Leurs structures inflexibles sont souvent dépourvues des contrôles d'accès granulaires et des mécanismes de suppression désormais obligatoires, ce qui les rend incapables de répondre aux besoins des réglementations modernes en matière de confidentialité et de finance. Période de conservation du GDPR : Combien de temps est trop long ? L'un des aspects les plus difficiles de la conformité au GDPR est de déterminer la période de conservation appropriée pour les différents types de données. Le règlement stipule que les données ne doivent être conservées que dans la mesure où elles sont nécessaires à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Le GDPR ne prescrit pas de délais spécifiques pour la conservation des données. En revanche, il stipule que les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Naviguer dans la conformité GDPR de l'archivage Votre solution doit présenter plusieurs caractéristiques essentielles pour assurer la conformité GDPR de l'archivage. Des mesures de sécurité robustes sont nécessaires pour protéger les données à caractère personnel contre tout accès, modification, divulgation ou destruction non autorisés. Cela nécessite la mise en œuvre de méthodes de cryptage modernes, telles que l'authentification multifactorielle, des protocoles de transfert de données sécurisés et des contrôles d'accès. Ces mesures protègent les données et satisfont au principe de responsabilité prévu par le GDPR en démontrant que votre organisation prend la protection des données au sérieux. En outre, le chiffrement et la pseudonymisation contribuent à sécuriser les données en les rendant non identifiables sans informations supplémentaires conservées séparément. Ce faisant, les entreprises peuvent réduire le risque global associé au traitement des données. Minimisation et conservation des données Les politiques de conservation automatique et les contrôles d'accès granulaires sont essentiels à la gestion des données conformes au GDPR. Ils vous permettent de définir la durée de conservation des données et de restreindre l'accès aux données personnelles dans les archives à ceux qui en ont un besoin légitime, sur la base du principe du moindre privilège. Les éléments ci-dessus doivent être conservés dans un registre complet des activités de traitement (ROPA). Il s'agit d'une exigence du GDPR et d'un outil essentiel pour la responsabilité et l'évaluation. Les documents ROPA doivent contenir des informations détaillées sur toutes les activités de traitement et être mis à la disposition des autorités de contrôle sur demande. Pour garantir la conformité au ROPA Enregistrez toutes les activités de traitement, quelle que soit leur ampleur Mettez régulièrement à jour le ROPA pour refléter les changements dans les pratiques de traitement des données Veillez à ce que le ROPA soit facilement accessible pour les audits et les inspections Votre système d'archivage doit être un navigateur compétent pour les personnes qui recherchent leurs données. Il doit permettre une recherche et une extraction simples des archives et exporter les données dans un format facilement transférable d'un système à l'autre, conformément aux exigences de navigation des articles 15 et 20 du GDPR. Droit de supprimer les données L'archivage des courriels constitue un domaine de vulnérabilité important pour de nombreuses organisations. Pour se conformer au GDPR, les solutions d'archivage des courriels doivent être en mesure de fournir rapidement aux utilisateurs l'accès à leurs données et la possibilité de supprimer des données personnelles en toute sécurité. Votre système d'archivage doit fournir un moyen sûr de supprimer les données conformément à votre période de conservation. Il doit être capable de supprimer des données irrécupérables tout en conservant un enregistrement des suppressions (selon la définition de la ROPA) qui vous servira de navire de conformité en cas d'audits potentiels ou de réclamations au titre du droit à l'oubli. Fortification numérique Pour protéger les données contre les accès non autorisés et les pertes accidentelles, votre solution d'archivage doit offrir un cryptage robuste pour les données en transit et au repos ; cela inclut des sauvegardes régulières qui garantissent l'intégrité des données et la protection contre les pertes, ainsi que des systèmes de détection et de prévention des intrusions qui avertissent de l'approche de menaces pour la sécurité. Pour intégrer pleinement la sécurité dans votre entreprise, vous devriez envisager de mettre en œuvre les mesures suivantes : Impliquer des experts en protection des données Intégrer les mesures de protection nécessaires dans les processus opérationnels Tester et évaluer régulièrement les systèmes pour détecter les vulnérabilités en matière de protection de la vie privée Former le personnel aux principes de protection de la vie privée Audit de conformité au GDPR Comme mentionné, votre système d'archivage doit être en mesure de conserver des enregistrements détaillés de toutes les activités de traitement des données - une piste d'audit qui sert effectivement de journal de bord de votre parcours de mise en conformité. La réalisation d'un audit approfondi des données est la première étape cruciale vers la conformité. Un audit consiste à identifier toutes les données à caractère personnel au sein de votre entreprise, à comprendre où elles se trouvent, comment elles sont utilisées et qui y a accès, et à déterminer ce qui doit être archivé et ce qui ne doit pas l'être. Cette étape a deux objectifs essentiels. Tout d'abord, elle facilite la transparence au sein de votre organisation, en veillant à ce que chacun connaisse les données qu'il manipule. Deuxièmement, elle permet aux entreprises d'évaluer la manière dont elles traitent et protègent actuellement les données par rapport aux exigences strictes du GDPR. Un audit efficace des données doit couvrir les points suivants Type et catégorie de données Flux de données et accès Justification du traitement Mesures de sécurité des données Processus d'effacement des données Même avec les systèmes les plus robustes, une simple erreur humaine peut exposer une organisation à des violations de la conformité. Votre équipe est votre première ligne de défense pour maintenir la conformité au GDPR et à MiFID II. Des programmes de formation et de sensibilisation réguliers pour les employés sont donc essentiels. La formation de votre équipe devrait comprendre la compréhension de l'environnement réglementaire et de leurs responsabilités dans le traitement des données. Elle doit également porter sur la reconnaissance des violations potentielles et sur la manière de les signaler. Les évaluations régulières de la conformité doivent comprendre des examens périodiques des politiques de protection des données et un suivi constant des mesures de conformité de votre entreprise afin de s'assurer que votre équipe est au courant de tout. Cartographie