Qu’est ce l’Enterprise Content Management?

L'EnterpriseContent Management comme principe de gestion

L'ECM est unprincipe de gestion qui prévoit les stratégies, les méthodes et les outilspermettant de prendre en charge l'information, de la gérer et de la publierafin de supporter les processus d'entreprise. Tous ces éléments peuvent êtrerepris au sein d'une solution électronique durable.

L'EnterpriseContent Management est nécessaire

Lesorganisations sont de plus en plus confrontées avec de l'information -et doncde la connaissance- qui est établie et utilisée de manière électronique. Cetteinformation prend sa source auprès de différents canaux et est livrée sousdifférents formats (traitement de texte, feuilles de calculs, vidéos, audio,etc.). Cette information se présente souvent sous format non-structuré etpossède des versions différentes, ce qui a une conséquence directe sur lessystèmes de stockage et implique des problèmes de gestion des différentesversions. Par conséquent, les dossiers analogiques (format papier) ne sont plusgérés de façon transparente et complète et les armoires d'archives débordent.

L'EnterpriseContent Management permet d'économiser

L'implémentation d'un système d'Enterprise Content Management permet degagner du temps sur le processus, sur le temps de recherche d'information, surl'espace d'archivage, sur les coûts judiciaires, les coûts de personnel afin demettre à disposition l'information, etc. Un système d'ECM peut être utilisépour certains métiers ou un accès rapide a l'information est nécessaire. Parexemple, on trouvera des documents concernant la qualité, des procédures de travail,de l'information produit, la gestion du web, de la documentation technique,l'approbation de factures et la gestion de dossiers.

L'EnterpriseContent Management dispose d'une attention particulière de la part de ladirection

Lesdéveloppements récents et moins récents en Europe (crise financière) et auxEtats-Unis (scandales au Nasdaq, Enron, etc) ont abouti à une législation etdes règles plus exigeantes sur certains points. Le résultat est qu'un code doitêtre suivi en matière de gouvernance d'entreprises. Un exemple récent de ceciest la législation Sarbanes-Oxley. Cette législation, ainsi que d'autres, onteu un impact direct sur les exigences posées dans la qualité del'enregistrement des processus d'entreprises et de l'information non-structuréeainsi que sur la gestion totale du processus d'enregistrement. Prochainement,cette législation deviendra surement encore plus exigeante. De plus en plus, lepublic demande d'avoir accès aux informations des organisations et désireconnaître le fonctionnement interne. 

La continuitéest assurée grâce au système d'Enterprise Content Management

Les producteurs, commerçants, ainsi que les distributeurs sont confrontés audéfi de stocker des informations produits correctes, de les retravailler et deles diffuser rapidement via différents médias. La gestion du contenu d'uncertain nombre d'organisations (en particulier dans le secteur du détail)n'arrive pas à prendre en charge le nombre important de demandes de clients.Quotidiennement, et même d'heure en heure, les médias électroniques (internet,kiosques d'information, et tableaux électroniques) doivent être nourrisd'information à jour à propos des produits, des prix, de la disponibilité ainsique du stock. Les distributeurs doivent investir dans de nouveaux moyens pourgérer de manière efficace de nouvelles formes de médias destinés à différentscanaux de publication.

Les composantsde l'Enterprise Content Management

Au niveau fonctionnel, la plateforme architecturale informatique d'un systèmed'Enterprise Content Management est construite autour de certaines fonctionscentrales.
On peut y distinguer, entre autres, les composants suivants :

• La gestion documentaire intégrée offre des fonctionnalités tant au niveau de la création, du classement, de la gestion que de la diffusion des dossiers et des documents électroniques. Il y a des fonctions centrales telles que le check-in/check-out, la gestion des versions et la sécurité au niveau du dossier et du document;
• La capture des documents se charge de la digitalisation des documents et des informations analogiques (papier), la capture d'information relevante venant de documents digitaux (reconnaissance de textes et traitement de formulaires) et enfin du stockage du contenu digital;
• Le workflow (BPM) se charge du support des processus d'entreprises structurés. Les fonctions principales sont la gestion de l'exécution des processus sur base de procédures préétablies et éventuellement l'observation des temps de traitement;
• Le records management offre la possibilité à l'organisation de garder l'information intacte pendant toute la durée de vie du document et d'assurer des actions correctes pendant sa durée de vie;
• Le Digital Asset Management est relatif à la gestion documentaire, mais se concentre plus sur la gestion de médias tels que les photographies, les films et les fichiers audio. Des applications concrètes sont notamment celles des processus marketing et de publicité et des médias (les nouvelles).

D'autressecteurs fonctionnels et technologies contiguës sont : le Web ContentManagement, la  Collaboration, lagénération de documents (output management), le traitement de formulaires,l'Archivage (e-mail, SAP et données) et le Transactional Content Management.

Docbyte propose une approche intégrale

Dans l'Enterprise Content Management, la création, l'utilisation, l'archivageet la publication de "Contenu" (c.-à-d. la connaissance et l'information) sontcentraux. Les objectifs de l'entreprise déterminent la valeur ajoutée finalequi est délivrée par le système de gestion du contenu. Les objectifs sontréalisés par le biais de processus d'entreprise, au sein d'une organisationbasée sur une répartition des rôles et des tâches au sein même de cesprocessus. Plusieurs outils IT sont disponibles afin de supporter ceci. Afin depouvoir implémenter un système d'ECM avec succès, toutes les dimensionsmentionnées ci-dessus doivent être incorporées via une approche intégrale.

En partant de ce principe d'approcheintégrale, Docbyte supporte ses clients dans les différents aspects relatifs audomaine d'ECM, tel que :

• Trouver le business case exact pour l'ECM au niveau de la stratégie et des objectifs;
• La détermination de l'impact de l'introduction d'un ECM sur votre organisation et l'accompagnement des changements nécessaires (change management);
• La rédaction des modèles de métadonnées;
• L'accompagnement de la sélection d'une solution;
• La réalisation complète du trajet d'implémentation;
• Des services de développements IT.

Les utilisateurs régistrés et loggés trouveront ci-dessous les white papers suivants:

• La vente interne de ECM
• Comment calculer le ROI d'un ECM?