Een dossier is meer dan een verzameling documenten
In een archiefkast of in klasseermappen worden documenten verzameld en bewaard. Punt. Er is geen koppeling met andere dossiers en overzicht is moeilijk te bewaren. In lijn daarmee vertrekt de standaardaanpak van eenvoudige documentbeheersystemen vaak vanuit het document, niet vanuit het overkoepelende dossier. Als ECM expert pleit Docbyte echter voor volwaardig en digitaal dossierbeheer.
Metadata helpt zoeken
Referentiedossiers zijn dossiers waarin informatie staat die moet bijgehouden en later eenvoudig geconsulteerd worden. Informatie die niet noodzakelijk een onmiddellijke opvolging vereist, enkel raadpleging af en toe. Personeelsdossiers, werkorders, transportbonnen, leasing- en andere contracten, juridische dossiers en allerlei projectdossiers zijn daarvan voorbeelden. Zij komen perfect in aanmerking voor digitaal beheer: inscannen van binnenkomende documenten en onmiddellijk toevoegen van metadata op het niveau van het betreffende dossier. Zo eenvoudig is het om uw dossiers en alle documenten die ze bevatten op een snelle, overzichtelijke manier te archiveren, onderling te koppelen en te consulteren wanneer nodig.
Vraag een demo aan
Docbyte heeft ECM oplossingen voor dossierbeheer die onmiddellijk implementeerbaar en zeer gebruiksvriendelijk zijn. Neem contact met ons op. We komen het u graag uitleggen.
