CONTACTEZ-NOUS
CAPTCHA
Etes-vous un robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.

Archivage électronique à CMA CGM

Solutions pour partager et conserver les documents électroniques: pour un environnement de travail plus efficace

Quelque 428 navires de CMA CGM parcourent les 170 voies maritimes qui relient les 400 ports de commerce que compte notre planète. Avec 18.000 employés répartis dans 650 agences locales sur 150 pays, CMA CGM est un acteur majeur du secteur maritime commercial. Anvers est un centre incontournable pour la société et chaque jour, plus de 230 personnes y échangent informations ou documents importants, que ce soit en version print ou digitale. Le temps d’un changement ne serait-il pas venu?

L’archivage: un secteur ‘en pleine croissance’     

L’avenir de l’archivage a été reconsidéré lorsque le site d’Anvers a dû déménager. Le secteur des transports maritimes internationaux utilise en effet un grand nombre de documents officiels et autres enregistrements de sociétés qui doivent être conservés. Un exemple: le bureau d’Anvers comprend un espace de 770m² pour les archives papier. Un espace qui explose si on le replace dans le contexte mondial. Une solution mondiale doit donc être développée. C’est ce à quoi s’applique le siège social.

Au revoir le papier, bonjour le numérique

Mais que faire des documents entrants? Comment CMA CGM peut-elle améliorer les processus, y compris dans son agence d’Anvers? Par le passé, le message ‘boîte mail pleine’ y apparaissait trop souvent à l’écran. La raison? Tout le monde archivait les mêmes informations sur son ordinateur personnel. Et les informations étaient souvent difficiles à retrouver, surtout en cas d’absence d’un utilisateur habituel. Bref, c’était fastidieux, inefficace et frustrant.

Docbyte a proposé la solution DocuShare. Elle simplifie non seulement le partage de documents entre les différentes personnes d’un même département, mais elle a également clairement prouvé qu’elle était un excellent outil d’archivage. Toutes les informations relatives à un client – e-mails, échanges de courriers importants, documents (pdf), etc. – sont maintenant archivées par client et peuvent être consultées 24/7 par tous les collègues. Cela résulte en un seul espace de stockage et un système central d’archivage. Un clic suffit pour y accéder et la fonction de recherche a été largement étendue.

Le projet-pilote: les anciennes habitudes ont-elles la vie dure?

En octobre 2015, Global Accounts est un pionnier de l’archivage digital. Monique Somers y a démarré un projet-pilote pour CMA CGM.

Le secteur des transports maritimes est connu pour être traditionnel. Comme partout, on y observe une certaine résistance au changement vers un nouveau système. Ainsi, certains membres de l’équipe Global Accounts préfèrent encore chercher les informations requises… dans une petite brochure papier. Il existe encore une tendance à – inutilement – imprimer des documents, alors qu’il serait tellement plus logique de conserver les pièces (juridiques) importantes et de n’utiliser l’imprimante que lorsque c’est vraiment nécessaire.

Monique Somers: “Nous avons reçu un feedback extrêmement positif de la part des membres qui ont utilisé le projet–pilote. Les principaux atouts cités sont: la convivialité, le gain de temps, l’augmentation de la productivité, la facilité à fixer les priorités… et moins de frustration(s). Cela semble logique. Mais travailler dans un système qui en remplace un autre en vigueur depuis des années ne se fait pas en un claquement de doigts. Sauf si les avantages sautent aux yeux. Mais il est clair que des améliorations devront encore y être apportées.

Communiquer et vendre

C’est toute la valeur ajoutée du projet-pilote instauré chez CMA CGM. Les résultats ont indiqué qu’il est performant, mais son implémentation dans l’ensemble de la société devra encore ‘être vendue’ au reste de l’organisation sur la base de faits concrets. Ce qui nous rappelle un aspect fondamental de l’implémentation de nouvelles solutions: communiquer. Communiquer. Encore et encore. Car il arrive bien trop souvent que de superbes projets conçus pour développer les services et les activités d’une société échouent à cause d’un manque de compréhension ou de communication sur les effets bénéfiques sur la charge de travail.

Le management a dès lors pour mission de convaincre tous les collaborateurs des avantages que représente l’instauration de nouvelles solutions. Pas uniquement avec des données chiffrées, mais avec des exemples concrets qui illustrent l’amélioration générale du mode de fonctionnement.

Avez-vous encore une archive physique, ou souhaitez-vous optimiser votre archive numérique? hello@docbyte.com

Contact

Contactez-nous si vous voulez d'aide avec votre transformation numérique

CAPTCHA
Etes-vous un robot?
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.
Solution Sélectionnée