Étiquette : conservation des documents

Les 3 stratégies de préservation

Il y a quelques années, l'un des plus grands entrepreneurs européens a perdu un procès qui lui a coûté des millions d'euros. Pourquoi ? Il pouvait présenter au tribunal les plans architecturaux du tunnel (qui avait commencé à fuir), mais il ne pouvait plus les ouvrir. À l'ère du numérique, toutes les entreprises, organisations et personnes s'appuient sur des actifs numériques pour stocker et échanger des informations. Beaucoup de ces informations font partie des dossiers vitaux d'une organisation ou d'une personne : informations financières, dossiers médicaux, contrats, documents d'assurance, etc. Elles sont donc souvent soumises à une (longue) période de conservation légale. Avec l'évolution de la technologie, la nécessité d'une stratégie de conservation solide est essentielle pour maintenir l'accès à ces informations pendant leur période de conservation et même pour garantir la survie d'une entreprise (ou d'une personne). Je vais tenter d'expliquer les principales raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une stratégie de préservation et quelles sont les trois principales stratégies : le rafraîchissement, la migration et l'émulation. Pourquoi avez-vous besoin de stratégies de préservation ? Les stratégies de préservation sont essentielles pour plusieurs raisons : Longévité : Les actifs numériques sont susceptibles d'être obsolètes à mesure que le matériel et les logiciels deviennent obsolètes Intégrité des données : Garantir que les données restent exactes, non corrompues et accessibles Conformité : De nombreux secteurs d'activité sont tenus par la loi de conserver des documents spécifiques pendant une certaine période, ce qui nécessite une stratégie de conservation fiable. Continuité : Une stratégie de conservation bien planifiée garantit la continuité de l'activité en minimisant les risques associés à la perte ou à l'altération des données. Propriété intellectuelle : Pour les œuvres créatives, une stratégie de préservation garantit que l'héritage du créateur reste accessible et protégé pour les générations futures. Stratégies de préservation : Rafraîchissement, migration et émulation Il existe de meilleures façons de gérer ce problème que de créer son propre musée de l'informatique. Rafraîchissement Cette stratégie consiste uniquement à transférer régulièrement les données d'un support de stockage vieillissant vers un support plus récent afin de prévenir la perte de données due à la détérioration physique ou à l'obsolescence de l'appareil. Il s'agit d'une solution simple et à court terme qui garantit que les données restent accessibles au fur et à mesure de l'évolution de la technologie (matérielle). C'est ce que l'on observe le plus souvent dans les services informatiques : Migration ou mise à niveau vers du matériel plus récent. Avantages : Facile à mettre en œuvre Faible coût et impact Défis : Ne tient pas compte de l'obsolescence des logiciels ou des formats de fichiers Migration La migration est le processus de conversion des ressources numériques d'un format de fichier ou d'un système obsolète vers un format plus moderne et largement supporté. Cette approche tient compte de l'obsolescence du matériel et des logiciels et garantit que les données restent accessibles et fonctionnelles. Avantages : Remédie à l'obsolescence logicielle et matérielle Améliore la compatibilité avec les systèmes modernes Défis : La migration est très souvent utilisée, par exemple pour distribuer l'information à des personnes qui ne disposent pas de l'application de visualisation d'origine (PDF) ou pour avoir un instantané de l'information à un moment donné, mais la migration vers un autre format à des fins de conservation ne devrait être envisagée que lorsque le format d'origine ne peut plus être ouvert. Dans ce cas, la "mise à niveau" de l'information vers une version plus récente doit être considérée comme une première option. Emulation L'émulation crée un environnement virtuel qui imite un matériel ou un logiciel obsolète, permettant aux utilisateurs d'accéder et d'interagir avec les ressources numériques comme s'ils utilisaient le système d'origine. Cette approche préserve l'expérience originale de l'utilisateur et garantit l'accessibilité à long terme. Avantages : Préserve l'expérience originale de l'utilisateur Répond à l'obsolescence du matériel et des logiciels Défis : Peut être gourmand en ressources Nécessite une expertise technique poussée Comment allez-vous procéder pour, disons : Google Docs ? L'option la plus viable La stratégie de préservation la plus viable dépend de vos exigences, de vos ressources et de la nature des ressources numériques en question. La migration est préférable dans les situations où la compatibilité avec les systèmes modernes est essentielle et où l'accent est mis sur le contenu et la nature des informations, en d'autres termes : Les données et les documents. L'émulation est l'option privilégiée pour préserver l'expérience originale de l'utilisateur et remédier à l'obsolescence du matériel et des logiciels. L'enfant qui est en moi voudra l'émulateur C64. Conclusion En conclusion, comprendre l'importance des stratégies de conservation et les options disponibles aidera les entreprises, les organisations et les particuliers à prendre des décisions éclairées sur la sauvegarde de leurs actifs numériques. Une stratégie de préservation bien pensée garantit la longévité, la conformité et l'accessibilité des données, protégeant ainsi les informations précieuses contenues dans les ressources numériques. Cet article a été publié à l'origine dans la lettre d'information LinkedIn de Docbytes.