Alle post gelijk voor de wet
Zowel de federale, de Vlaamse als de lokale overheden zijn bij wet verplicht om alle binnengekomen en uitgaande poststukken te registreren. Vaak gebeurt dat nog op papier in postboeken, in MS Excel of Access. Eenvoudige vragen als ‘Waar is dat poststuk?’ of ‘Wie heeft toegang tot welke stukken?’ zijn dan moeilijk te beantwoorden.
Een digitaal register biedt veel voordelen
Scannen van inkomende post zorgt ervoor dat die automatisch gedagtekend is. Het gedigitaliseerde poststuk kan ook onmiddellijk aan het correcte dossier gekoppeld worden en de juiste personen krijgen het zonder fout doorgestuurd. En voor uitgaande stukken kunnen automatisch briefhoofden worden gegenereerd. Een digitaal postregistratiesysteem levert bovendien een enorme tijdswinst op. Het is gebruiksvriendelijk en integreerbaar met bestaande systemen, en poststukken zijn onmiddellijk beschikbaar voor meerdere personen tegelijk. Een belangrijk extra voordeel zijn de rapporteringmogelijkheden van een digitaal register. Op elk moment van de dag is duidelijk waar welk document zich bevindt, hoeveel in- en uitgaande stukken er in omloop zijn, hoe lang de afhandeling duurt enzovoort.
Docbyte moderniseert uw administratie
Wij ontwikkelen en implementeren een modern postregistratiesysteem op uw maat. En we gaan daarin zover als u wilt, bijvoorbeeld door extra functionaliteiten te integreren voor optische karakterherkenning (OCR) of dossieropvolging. U vraagt, wij geven u graag een vrijblijvende demo.
