Wat is Enterprise Content Management?

Enterprise Content Management als beheersprincipe

ECM is een beheersprincipe dat voorziet in strategieën, methodes en hulpmiddelen om er voor te zorgen dat de juiste informatie kan gevat, beheerd en gepubliceerd worden ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Dit alles kan vastgelegd worden in een duurzame elektronische omgeving.

Enterprise Content Management is nodig

Organisaties worden steeds meer geconfronteerd met informatie -en daarmee kennis- die op digitale wijze tot stand komt en gebruikt wordt. Deze informatie wordt vanuit verschillende bronnen en kanalen in tal van formaten aangeleverd (tekstverwerkers, spreadsheets, video, audio, etc.). Naast het gegeven dat deze informatie in hoge mate ongestructureerd is, zijn er ook nog veel kopieën in omloop, die enerzijds een steeds grotere impact hebben op de opslagmedia en anderzijds een versieprobleem opleveren. Het gevolg is dat analoge (papieren) dossiers vaak niet langer transparant en volledig zijn en archiefkasten overvol raken.

Enterprise Content Management werkt kostenbesparend

Het implementeren van Enterprise Content Management zorgt voor winst op het vlak van doorlooptijd van processen, zoektijd naar informatie, archiveringsruimte, gerechtskosten, personeelskosten om informatie ter beschikking te stellen, enz. ECM kan ingezet worden in een reeks vakgebieden waar een vlotte toegang tot de correcte informatie van belang is. Een paar voorbeelden hiervan zijn: kwaliteitsdocumenten, werkingsprocedures, productinformatie, webbeheer, technische documentatie, goedkeuring van facturen en dossierbeheer. 

 

Enterprise Content Management heeft de aandacht van het management

Recente en minder recente ontwikkelingen in Europa (financiële crisis) en de VS (schandalen rond Nasdaq, Enron, enz.) hebben ertoe geleid dat de wet- en regelgeving op een aantal belangrijke punten is aangescherpt en codes zijn opgesteld ten aanzien van corporate governance van bedrijven. Een recent voorbeeld hiervan is de Sarbanes-Oxley wetgeving. Deze en andere regelgeving heeft een impact op de eisen die worden gesteld aan de kwaliteit van registratie van bedrijfsprocessen en ongestructureerde informatie en de totale beheersing van dit registratieproces. Deze regelgeving zal in de toekomst waarschijnlijk nog strikter worden. Het publiek vraagt steeds meer inzage in de interne werking en informatie van organisaties.

Met Enterprise Content Management gaat de winkel niet dicht

O.a. producenten, handelaars en distributeurs worden geconfronteerd met de uitdaging om efficiënt en accuraat volledige productinformatie op te slaan, te bewerken en te distribueren via allerlei mediakanalen. Het content management van veel (retail)organisaties kan de intensieve bevraging door klanten niet bijhouden. Met name elektronische media (internet, informatiekiosken en elektronisch labelen) moeten van dag tot dag en van uur tot uur worden gevoed met actuele informatie over producten, prijzen, beschikbaarheid en voorraden. Retailers moeten extra hulpmiddelen gaan inzetten om op een efficiënte manier de distributie van nieuwe mediavormen te managen voor meerdere publicatiekanalen.

De componenten van Enterprise Content Management

Functioneel gezien is de ICT-architectuur van een Enterprise Content Management platform opgebouwd uit een aantal kernfuncties.
We onderscheiden daarbij onder andere de volgende componenten:

• Geïntegreerd documentbeheer biedt functionaliteiten ten behoeve van het creëeren, ordenen, beheren en distribueren van elektronische dossiers en documenten. Kernfuncties daarbij zijn o.a. check-in/check-out, versiebeheer en beveiliging op dossier- en documentniveau;

• Document capture richt zich op het digitaliseren van analoge (papieren) documenten en informatie, het capteren van relevante informatie uit de gedigitaliseerde documenten (tekstherkenning en formulierverwerking) en uiteindelijk de opslag van de digitale content;

• Workflow (BPM) richt zich op de ondersteuning van gestructureerde bedrijfsprocessen. De belangrijkste functies zijn het sturen van de uitvoering van processen op basis van vastgelegde procedures en het eventueel bewaken van doorlooptijden;

• Records management biedt een organisatie de mogelijkheid tot het onveranderbaar vastleggen van de informatie tijdens de levensloop van het document en te zorgen voor de gepaste acties tijdens deze levenloop;

• Digital Asset Management is gerelateerd aan documentbeheer, maar concentreert zich met name op het beheer van media zoals foto's, film en audio. Concrete toepassingen hiervan worden met name gezien bij marketing- en reclameprocessen en (nieuws)media.

Andere functionele deelgebieden en verwante technologieën zijn: Web Content Management, Collaboration, Documentgeneratie (output management), Formulierafhandeling, Archivering (e-mail, SAP en data) en Transactional Content Management.

Docbyte biedt een integrale benadering

Bij Enterprise Content Management staan creatie, gebruik, archivering en publicatie van "Content" (i.e. kennis en informatie) centraal. De bedrijfsdoelstellingen bepalen de uiteindelijke toegevoegde waarde die door de content wordt geleverd. De doelstellingen worden gerealiseerd via bedrijfsprocessen, binnen een organisatie die is vastgelegd met rol-en taakverdelingen binnen deze processen. Verschillende IT-hulpmiddelen zijn beschikbaar om dit alles te ondersteunen. Om ECM succesvol te implementeren moeten alle bovenstaande dimensies vanuit een integrale aanpak met elkaar in verband worden gebracht.

Uitgaande van deze integrale aanpak ondersteunt Docbyte haar klanten op verschillende aspecten van het ECM-domein, zoals:

• Het vinden van de juiste businesscase voor ECM in relatie tot strategie en doelstellingen;

• Het vaststellen van de impact van de introductie van ECM op uw organisatie en het begeleiden van de noodzakelijke veranderingen (change management);

• Het opstellen van metadatamodellen;

• Het begeleiden van een pakketselectie;

• Uitvoeren van het volledige implementatietraject;

• IT-ontwikkelingsdiensten.

 

Geregistreerde en ingelogde gebruikers vinden hieronder de volgende whitepapers:

• De interne verkoop van een ECM
• Hoe wordt de ROI van een ECM berekend?