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Digital Mailroom chez Fédérale Assurance

Processus opérationnels plus intelligents, services renforcés

Fédérale Assurance : gain de temps avec la transformation numérique

Il existe peu de secteurs où l’on traite encore autant de documents sur papier que dans celui des assurances, généralement en raison d’obligations légales. « Jusqu’il y a peu, c’était également le cas chez Fédérale Assurance », reconnaît Olivier Halflants. En tant que directeur « Non-Vie », il est responsable du département Assurances de dommages. « Nos clients professionnels, en particulier, ont cependant fait pression pour que nous mettions en place une communication intégralement numérique, et de préférence mobile. Afin de répondre à cette demande, nous avons décidé de numériser autant que possible nos processus de travail internes. » Pour l’accompagnement de ce trajet, notre choix s’est porté sur l’entreprise TIC gantoise Docbyte, spécialisée dans la transformation numérique. « La gestion du changement a joué un rôle extrêmement important dans le cadre de ce projet », explique Olivier Halflants. « La numérisation des processus de travail exigeait en effet d’importants efforts d’adaptation de la part de nos collaborateurs. Docbyte nous a proposé de faire appel à un spécialiste, qui a développé avec nous la stratégie. Nous avons évalué les résistances, la volonté de se recycler, etc. au travers d’entretiens individuels avec chaque collaborateur. Cela nous a permis d’établir la nouvelle organisation de travail. Ce faisant, nous sommes restés aussi fidèles que possible aux procédures existantes afin de faciliter au maximum la transition. » 

Prête pour le grand changement

Fédérale Assurance et Docbyte ont accordé un rôle central à la « mailroom », un nouveau service permettant aux collaborateurs de numériser des documents sur papier et d’ouvrir de nouveaux dossiers de sinistres. « Cette solution présentait des avantages tant du point de vue social que de l’efficacité », déclare O. Halflants. « Nous avions ainsi la possibilité de former nos archivistes. Dans le même temps, nous avons fait gagner un temps précieux à nos gestionnaires de dossier, qui peuvent désormais traiter directement le dossier. » La possibilité de télétravail a été l’argument qui a fini de convaincre les collaborateurs de l’intérêt de la transformation numérique. Mais celle-ci offre des avantages considérables pour Fédérale Assurance également, comme l’élimination d’importants coûts de transport et d’archivage. « Le flux de travail numérique nous permet aussi de mieux répartir la charge de travail entre nos différents sièges », ajoute O. Halflants, « il est par ailleurs plus sûr : les dossiers numériques sont sauvegardés sur différents serveurs ; dans le cas des dossiers sur papier, il existait un risque lié à l’incendie, aux dégâts des eaux… Le principal avantage est le gain de temps réalisable. Nous avons récemment obtenu un gros contrat. Or, sans la transformation numérique, nous n’aurions pas pu faire face à cette charge de travail supplémentaire. »

Plus d'information: hello@docbyte.com

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