Tout courrier a même valeur aux yeux de la loi
Le gourvenement fédéral et flamand, ainsi que les autorités locales, sont légalement obligés d’enregistrer tout le courrier entrant et sortant. Ceci est souvent fait en utilisant des carnets d’enregistrement, des feuilles MS Excel ou Access. Dans une telle situation, de simples questions comme “Où se trouve ce courrier?” ou “Qui a accès à quelles pièces?” deviennet très difficiles à répondre.
Un registre électronique présente beaucoup davantages
La numérisation du courrier entrant assure qu’il est automatique et correctement daté. Le courrier peut être numérisé et directement lié au bon répertoire ou dossier afin que les bonnes personnes puissent y avoir accès sans intervention additionnelle requise. Pour les documents sortants, il est possible de générer automatiquement des entêtes. Un système électronique d’enregistrement de courrier apporte un énorme gain de temps. Il est facile à utiliser et s’intègre avec les systèmes existants. De plus les courriers entrants sont immédiament disponibles à plusieurs personnes à la fois. Un autre important avantage d’un registre électronique est la possibilité de faire du rapportage. A n’importe quel moment de la journée, vous pouvez localiser n’importe quel document, déterminer le nombre de courriers entrants et sortants en circulation, et connaître le temps de traitement par exemple.
Docbyte modernise votre administration
Nous développons et implantons un système moderne d’enregistrement de courrier qui répond parfaitement à vos besoins tout en étant évolutif. Nous pouvons aller aussi loin que vous le désirez comme par exemple en intégrant des options supplémentaires pour la reconnaissance de caractères optiques ou pour le suivi de dossiers. A votre demande, nous serons ravi de vous présenter une démonstration.
