Les défis majeurs posés par les factures papiers
Les factures sous format papier devraient disparaître au profit des factures électroniques.
Aujourd’hui, la disparition à terme des factures papier fait l'objet d'un large consensus. Cette évolution semble inéluctable, ne fût-ce que sur le plan financier:
- le traitement des factures sous format papier est très cher. Des estimations chiffrent le coût moyen d'une facture sortante de l'ordre de 8 à 10 euros et celui d'une facture entrante de l'ordre de 10 à 15 euros (coût important de l'opération de "rapprochement commande / facture"). Ces coûts peuvent au moins être divisés par 2 en cas de traitement de factures électroniques;
- les contestations, très coûteuses à traiter (coût au moins 5 fois plus élevé que pour une facture non contestée), peuvent être fortement réduites et allégées si le processus est entièrement électronique;
- la chaîne envoi–réception-paiement peut être sensiblement accélérée et fiabilisée si la facture est envoyée sous format électronique. Cela rend ainsi possible un recouvrement rapide et des économies significatives en trésorerie.
Des études au niveau européen estiment le gain financier d'un passage vers la facturation électronique à au moins 1% (voire 2%) du montant des achats, soit un impact non négligeable sur la compétitivité globale du tissu économique européen.
Rationalisation est le message clé
La manière dont les factures entrantes sont approuvées diffère selon chaque organisation. Ce qui reste cependant commun à toutes les organisations est qu’un temps de traitement plus rapide resultera dans une meilleure efficacité et débit. Docbyte peut proposer plusieurs solutions pour rendre le flux des factures plus efficace et intégré avec votre organisation.
Une solution pour tout le monde
La meilleure solution dépend fortement des besoins spécifiques et de la complexité de votre organisation. Docbyte travaille par conséquent avec vous pour déterminer si vous devez utiliser un progiciel de gestion comme SAP pour approuver vos factures. Si le progiciel de gestion ne vous apporte pas de valeur ajoutée, vous pouvez opter pour une solution de type middleware (comme Medius) or gérer vos factures électroniques directement dans un système de gestion documentaire.
La solution proposée par Docbyte
Docbyte a développé une solution de dématérialisation fiscale ayant reçu la certification officielle du ministère fédéral des Finances belge en conformité avec la circulaire AOIF16/2008. La dématérialisation fiscale confère une reconnaissance légale des factures sous format électronique.
La solution proposée par Docbyte offre énormément de flexibilité et repose sur un module de capture à savoir EMC Captiva ou Abbyy Flexicapture. La solution proposée intégre un moteur de workflow extrêmement complet permettant ainsi de modéliser votre processus d'approbation de factures quel que soit son niveau de complexité.
Tout en n'étant pas obligatoire, il est également possible d'intégrer un progiciel de gestion quel qu'il soit (SAP, Oracle, etc.) dans le processus d'approbation des factures entrantes.
Les factures pourront être automatiquement archivées dans un système d'archivage dédié et certifié. La solution d'archivage légal des factures offerte par Docbyte s'intègre ainsi parfaitement avec les solutions de gestion de contenu EMC Documentum et Xerox Docushare. Une intégration avec SAP via Archivelink est également disponible avec EMC Documentum et Xerox Docushare.
Nous voudrions vous le démontrer
Au cours d'une conversation ouverte, nous aimerions déterminer quel système sera le plus profitable pour vous. Prenez contact afin nous afin de convenir d’un rendez-vous.
