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Documentum Upgrade chez Crelan

Collaborer pour que les systèmes ECM ne deviennent pas « critiques »

Crelan et Docbyte mettent à jour Documentum impeccablement et en peu de temps.

Crelan est une banque coopérative comptant plus de 288.000 clients qui sont co-propriétaires. En tant que banque coopérative, Crelan veut approcher les choses différemment en étant proche de ses clients. Cela signifie également que l’institution ambitionne toujours de posséder les meilleurs systèmes. Leur système électronique de gestion de contenu, Documentum, qui est actif depuis 2009, avait fonctionné correctement, mais un changement était nécessaire pour que tout continue de se dérouler efficacement.

Le défi

Le défi a consisté à ce que les versions de Documentum, qui tournaient encore à la mi 2015, passent toutes sur un extended support. Les versions en cours n’ont plus été soutenues de façon optimale et sont ainsi arrivées à la fin de leur vie. Cependant, Crelan ne voulait pas repartir de zéro, car il n’y ni budget ni personnel pour ce faire à ce moment-là. De plus, les connaissances sur les systèmes avaient disparu du fait qu’au cours des années différentes personnes avaient travaillé sur les systèmes et ne sont plus chez Crelan entre-temps. Pour ensuite réduire les coûts à un minimum, une action a été entreprise immédiatement. Crelan a fermement décidé de réaliser une mise à jour vers Documentum 7.2.

La solution

L’ensemble du projet pour lequel différents départements devaient collaborer a été exécuté sous la responsabilité d’Anita Rubbrecht. Elle se souvient : « En raison de l’impact du système sur l’organisation, il était très clair que de nombreuses choses devaient avoir lieu à court terme et qu’à cet effet, nous devions perdre le moins de temps possible. En interne, nous pouvions pas y parvenir techniquement, car nous n’avions plus les connaissances et donc, nous avons recherché une autre solution. Même sans comparer aux autres parties, nous avons opté avec détermination pour Docbyte parce que nous faisions confiance en leur expertise pour réaliser le projet correctement et à temps sur la base de leur expérience et de leurs références dans ce domaine. »

Ils ont lancé le projet en septembre 2015 et depuis lors, ils ont principalement veillé à ce qu’on puisse continuer à fonctionner efficacement, car en tant que banque, Crelan ne peut pas se permettre qu’un système ne fonctionne pas, même pendant une milliseconde. Sa remise a suivi en décembre 2015 pour l’environnement de DEV, de test, d’acceptation et de production. Tout ce qui n’a pas été utilisé en est retiré, ce qui permet que tous les environnements tournent à présent d’une manière similaire et stable. Un exploit qui a été réalisé en à peine 3 mois.

Un environnement stable grâce à une collaboration stable

Après l’achèvement réussi du projet, Anita Rubbrecht peut regarder la collaboration d’un œil positif. Tout tourne comme il le doit et Crelan est extrêmement satisfait de la collaboration avec les membres de Docbyte: « Pour ce genre de choses, on commence toujours avec des craintes, mais avec la proactivité, la flexibilité et le professionnalisme de Docbyte, nous avons toutefois été apaisés. »

De plus, chez Docbyte, il n’y a pas de « fire and forget », car une formation inhérente à la collaboration est combinée pour les collègues qui y travaillent tous les jours. Et ensuite, nous ne parlons pas encore du support desk qui, quand il y avait un problème, proposait une solution dans la demi-heure.

Vous envisagez également un projet pour nous et vous avez besoin d’expertise ? N’hésitez pas à nous contacter via hello@docbyte.com ou via notre formulaire de contact.

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